Processus commerciaux

Au cours des 15 dernières années, le PDF s’est solidement ancré dans les processus d’entreprise. Dans tous les processus d’entreprise, l’utilisation de PDF permet de réaliser des économies considérables en simplifiant les processus de travail et en réduisant les coûts grâce à l’uniformisation. Nous vous montrons où et comment PDF et PDF/A sont employés dans les processus de l’entreprise. Pour cela, le modèle ECM de l’AIIM nous sert de base.

  • Réception du courrier (Capture)
  • Création et traitement (Manage)
  • Envoi du courrier (Deliver)
  • Archivage (Preserve)

Réception du courrier

La numérisation a changé de façon dramatique les processus de réception du courrier. Malgré la multiplication du nombre de formes et de formats possibles dans le « courrier entrant », les temps de traitement et de réponse ont pu être considérablement réduits. Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises utilisaient le format TIFF. Néanmoins, celui-ci comporte de nombreux inconvénients par rapport aux formats PDF et PDF/A. Ainsi, dans les formats PDF, les métadonnées (mots-clés, index), les textes contenus dans le document, etc. peuvent être enregistrés directement dans le document comme une seule entité. Et il existe aussi des solutions pour le flot croissant des e mails. Ainsi, nous pouvons désormais convertir un e mail avec toutes ses pièces jointes en un PDF unique (ou en TIFF en cas de nécessité) de façon à ce que tous les documents de l’entreprise puissent être traités dans le même format.

Scénarios processus réception du courrier

  • Numérisation du courrier entrant pour permettre un traitement électronique ultérieur uniforme dans les workflows/processus de l’entreprise
  • Examen du courrier entrant, p. ex par rapport au respect de la conformité des formats, des directives pour les fournisseurs, etc.
  • Archivage direct du courrier entrant dans l’« état original », par exemple pour des raisons juridiques

Rôle de PDF et PDF/A

  • Utilisation de PDF ou de PDF/A comme format commun – toutes les informations se rapportant au document sont enregistrées dans le PDF
  • Conversion des documents scannés en PDF
  • Conversion de documents numériques (MS Office, etc.) en PDF
  • Conversion d’e mails avec pièces jointes en PDF (ou TIFF)
  • Enregistrements de mots-clés, d’index, d’annotations de traitement, etc. directement dans le PDF, éventuellement directement extraits du document
  • Possibilité de recherche plein texte grâce à l’intégration des textes du document dans le PDF, pour les sources analogiques après un processus OCR
  • Apposition de signatures numériques dans le document PDF pour servir de preuve de l’intégrité et de l’authenticité du document ainsi que du moment de l’apposition de la signature

Produits pour la réception du courrier

3-Heights® Document Converter – Conversion d’Office, d’images et d’e mails en PDF

3-Heights® Image to PDF Converter – Conversion d’images en PDF

3-Heights® PDF to PDF/A Converter – Conversion de PDF en PDF/A

3-Heights® Validator – Validation de PDF (version PDF, PDF/A)

3-Heights® OCR Enterprise Add-On – Possibilité de recherche en texte intégral dans le PDF

3-Heights® PDF Extract – Extraction du texte et des images, recherche d’infos

* quelques exemples ont été anonymisées pour protéger les secrets d'affaires et de la vie privée de nos clients.