ZUGFeRD : le standard pour les factures électroniques au format PDF/A

Vous envoyez toujours des factures au format papier à vos partenaires commerciaux ? Alors, vous ne serez bientôt plus dans le coup : actuellement, 90% des factures dans le monde entier sont encore envoyées aux destinataires par courrier. Mais les experts estiment qu’au milieu des années 2020, les factures électroniques auront largement pris le dessus.

Il existe de nombreux formats de données pour les factures électroniques. Le temps est venu de procéder à la standardisation. Le standard ZUGFeRD est de plus en plus répandu dans l’espace germanophone.

Les factures ZUGFeRD se basent sur la norme ISO PDF/A et combinent des données lisibles par les machines et les humains dans le même document. Il est ainsi possible de traiter les factures manuellement ou à l’aide de processus automatisés.

L’UE a également reconnu la nécessité d’un format standard pour les factures électroniques et a créé la norme européenne EN 16931 à cet effet. La nouvelle version ZUGFeRD 2.0 répond à toutes les exigences de cette norme. Encore mieux, ZUGFeRD 2.0 est aussi facile à utiliser que la version précédente.

Comment fonctionne ZUGFeRD ?

ZUGFeRD se base sur la norme ISO PDF/A, spécialement conçue pour l’archivage à long terme. Ceci respecte l’obligation légale de conservation des documents commerciaux. PDF/A garantit que l’aspect visuel d’une facture est conservé durablement.

Mais l’aspect visuel ne suffit pas pour le traitement automatisé des factures électroniques. Une facture ZUGFeRD contient donc également les informations de la facture au format XML lisible par les machines. Elle utilise pour cela le composant standard 3 de PDF/A (PDF/A3) : cette extension permet d’intégrer des données XML structurées dans le fichier PDF/A. Une facture ZUGFeRD est donc toujours un document hybride, un fichier PDF avec des données XML intégrées. Le format PDF est aisément lisible par les humains et le XML garantit la lisibilité par les machines.

Qu’est-ce que ZUGFeRD 2.0 ?

Le facteur déclencheur pour la révision de ZUGFeRD a été la norme européenne EN 16931 publiée en juin 2017. L’objectif de cette norme de l’UE : l’échange de factures électroniques doit être harmonisé au niveau européen et garanti par la loi. L’UE vise principalement les processus de l’administration publique et une fiscalité correcte. Un standard reconnu au niveau européen pour les factures électroniques soutient toutefois aussi le trafic B2B en général. Car l’envoi, la réception et le traitement des factures électroniques deviennent aussi simples que pour les factures papier auparavant, voire encore plus simples grâce aux processus automatisés.

Le standard ZUGFeRD actuel a dû être adapté à la nouvelle norme. ZUGFeRD 2.0, nommé Factur-X à l’international, a été créé dans le cadre de l’agenda numérique franco-allemand et respecte toutes les exigences de la norme EN 16931. La nouvelle version ZUGFeRD se base également sur PDF/A-3.

Qu’apporte ZUGFeRD 2.0 concrètement ?

La création et l’échange de factures ZUGFeRD restent aussi simples qu’auparavant. Plusieurs logiciels d’entreprise et solutions d’archivage sont déjà compatibles avec le standard. ZUGFeRD ne préconise pas de méthode particulière pour la transmission. Une plateforme de facturation électronique n’est donc pas obligatoire : les documents PDF/A peuvent être tout simplement envoyés par e-mail. Il est important que les documents respectent totalement le standard. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un outil comme 3 Heights™ PDF Validator de PDF Tools AG.

Les choses sont encore plus simples en Suisse depuis le début de l’année 2018. Avec l’abolition de l’OelDI et la liberté des moyens de preuve dans la nouvelle loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée, plus aucune signature numérique des e-mails n’est désormais requise pour l’envoi de factures au format PDF conformes à la TVA. Une comptabilité appropriée suffit pour prouver l’origine et l’intégrité d’une facture. Ceci est particulièrement utile pour les petites et très petites entreprises.

La signature numérique des documents ZUGFeRD reste toutefois importante. Seules les factures signées numériquement sont inviolables et répondent aux exigences légales pour l’archivage à long terme. PDF/A-3 est compatible avec les signatures selon les standards ETSI/EN, dont PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES garantit la validité à long terme (Long-Term Validation) d’un document signé, même en cas de rupture des algorithmes sous-jacents. Cela permet aussi le respect des exigences de conformité les plus strictes.

Que signifie ZUGFeRD 2.0 pour l’Europe ?

ZUGFeRD 2.0 ou Factur-X est un pack qui contient plusieurs profils. Le profil « EN 16931 » remplace le profil ZUGFeRD 1.0 « Comfort » et respecte totalement la norme de l’UE, qui ne définit toutefois que les éléments de base d’une facture. Le profil « Extended » permet de saisir des informations supplémentaires dans une facture électronique, par exemple selon la branche ou les exigences légales. Deux profils supplémentaires ont également été définis pour les petits fournisseurs : « Basic » et « Basic WL ».

ZUGFeRD convient aux organisations de toutes tailles et, en tant que Factur-X, dispose d’une portée étendue à l’international grâce à la conformité avec la norme EN-16931. Le profil « EN 16931 » est reconnu par toutes les administrations européennes. Le lien le plus étroit relie l’Allemagne et la France : les administrations publiques connectées au portail de facturation électronique Chorus acceptent également les autres profils. À partir de novembre 2018, les factures électroniques deviendront obligatoires dans le trafic B2G en UE.

ZUGFeRD 2.0 exploite en outre le standard international UN/CEFACT XML dans la spécification Cross Industry Invoice. Cela pourrait même ouvrir des perspectives mondiales à l’avenir pour ZUGFeRD 2.0.

Où en est la facturation électronique dans le monde ?

Les factures électroniques sont utilisées dans des proportions très différentes selon les continents et les pays. L’étude « Facturation électronique 2017 » du prestataire de services de Suisse orientale Billentis montre l’écart entre les « leaders » et ceux qui hésitent encore. Les marchés les plus mûrs en matière de facturation électronique sont la Scandinavie, l’Amérique centrale et l’Amérique du Sud. L’Europe, l’Amérique du Nord et l’Australie sont dans la moyenne. Les pays asiatiques sont encore « en développement ».

Les différents objectifs sont également intéressants : en Amérique du Nord, ce sont surtout les grandes entreprises et les PME qui utilisent les factures électroniques pour optimiser leurs processus débiteurs et créditeurs. Elles utilisent pour cela plus de 15 formats différents avec plus de 40 sous-formats ; l’interopérabilité est mise de côté. Le format PDF/A est encore peu répandu aux États-Unis en dehors de l’industrie pharmaceutique. Une plateforme de facturation électronique harmonisée pour le trafic B2G entre les entreprises et les autorités est certes prévue mais n’a pas encore été mise en œuvre.

La situation est tout autre en Amérique latine : les ministères des finances de plusieurs pays ont créé des plateformes de facturation électronique dans le but de lutter contre la fraude fiscale. Les émetteurs et les destinataires de factures doivent fournir les données de facturation à l’autorité fiscale, où elles sont immédiatement validées.

Singapour est un exemple en Asie : l’État y met en place une plateforme de facturation électronique pour aider les entreprises à échanger plus facilement leurs factures, à accroître leur efficacité et à réduire leurs coûts. Hong Kong, Taïwan et la Corée du Sud figurent également parmi les leaders asiatiques de la facturation électronique. Dans de nombreux autres pays asiatiques, les factures B2B dématérialisées ne sont pas encore autorisées ou uniquement avec un agrément spécial des autorités fiscales.

Comment l’entreprise PDF Tools AG soutient-elle la facturation électronique ?

Avec sa gamme de produits 3-Heights, PDF Tools AG fournit les outils idéaux pour la création et le contrôle de documents conformes à ZUGFeRD :

ZUGFeRD-Création

ZUGFeRD-Vérification

ZUGFeRD-Extraction

Quelles sont les règles à respecter ?

  • Les factures électroniques sont soumises à une obligation de conservation et doivent donc être archivées numériquement, à l’instar des autres documents électroniques importants pour l’entreprise.
  • Lors de la création de factures conformes au ZUGFeRD, veillez à n’utiliser que des logiciels respectant les normes en vigueur.
  • Avant d’archiver le fichier, vérifiez à l’aide d’un validateur adapté si la facture électronique est bien conforme aux normes applicables.

PDF expert blog

Publications

  • ZUGFeRD – la nouvelle norme pour les factures électroniques

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