PDF Tools AG dans la presse

Portons notre regard sur le flux de documents: en pratique, les entreprises envoient et reçoivent des signaux provenant de nombreuses sources. Les synapses sont chargées de reconnaître ces signaux, de les réceptionner, de les classer et de les stocker, ou de les supprimer en fonction de leur pertinence. Mais comment une entreprise peut-elle s’assurer que les informations pertinentes d’un point de vue commercial sont identifiées et correctement traitées ? Autrement dit, comment l’intégrité, la disponibilité, l’exploitabilité et l’authenticité sont-elles garanties ? De quels éléments faut-il tenir compte pour éviter que la mémoire numérique ne commette de faux-pas ?

La numérisation est probablement l’un des termes les plus courants de nos jours. Véritable buzzword dont le succès ne se dément pas, le mot surgit à la moindre question numérique. Dans son sillage, on trouve une multitude de noms d’entreprises, de penseurs du numérique et de gourous de la data. Mais quel est exactement l’apport de la numérisation en matière de capture de documents dans les entreprises ?

PDF Tools fête ses 15 ans cette année : une société encore assez jeune mais déjà très bien implantée. Dans une interview avec BIT, le fondateur Hans Bärfuss a discuté entre autres du secret de sa réussite, d’une surprise pour l’anniversaire, des avantages d’un développement centralisé et des défis pour les archivistes de demain.

Détecter le nouveau potentiel et en tirer profit avec succès, cela s’apprend – de l’idée à la concrétisation d’une archive numérique durable.

Les entreprises doivent réussir le grand écart entre exigences légales, rentabilité et faisabilité. Les archives numériques à long terme peuvent constituer une partie de la solution. Elles contiennent toutes les informations relatives à l’entreprise et à ses activités. Une archive dotée d’outils et de structures fiables permet de générer automatiquement des dossiers spécifiques par cas.

Remplir des locaux sans fenêtres avec des documents papier et employer des collaborateurs pour rechercher des documents papier sont devenus des facteurs de temps et de coût que plus personne n’a envie de supporter. « Il nous faut une archive numérique », peut-on entendre dans les couloirs des directions des entreprises de toutes tailles. Mais comment y parvenir?

Il est rare que des produits industriels vivent plus de 20 ans. Il est encore plus étonnant que cela soit le cas dans le secteur de l’informatique. Au mois de juin 1993, lorsque la première version d’Acrobat a été commercialisée, même les créateurs du PDF ne pouvaient pas s’imaginer le succès incroyable qu’allait avoir leur format de fichier. À présent, les membres de l’organisation internationale de normalisation ISO travaillent sur la prochaine génération de ce format très populaire.
 

La norme ZUGFeRD lisible pour des hommes et à la machine prend en charge manuelle et entièrement automatisé le traitement et l'archivage à long terme. PDF Tools AG propose divers produits qui peuvent être utilisés pour créer et vérifier les documents ZUGFeRD conformes.
 

Avec le service central Scan Server, de grandes quantités de documents papier peuvent être converties de manière élégante en documents électroniques, préparées pour le traitement ultérieur et déposées dans des archives à long terme. Un serveur de numérisation comme celui proposé par PDF Tools AG avec le « 3-Heights Scan to PDF Server » convertit les fichiers scannés et les fichiers d’indexation qui leur appartiennent dans le format de fichier standardisé PDF/A.
 

Chaque jour, des milliers de nouveaux sites falsifiés apparaissent sur le World Wide Web. Les cybercriminels créent ces faux sites, qui ressemblent aux vrais à s’y méprendre, dans le but de voler des numéros de cartes de crédit ou des informations d’e-banking puis de s’approprier l’argent des utilisateurs. Mais la pratique judiciaire montre qu’il existe également d’autres cas : ainsi, des escrocs ont essayé d’obtenir un produit à un prix beaucoup moins élevé en basant leur demande sur des sites Web falsifiés. L’exploitant du vrai site Internet est alors en mesure d’apporter la preuve du prix réellement demandé s’il archive continuellement ses contenus Web.

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