Fonctionnalité étendue pour SAP Folders Management avec
le 3-Heights™ Document Converter

Les formats PDF de haute qualité sont d'une importance centrale dans la gestion des documents numériques et en particulier dans la gestion des fichiers numériques. Le 3-Heights™ Document Converter offre la conversion de documents au format PDF/A de haute qualité à partir du processus SAP. Ensemble, joinApps AG et PDF Tools AG permettent de convertir des documents dans SAP. PDF Tools AG se concentre sur le traitement conforme aux normes des documents dans les formats PDF/A et PDF. L’entreprise joinApps AG connecte les produits de PDF Tools AG avec SAP.

L’une des forces des solutions logicielles PDF et PDF/A de PDF Tools AG est l’intégration simple et transparente dans les environnements existants, en l’occurrence ici SAP.

Le 3-Heights™ Document Converter gère la conversion des documents de manière centralisée. L’intégration dans SAP Folders Management est assurée par joinApps AG.

SAP ainsi que les produits de PDF Tools AG sont conçus pour les entreprises et sont capables de traiter des volumes importants. La connexion des deux mondes via un service Web permet de nombreuses applications qui peuvent aller bien au-delà de SAP Folders Management.

Le 3-Heights™ Document Converter fournit un service Web facilement accessible à partir de SAP et qui assure le lien avec SAP Folder Management.

La vitesse et la stabilité de traitement élevées ainsi que la très bonne évolutivité de 3-Heights™ Document Converter permettent une utilisation synchrone dans le processus, et donc une intégration beaucoup plus simple par rapport à un traitement asynchrone.

La qualité élevée des fichiers convertis est indépendante du matériel source. Le traitement au niveau de SAP s’effectue en une seule étape et est hautement configurable.

SAP et 3-Heights™ Document Converter sont reliés entre eux par un service Web

Autres avantages de SAP Folders Management

  • Conversion des documents adaptée pour les rendre conformes à l’archivage numérique à long terme
  • Conversion automatique conviviale dans SAP Folders Management
  • Réduction/standardisation de la variété des formats via la conversion aux formats PDF et PDF/A
  • Simplification de l’échange de documents grâce à un format uniforme et à des fichiers optimisés en fonction de l’utilisation prévue
  • Archivage d’e-mails incluant les pièces jointes
  • Conformité aux normes (ISO) et aux exigences de sécurité
  • Traitement centralisé des documents (par ex. portail de conversion)

Exemple d'application aux Hôpitaux de Soleure

Exemples de cas d'utilisation concrets réalisés par joinApps dans SAP Document Management

  • Dossier personnel : l’ajout de documents Office et d’e-mails au dossier personnel, y compris les pièces jointes, initialise une conversion immédiate lors de l’action « glisser/déposer » de l’utilisateur.
  • eRecruitement : des dossiers de candidature sont constitués à partir de la fiche de données du candidat et des documents téléchargés (certificats, diplômes), avec une structure cohérente, une navigation et la numérotation des pages.
  • Développement de produits : les descriptions des modifications au format Office sont enregistrées et regroupées en fonction de leur statut afin de compléter les documentations concernant le développement, et le processus de validation est documenté automatiquement.
  • Secteur des assurances : la communication client est sécurisée grâce à la conversion automatique des contrats et documents sortants.
  • Secteur de la santé : la solution logicielle garantit l’illisibilité des zones noircies dans les documents confidentiels.

Grâce à l’utilisation simple et à la vitesse élevée du convertisseur des documents, l’archivage de documents électroniques bénéficie d’une grande acceptation et permet ainsi que les dossiers électroniques soient complets.

La norme PDF/A garantit en outre la lisibilité des documents conformes et la conformité dans l’archive à long terme.

Caractéristiques de 3-Heights™ Document Converter

  • Qualité élevée, et en particulier conformité à la norme ISO et respect des illustrations lors de la conversion des documents
  • Robustesse d’utilisation, peu d’interventions nécessaires
  • Débit élevé
  • Modularité
  • Interfaces pour l’intégration dans d’autres applications
  • Extensibilité pour des formats de fichiers et des fonctions supplémentaires

Autres possibilités d’utilisation de la connexion entre SAP et le logiciel PDF Tools

Intégrez le 3-Heights™ Document Converter dans SAP et utilisez-le comme un outil, par exemple pour :

  • Convertir en PDF les documents Office générés dans SAP
  • Convertir les documents stockés dans SAP DVS dans des formats neutres, en fonction de leur statut
  • Fournir au client des documentations d’installation structurées et indexées au format PDF/A
  • Convertir les documents de candidature téléchargés dans SAP eRec en dossiers de candidature
  • Accroître la valeur des documents sources grâce à l’authenticité et à l’intégrité
  • Créer les conditions préalables à l’archivage grâce au PDF/A
  • Fusionner, tamponner et signer des certificats issus de différentes étapes du processus SAP
  • Convertir automatiquement des e-mails et des pièces jointes en PDF/A et les stocker dans l’archive dans le cadre de SAP Folders Management

Les instructions pour les clients SAP sur la connexion d’un SAP Folders Management avec 3-Heights™ Document Converter via un Web Service Client (SAP ABAP) sont disponibles en ligne chez joinApps AG.

Partenariat entre joinApps AG et PDF Tools AG

Depuis des années, joinApps AG utilise avec succès les logiciels de PDF Tools AG dans ses propres produits et projets clients. Cela permet d’exploiter de façon optimale les synergies de SAP et du logiciel 3-Heights™ de PDF Tools AG. Le partenariat entre les deux sociétés a fait ses preuves au fil du temps et joinApps AG est un partenaire d’intégration apprécié de PDF Tools AG.

Portrait de joinApps AG

Les processus documentaires dans SAP et dans les systèmes périphériques sont la spécialité de joinApps AG depuis 14 ans. L’accent est mis sur l’intégration dynamique et l’utilisation efficace et sûre des documents dans les processus métiers SAP. joinApps AG permet à l’entreprise cliente d’exploiter pleinement le potentiel de la gestion des documents de SAP.

joinApps AG développe en outre des produits qui permettent le traitement des documents et la connexion aux systèmes périphériques. Grâce à sa longue expérience dans la dynamisation des processus documentaires dans les secteurs de la production, de l’administration et des services, joinApps AG peut effectuer un examen exhaustif et une conception spécifique des processus documentaires dans SAP.

www.joinapps.com

Plus d'informations sur 3-Heights™ Document Converter

Cas d'utilisation avec les 3-Heights™ Document Converter de la pratique