PDF Quality Gate à l'ère du numérique – assure la qualité de vos documents

L’un des défis du records management consiste à standardiser des documents provenant de différentes sources internes et externes. L’échange de documents avec les clients et les partenaires commerciaux est généralement peu réglementé.

La forme et la qualité du courrier entrant sont déterminées à l’extérieur de l’entreprise et varient au gré des sources. Le processus destiné à contrôler les documents professionnels et, le cas échéant, à les améliorer pour satisfaire les standards de qualité en vigueur dans l’entreprise requiert un produit adéquat.

Pour une efficacité optimale, il convient de mettre en place un service central, accessible à partir des différents départements de l’entreprise et conçu pour fournir toujours le même niveau de qualité. PDF Quality Gate offre exactement ce service. Sa structure modulaire permet de définir des configurations distinctes selon les processus de l’entreprise.

Le principe général est toujours le même : une première étape consiste à valider que le document est conforme aux directives en vigueur. Si ce n’est pas le cas, une seconde étape vise à adapter le document pour qu’il respecte les directives. Le traitement des défauts est défini à un niveau central, par exemple si un document est illisible, ou s’il nécessite une signature électronique qui n’est pas présente ou pas valable.

Le format PDF ou Portable Document Format est apparu en 1993. Depuis lors, le concept initial d’une simple feuille de papier numérique indépendante de toute plate-forme n’a cessé d’évoluer. Il a progressivement offert un éventail de possibilités et pris en charge les exigences sectorielles les plus variées.

La puissance du format lui-même, mais aussi la multiplicité des éditeurs de logiciels ont engendré la production d’innombrables documents, qui ne correspondent plus au concept initial du PDF. Quantité de documents sont devenus inappropriés aux processus métiers en raison de leur contenu ou de leur qualité, en particulier dans le domaine de l’archivage.

Le besoin d’une meilleure qualité a été reconnu et pris en charge par le format PDF/A. Le format PDF a ainsi donné lieu à une norme ISO qui élimine les contenus dynamiques ou préjudiciables, ou encore les dépendances vis à vis d’outils externes.

La norme PDF/A est basée sur le format PDF ou, plus précisément, PDF/A-1 (ISO 19005-1) est basée sur le format PDF-1.4 et PDF/A-2 (ISO 19005-2) repose sur le format PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A décrit les éléments obligatoires à ajouter au document PDF (par ex. les données à incorporer), ainsi que les caractéristiques interdites (par ex. la compression LZW (GIF) est interdite dans un document PDF/A). La spécification PDF/A-2 compte tout juste 38 pages. Au contraire, la norme ISO 32000-1 et la spécification PDF-1.4 occupent quelque 1000 pages.

De nombreux responsables de processus et de gestion documentaire réalisent souvent trop tard que les tests de qualité des différents produits ne présentent pas tous la même profondeur d’analyse. La plupart des produits disponibles dans le domaine PDF/A, en particulier pour la validation de documents, se contentent de se conformer aux 38 pages d’exigences de la seule spécification PDF/A. Il en résulte des produits avec des délais de mise sur le marché courts, qui remplissent à première vue l’objectif fixé et qui peuvent sembler très attrayants en termes de coût. Au premier test produit digne de ce nom, ils se révèlent toutefois réellement décevants.

Ensuite, certains produits vont jusqu’à respecter la norme ISO 32000, ou au moins une partie de celle-ci. Ce sont généralement des produits professionnels qui prennent en charge une large gamme de documents. Mais eux aussi atteignent pratiquement tous leurs limites. C’est à l’étape du contrôle des éléments défaillants qu’ils s’avèrent insuffisants, étape pour laquelle la norme ISO 32000 renvoie à d’autres spécifications. Or, cela peut arriver avec presque tous les documents. Cela concerne les polices de caractères et les compressions d’images – deux éléments fondamentaux dans les PDF.

Les spécifications impliquées totalisent rapidement plusieurs milliers de pages. Cette complexité nécessiterait un processus de validation d’une tout autre ampleur. Dans le sens et l’esprit de la norme PDF/A, il conviendrait de valider ces éléments également dans le PDF car un document sans polices incorporées valables peut présenter de sévères défauts visuels. Pour des motifs de rentabilité et de faisabilité, la norme PDF/A n’exige pourtant pas explicitement la validation des spécifications citées. De ce fait, les éditeurs qui assument l’effort et les charges supplémentaires nécessaires font figure d’exception.

C’est là qu’intervient PDF Quality Gate de PDF Tools AG. Ce service franchit l’étape ultime et contrôle tous les aspects du document PDF/A. Quality Gate met en œuvre la visée originelle de la norme PDF/A de façon systématique. Il valide les documents par rapport aux exigences de la norme PDF/A, du format PDF et de toutes les spécifications subordonnées pertinentes. Il va encore plus loin en assurant le respect d’exigences spécifiques supplémentaires. Par exemple, il autorise uniquement les polices et les types d’annexe répertoriés dans une liste exclusive (avec PDF/A-2, seules les annexes PDF/A sont autorisées, avec PDF/A-3, toutes les annexes sont possibles). PDF Quality Gate prend donc en charge la mise en œuvre précise de toutes les exigences propres aux entreprises, aux processus ou aux secteurs, tout en garantissant le respect des normes internationales.