PDF Quality Gate - de la capture à l'archivage
La transformation numérique commence par une qualité fiable dans la gestion des documents
Assurer la qualité des documents est vital pour les entreprises, en particulier en ce qui concerne l’échange et l’archivage numérique. Surtout si les documents en question sont un jour nécessaires pour un audit ou pour des questions juridiques.
C’est pour cela que PDF Quality Gate a été développé.
Imaginez les scénarios suivants : les documents ne s’ouvrent plus, ne sont pas conformes, s’affichent mal ou sont modifiés involontairement en raison d’une protection insuffisante.
La raison en est que les entreprises ne travaillent pas seulement avec des documents provenant de leurs propres sources. Chaque jour, les entreprises avec leurs partenaires, leurs clients, les autorités publiques, etc. des documents qu’elles doivent traiter en plus des leurs.
Alors, comment garantir l’intégrité, la disponibilité et la valeur probante de ces documents tout au long de leur cycle de vie ? PDF Quality Gate est comme un interrupteur « check-in » et « check-out » pour les documents entrants et sortants au format PDF et PDF/A.
PDF Quality Gate assure la qualité des documents sur la base de trois critères :
Le framework de PDF Quality Gate peut être personnalisé selon vos besoins. Prenez contact avec nous et dites-nous ce que vous attendez de votre PDF Quality Gate. Vous pouvez également utiliser nos produits de manière ponctuelle pour des étapes de traitement individuelles, comme par exemple pour l’optimisation. Nous serons heureux de vous conseiller personnellement.
L’un des défis du records management consiste à standardiser des documents provenant de différentes sources internes et externes. L’échange de documents avec les clients et les partenaires commerciaux est généralement peu réglementé.
La forme et la qualité du courrier entrant sont déterminées à l’extérieur de l’entreprise et varient au gré des sources. Le processus destiné à contrôler les documents professionnels et, le cas échéant, à les améliorer pour satisfaire les standards de qualité en vigueur dans l’entreprise requiert un produit adéquat.
Pour une efficacité optimale, il convient de mettre en place un service central, accessible à partir des différents départements de l’entreprise et conçu pour fournir toujours le même niveau de qualité. PDF Quality Gate offre exactement ce service. Sa structure modulaire permet de définir des configurations distinctes selon les processus de l’entreprise.
Le principe général est toujours le même : une première étape consiste à valider que le document est conforme aux directives en vigueur. Si ce n’est pas le cas, une seconde étape vise à adapter le document pour qu’il respecte les directives. Le traitement des défauts est défini à un niveau central, par exemple si un document est illisible, ou s’il nécessite une signature électronique qui n’est pas présente ou pas valable.
Les informations d’une entreprise se trouvent, pour une part, dans la mémoire des collaborateurs et, pour une autre part, dans des documents ou d’autres ressources persistantes. Pour beaucoup d’entreprises, les documents de nature commerciale sont un élément clé de nombreux processus. Il en résulte un impératif stratégique : garantir durablement la qualité des documents pris en charge dans le records management, à travers un Quality Gate commun à toute l’entreprise.
Les entreprises engagées dans la transition numérique connaissent cet impératif. Elles considèrent comme particulièrement intéressant le format PDF (Portable Document Format), devenu de facto un standard mondial en matière d’échange et d’archivage de documents.
Chaque jour, des pièces justificatives, des contrats, des dossiers, des cahiers des charges et bien d’autres documents sont créés, envoyés et reçus par voie numérique ou créés dans le centre de numérisation. On les traite, avant de les archiver à un certain moment. Parfois, il est nécessaire de réaccéder ultérieurement à certaines ressources pour répondre à la demande d’un client, effectuer un contrôle, des recherches d’ordre juridique ou un audit.
La mise en œuvre d’un Quality Gate au bon endroit permet d’éviter les difficultés indésirables. En effet, le Quality Gate a garanti en amont que la qualité des documents respectait bien les normes ISO et les exigences internes à l’entreprise telles que les directives d’archivage.
A l’inverse, les entreprises qui voient les documents comme de simples moyens techniques pour atteindre un objectif rencontrent parfois les complications ci-après :
Faire l’économie d’une procédure standardisée et réglementaire concernant les documents PDF peut coûter cher à long terme. Il n’est pas simplement question de se conformer aux lois, prescriptions, réglementations sectorielles en usage et directives d’entreprise. La question centrale est plutôt que l’entreprise a un intérêt direct à s’assurer de la bonne qualité des données et de leur disponibilité immédiate – aujourd’hui et à l’avenir. Ces conditions sont seules à même de garantir une réactivité adéquate aux besoins des clients à l’ère numérique.
Nous proposons une vaste gamme de composants et de solutions pour une utilisation professionnelle. Nous nous ferons un plaisir de vous aider, de répondre à vos questions et de vous faire parvenir des informations complémentaires afin de pouvoir vous soumettre une offre parfaitement adaptée à vos besoins et exigences.
N.B. Si, lors de l’enregistrement facultatif, vous vous inscrivez pour obtenir une licence d’évaluation, vous bénéficiez gratuitement de l’assistance de nos développeurs pendant toute la durée de l’essai.
Le format PDF ou Portable Document Format est apparu en 1993. Depuis lors, le concept initial d’une simple feuille de papier numérique indépendante de toute plate-forme n’a cessé d’évoluer. Il a progressivement offert un éventail de possibilités et pris en charge les exigences sectorielles les plus variées.
La puissance du format lui-même, mais aussi la multiplicité des éditeurs de logiciels ont engendré la production d’innombrables documents, qui ne correspondent plus au concept initial du PDF. Quantité de documents sont devenus inappropriés aux processus métiers en raison de leur contenu ou de leur qualité, en particulier dans le domaine de l’archivage.
Le besoin d’une meilleure qualité a été reconnu et pris en charge par le format PDF/A. Le format PDF a ainsi donné lieu à une norme ISO qui élimine les contenus dynamiques ou préjudiciables, ou encore les dépendances vis à vis d’outils externes.
La norme PDF/A est basée sur le format PDF ou, plus précisément, PDF/A-1 (ISO 19005-1) est basée sur le format PDF-1.4 et PDF/A-2 (ISO 19005-2) repose sur le format PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A décrit les éléments obligatoires à ajouter au document PDF (par ex. les données à incorporer), ainsi que les caractéristiques interdites (par ex. la compression LZW (GIF) est interdite dans un document PDF/A). La spécification PDF/A-2 compte tout juste 38 pages. Au contraire, la norme ISO 32000-1 et la spécification PDF-1.4 occupent quelque 1000 pages.
De nombreux responsables de processus et de gestion documentaire réalisent souvent trop tard que les tests de qualité des différents produits ne présentent pas tous la même profondeur d’analyse. La plupart des produits disponibles dans le domaine PDF/A, en particulier pour la validation de documents, se contentent de se conformer aux 38 pages d’exigences de la seule spécification PDF/A. Il en résulte des produits avec des délais de mise sur le marché courts, qui remplissent à première vue l’objectif fixé et qui peuvent sembler très attrayants en termes de coût. Au premier test produit digne de ce nom, ils se révèlent toutefois réellement décevants.
Ensuite, certains produits vont jusqu’à respecter la norme ISO 32000, ou au moins une partie de celle-ci. Ce sont généralement des produits professionnels qui prennent en charge une large gamme de documents. Mais eux aussi atteignent pratiquement tous leurs limites. C’est à l’étape du contrôle des éléments défaillants qu’ils s’avèrent insuffisants, étape pour laquelle la norme ISO 32000 renvoie à d’autres spécifications. Or, cela peut arriver avec presque tous les documents. Cela concerne les polices de caractères et les compressions d’images – deux éléments fondamentaux dans les PDF.
Les spécifications impliquées totalisent rapidement plusieurs milliers de pages. Cette complexité nécessiterait un processus de validation d’une tout autre ampleur. Dans le sens et l’esprit de la norme PDF/A, il conviendrait de valider ces éléments également dans le PDF car un document sans polices incorporées valables peut présenter de sévères défauts visuels. Pour des motifs de rentabilité et de faisabilité, la norme PDF/A n’exige pourtant pas explicitement la validation des spécifications citées. De ce fait, les éditeurs qui assument l’effort et les charges supplémentaires nécessaires font figure d’exception.
C’est là qu’intervient PDF Quality Gate de PDF Tools AG. Ce service franchit l’étape ultime et contrôle tous les aspects du document PDF/A. Quality Gate met en œuvre la visée originelle de la norme PDF/A de façon systématique. Il valide les documents par rapport aux exigences de la norme PDF/A, du format PDF et de toutes les spécifications subordonnées pertinentes. Il va encore plus loin en assurant le respect d’exigences spécifiques supplémentaires. Par exemple, il autorise uniquement les polices et les types d’annexe répertoriés dans une liste exclusive (avec PDF/A-2, seules les annexes PDF/A sont autorisées, avec PDF/A-3, toutes les annexes sont possibles). PDF Quality Gate prend donc en charge la mise en œuvre précise de toutes les exigences propres aux entreprises, aux processus ou aux secteurs, tout en garantissant le respect des normes internationales.
La priorité reste d’assurer la qualité de vos propres documents en toutes circonstances.
Validateur PDF/A classique gratuit | Validateur PDF/A classique en version professionnelle | Validateur de PDF Tools Quality Gate | |
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PDF/A (ISO 19005) | En partie | En intégralité | En intégralité |
PDF (ISO 32000) | En partie | Extraits pertinents* | |
JPEG (ISO 10918) | Extraits pertinents | ||
Bi-level Image (ISO 14492) | En intégralité | ||
JPEG2000 (ISO 15444) | Extraits pertinents | ||
DEFLATE Compression (RFC 1951) | En intégralité | ||
XMP(ISO 16684) | En partie | En intégralité | |
Color Management (ISO 18619) | Extraits pertinents | ||
Type 1 Fonts (ISBN 0-201-57044-0) | Extraits pertinents | ||
TrueType (Apple Inc.) | Extraits pertinents | ||
OpenType (ISO 14996) | Extraits pertinents | ||
Compact Font Format (Adobe T.N. #5176) | En intégralité | ||
PAdES (ETSI EN 319 142) | En intégralité | ||
Enterprise-, process- or sector- requirements | En partie | Pris en charge |
* Sont considérés comme non pertinents les extraits dont le contenu n’est pas significatif au regard de PDF/A. S’il est défini par exemple que les scripts sont exclus, la validation de leur contenu n’a pas lieu.
Nous disposons d’une gamme d’outils spécialisés pour différents cas de figure. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions relatives à vos besoins. Nous nous ferons un plaisir de trouver une solution adaptée. Nous restons à votre disposition si vous souhaitez un conseil personnalisé.
Ulrich Altorfer - Consultant & Chef des ventes