PDF Quality Gate à l'ère du numérique – assure la qualité de vos documents

La raison en est que les entreprises ne travaillent pas seulement avec des documents provenant de leurs propres sources. Chaque jour, les entreprises avec leurs partenaires, leurs clients, les autorités publiques, etc. des documents qu’elles doivent traiter en plus des leurs. 

Alors, comment garantir l’intégrité, la disponibilité et la valeur probante de ces documents tout au long de leur cycle de vie ? PDF Quality Gate est comme un interrupteur « check-in » et « check-out » pour les documents entrants et sortants au format PDF et PDF/A.

PDF Quality Gate assure la qualité des documents sur la base de trois critères : 

• Il s’agit de documents PDF valides.
• Les documents respectent la norme ISO PDF/A.
• Les directives de l’entreprise sont respectées.

Le format PDF ou Portable Document Format est apparu en 1993. Depuis lors, le concept initial d’une simple feuille de papier numérique indépendante de toute plate-forme n’a cessé d’évoluer. Il a progressivement offert un éventail de possibilités et pris en charge les exigences sectorielles les plus variées.

La puissance du format lui-même, mais aussi la multiplicité des éditeurs de logiciels ont engendré la production d’innombrables documents, qui ne correspondent plus au concept initial du PDF. Quantité de documents sont devenus inappropriés aux processus métiers en raison de leur contenu ou de leur qualité, en particulier dans le domaine de l’archivage.

Le besoin d’une meilleure qualité a été reconnu et pris en charge par le format PDF/A. Le format PDF a ainsi donné lieu à une norme ISO qui élimine les contenus dynamiques ou préjudiciables, ou encore les dépendances vis à vis d’outils externes.

La norme PDF/A est basée sur le format PDF ou, plus précisément, PDF/A-1 (ISO 19005-1) est basée sur le format PDF-1.4 et PDF/A-2 (ISO 19005-2) repose sur le format PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A décrit les éléments obligatoires à ajouter au document PDF (par ex. les données à incorporer), ainsi que les caractéristiques interdites (par ex. la compression LZW (GIF) est interdite dans un document PDF/A). La spécification PDF/A-2 compte tout juste 38 pages. Au contraire, la norme ISO 32000-1 et la spécification PDF-1.4 occupent quelque 1000 pages.

De nombreux responsables de processus et de gestion documentaire réalisent souvent trop tard que les tests de qualité des différents produits ne présentent pas tous la même profondeur d’analyse. La plupart des produits disponibles dans le domaine PDF/A, en particulier pour la validation de documents, se contentent de se conformer aux 38 pages d’exigences de la seule spécification PDF/A. Il en résulte des produits avec des délais de mise sur le marché courts, qui remplissent à première vue l’objectif fixé et qui peuvent sembler très attrayants en termes de coût. Au premier test produit digne de ce nom, ils se révèlent toutefois réellement décevants.

Ensuite, certains produits vont jusqu’à respecter la norme ISO 32000, ou au moins une partie de celle-ci. Ce sont généralement des produits professionnels qui prennent en charge une large gamme de documents. Mais eux aussi atteignent pratiquement tous leurs limites. C’est à l’étape du contrôle des éléments défaillants qu’ils s’avèrent insuffisants, étape pour laquelle la norme ISO 32000 renvoie à d’autres spécifications. Or, cela peut arriver avec presque tous les documents. Cela concerne les polices de caractères et les compressions d’images – deux éléments fondamentaux dans les PDF.

Les spécifications impliquées totalisent rapidement plusieurs milliers de pages. Cette complexité nécessiterait un processus de validation d’une tout autre ampleur. Dans le sens et l’esprit de la norme PDF/A, il conviendrait de valider ces éléments également dans le PDF car un document sans polices incorporées valables peut présenter de sévères défauts visuels. Pour des motifs de rentabilité et de faisabilité, la norme PDF/A n’exige pourtant pas explicitement la validation des spécifications citées. De ce fait, les éditeurs qui assument l’effort et les charges supplémentaires nécessaires font figure d’exception.

C’est là qu’intervient PDF Quality Gate de PDF Tools AG. Ce service franchit l’étape ultime et contrôle tous les aspects du document PDF/A. Quality Gate met en œuvre la visée originelle de la norme PDF/A de façon systématique. Il valide les documents par rapport aux exigences de la norme PDF/A, du format PDF et de toutes les spécifications subordonnées pertinentes. Il va encore plus loin en assurant le respect d’exigences spécifiques supplémentaires. Par exemple, il autorise uniquement les polices et les types d’annexe répertoriés dans une liste exclusive (avec PDF/A-2, seules les annexes PDF/A sont autorisées, avec PDF/A-3, toutes les annexes sont possibles). PDF Quality Gate prend donc en charge la mise en œuvre précise de toutes les exigences propres aux entreprises, aux processus ou aux secteurs, tout en garantissant le respect des normes internationales.