PDF Quality Gate assure la qualité de vos documents

La raison en est que les entreprises ne travaillent pas seulement avec des documents provenant de leurs propres sources. Chaque jour, les entreprises avec leurs partenaires, leurs clients, les autorités publiques, etc. des documents qu’elles doivent traiter en plus des leurs. 

Alors, comment garantir l’intégrité, la disponibilité et la valeur probante de ces documents tout au long de leur cycle de vie ? PDF Quality Gate est comme un interrupteur « check-in » et « check-out » pour les documents entrants et sortants au format PDF et PDF/A.

PDF Quality Gate assure la qualité des documents sur la base de trois critères : 

• Il s’agit de documents PDF valides.
• Les documents respectent la norme ISO PDF/A.
• Les directives de l’entreprise sont respectées.

Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se passer de l’échange de documents électroniques. Et chaque entreprise doit se conformer aux dispositions légales relatives au traitement et à l’archivage électronique pour toutes les informations importantes concernant ses activités. Les lois, règlements et infrastructures ont du mal à suivre le rythme des nouvelles évolutions et exigences. 

Néanmoins, ou justement à cause de cela, il est plus important que jamais de ne pas perdre le contrôle et d’appliquer systématiquement les directives. À celles-ci s’ajoutent éventuellement des réglementations spécifiques au secteur et à l’entreprise, dont le respect doit également être vérifié.

Avec PDF Quality Gate, PDF Tools AG met à disposition un cadre qui s’adapte individuellement aux exigences spécifiques du contrôle des documents.

Les composants 3-Height™ proposent une quantité de fonctionnalités permettant de construire un module personnalisé, qui permet de gérer les domaines d’application suivants dans PDF Quality Gate.

• Contrôle d’entrée : tous les documents provenant de l’extérieur de l’entreprise sont analysés et contrôlés dès leur réception (p. ex. par e-mail) afin de déterminer s’ils sont adaptés pour un traitement ultérieur. On s’assure ainsi que l’apparence visuelle du fichier est correcte et que les autres données qu’il contient ne sont pas corrompues.
  
  
• Réparation : les documents PDF peuvent être défectueux parce qu’ils ont été créés de manière incorrecte ou manipulés, parce que des erreurs sont survenues lors des transferts de fichiers ou parce que le système a planté – et pour bien d’autres raisons encore. Les défauts détectés automatiquement dans les documents sont réparés et les contenus perdus sont restaurés, dans la mesure du possible. Les contenus nuisibles et/ou non pertinents tels que la vidéo et l’audio sont supprimés.
  
  
• Optimisation : la résolution, les couleurs et les polices sont optimisées en fonction de l’utilisation souhaitée (archive, Web/e-mail, impression) afin de minimiser la taille du fichier.
  
  
• Conversion : tous les documents vérifiés, réparés et optimisés qui ont été préparés pour l’archivage numérique sont convertis selon la norme PDF/A-2.
  
  
• Signature : ce processus permet de signer les documents en vue de l’archivage électronique à long terme, conformément à la norme PAdES.