PDF Tools AG - Kundenstimmen - Erfolgsgeschichten

Zentralisiertes Document Capturing durch Scan2SAP Lösung

Flowchart Oerlikon/BCB

Ausgangslage

Oerlikon hatte weltweit Scanstationen mit Spezialsoftware in verschiedenen Abteilungen aufgestellt. Dort wurden diverse Dokumente mit geschäftsrelevanten Informationen zum Digitalisieren gescannt. Die Sammlung und Weiterverarbeitung bedeutete einen grossen administrativen Aufwand bei den einzelnen Gesellschaften. Zum einen bei der Handhabung des Scanvorgangs wo es Schritte gab, welche die Maschine nicht übernommen hat und Interaktionen durch den Benutzer nötig waren. Dazu kam die Wartung der Geräte und das regelmässige Administrieren der Software der Scanstationen.

Um die Aufwände dieser Dokumentenprozesse zu beschleunigen wurde eine unternehmensweite Zentralisierung der Erfassung, sowie eine fallspezifische Klassifizierung inklusive Weiterleitung rund um den Globus nötig. Wichtig dabei war eine möglichst einfache und benutzerfreundliche Anwendung, welche weltweit Akzeptanz findet. Neben einer Steigerung der Effizienz spielt auch die Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit eine bedeutende Rolle.

Bei der Suche nach einer zuverlässigen Lösung, welche sich gut mit SAP kombinieren lässt, hat die BCB GmbH den 3-Heights™ Scan to PDF Servers von PDF Tools AG evaluiert und nach einer erfolgreichen Testphase in die SAP Umgebung von Oerlikon implementiert.

Umsetzung

In einem ersten Schritt wurden zwei zentrale Sammelstellen eingerichtet. Aktuell werden mit dem Versand der Dokumente an zwei SAP-E-Mails zwei Anwendungsfälle abgedeckt. Zum einen das Sammeln und Weiterverarbeiten von Rechnungen und zum andern das Archivieren von geschäftsrelevanten Dokumenten im Allgemeinen.

Im E-Mail von SAP angekommen, erfolgt mit Hilfe des 3-Heights™ Scan to PDF Servers der PDF Tools AG eine saubere und automatische Seitentrennung, Texterkennung und organisatorische Zuordnung der Dokumente. Um diesen Prozess anzustossen wird das Watched-Folder-Prinzip verwendet. Sprich ein überwachtes Verzeichnis, welches bei jedem eingehenden Dokument den Prozess initialisiert und die vordefinierten Schritte abarbeitet.  Dabei ist auch eine Stapelverarbeitung möglich.

Eine gescannte Rechnung wird, sobald sie im SAP eingegangen ist, mittels OCR Erkennung dem verantwortlichen Buchungskreis zugewiesen und zu einer Electronic Invoicing Applikation im SAP gesendet. Die Dokumente für die Archivierung müssen mit einem Barcode versehen werden, damit diese im SAP den entsprechenden Objekten zugeordnet und abgelegt werden können.

Kundennutzen

Durch die schlanken und automatisierten Prozesse sind erhebliche Einsparungen möglich. Die einzelnen spezialisierten Scanstationen entfallen und der Anwender muss sich nicht mehr darum kümmern, ob im Rechnungsstapel doppelseitige Seiten vorhanden sind, manuell leere Seiten rauslöschen oder drehen. Die Belege werden an einem herkömmlichen multifunktionalen Drucker/Scanner ohne Spezialsoftware eingelesen und an die entsprechende E-Mail weitergeleitet.

Mit den zwei Email-Adressen für das Sammeln von Dokumenten ist eine zentrale Erfassung der entsprechenden Papiere benutzerfreundlich und weltweit verfügbar. Die Lösung wird aktuell erfolgreich in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Lagerverwaltung eingesetzt.

Die Lösung ist problemlos skalierbar. So können jederzeit weitere Gesellschaften von Oerlikon aufgeschaltet und bei erhöhter Last die Prozesse auf mehrere PDF Server verteilt werden.

Kurzportrait Oerlikon

Oerlikon ist ein weltweit tätiger Technologiekonzern mit einer klaren Strategie: Der führende Anbieter für Oberflächenlösungen, moderne Werkstoffe und Werkstoffverarbeitung zu werden. Oerlikon (SIX: OERL) entwickelt Werkstoffe, Anlagen und Oberflächentechnologien und erbringt spezialisierte Dienstleistungen, um Kunden leistungsfähige Produkte und Systeme mit langer Lebensdauer zu ermöglichen. Oerlikon ist ein weltweit führender Technologie- und Engineering-Konzern, der sein Geschäft in zwei Segmenten (Surface Solutions und Manmade Fibers) betreibt und weltweit rund 10 500 Mitarbeitende an 175 Standorten in 37 Ländern beschäftigt.

Kurzportrait BCB GmbH

Die BCB GmbH hat sich als zertifizierter SAP-Partner im Bereich Dokumentenverwaltung und Workflowthemen in verschiedenen Projekten einen nachhaltigen Leistungsausweis erarbeiten können. Der Fokus liegt dabei stets darauf, die Business-Prozesse der Kunden mit den erforderlichen Integrationsaspekten der SAP-Software in Einklang zu bringen. Um diese Aufgaben zu erfüllen, verfügen die Mitarbeiter neben ihrem betriebswirtschaftlichen Know-How über fundierte Technologiekenntnisse. Durch gezielte Investitionen in die neuen Technologien (Fiori, S/4 Hana) will die BCB GmbH ihre Position am Markt weiter ausbauen.

Logo Oerlikon Logo BCB GmbH

Kundenstimmen

«Wir sind begeistert von der Möglichkeit des "3-Heights™ Scan to PDF Servers" die Verarbeitungsschritte bei der Dokumentenverarbeitung in einzelne Teilaufgaben zu zerlegen. Einzelne Tasks können parallel gestartet werden - dadurch ist der Gesamtdurchsatz bei der Dokumentenverarbeitung ausgezeichnet.»

Axel Schukey,
Partner & Senior SAP Consultant, BCB GmbH

«Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen ist nun wesentlich vereinfacht worden. Wir benötigen keine dezentralen Scanning Stationen und somit auch keine Administration diese Stationen. Die Verarbeitung der gesendeten Rechnungsstapel durch die 3-Heights™ Scan to PDF Server basierte Software ist äusserst stabil und schnell.»

Patrick Brunold,
Head Group SAP ERP & other ERPs, Oerlikon