Newsletter Mai 2021

Liebe Leser:innen

Was ist PDF/A-3? Wie wird es erzeugt? Wofür wird es in der Praxis eingesetzt?

Mit diesen Fragen setzen wir uns in der aktuellen Newsletter-Ausgabe auseinander. Unser 4-Heights™ Conversion Service bietet neue Workflows, um PDF/A-3 zu erzeugen. Entdecken Sie die Möglichkeiten des „PDF/A-3 Archive“ Workflows. Zudem stellen wir Ihnen einige Anwendungsfälle vor, in denen Sie besonders von PDF/A-3 profitieren können.

In eigener Sache: Diese Ausgabe stammt aus einer neuen Feder. Das neu aufgestellte Marketing-Team von PDF Tools stellt sich Ihnen unten vor. Haben Sie Fragen oder Themen, über die Sie in diesem Newsletter lesen wollen? Lassen Sie es uns wissen unter pdfmarketing(at)pdf-tools.com.

Frohes Lesen!

Ihr PDF Tools Team

Neuer Workflow im Conversion Service: PDF/A-3 Archiv

Wie der bestehende und restriktivere Workflow "Archive PDF/A-2" ist der Workflow "Archive PDF/A-3" speziell für die Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung konzipiert. Dieser Workflow erzeugt Ausgabedokumente, die dem PDF/A-3-Standard entsprechen und enthält die folgenden Schlüsselfunktionen:

     

  • Quelldokumente (z. B. docx, xlsx, pptx) können an das entstandene Ausgabedokument angehängt werden. Auf diese Weise können Office-Dokumente archiviert und gleichzeitig für eine spätere Verwendung als Vorlage verfügbar gehalten werden.
  • Auf Wunsch können Dokumententeile, wie z. B. Anhänge, in ihrem ursprünglichen Quellformat beibehalten werden, z. B. bei Bildern, XML oder proprietären Formaten.
  • Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte, als sogenannte Events, kann über die REST API des 4-Heights™ Conversion Service abgerufen werden. Eine Ereigniszusammenfassung des Protokolls kann als Textdatei optional an das Ausgabedokument angehängt werden.

Der neue Archive PDF/A-3 Workflow ist mit dem Release 2.5.0 des 4-Heights™ Conversion Service verfügbar.

 

Neue Konfigurationsoptionen: Konversion oder Collection?

Der Workflow bietet zwei neue Konfigurationsoptionen, den Convert und den Collect Mode. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert und im resultierenden Ausgabedokument zusammengeführt werden. Der Convert Mode regelt, wie der Inhalt eines Dokumententeils verarbeitet wird: nach PDF/A-3 konvertiert, als ursprüngliches Quelldokument beibehalten oder ob der Teil übersprungen werden soll. Der Collect Mode steuert den Kombinationsprozess des konvertierten Dokuments und seiner Anhänge zum Ausgabedokument.

Ein Beispiel: Eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild kann mit den Standardeinstellungen auf folgende Weise nach PDF/A-3 konvertiert werden.
PDF/A-3-Hauptdokument, das den Mail-Body und drei Anhänge enthält:

  • Word-Dokument, konvertiert nach PDF/A-3, mit seiner Quell-Docx-Datei im Anhang.
  • JPEG-Bild wird im Quellformat belassen
  • Report/Protokoll, in dem alle Schritte des Konvertierungsvorgangs zusammengefasst sind.

 

Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2 und PDF/A-3?

PDF/A-3 enthält eine wesentliche Änderung gegenüber PDF/A-2: In PDF/A-2 war es bereits möglich, PDF/A-konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 hingegen erlaubt erstmals die Einbettung beliebiger Dokumentenformate, wie Excel-, Word-, HTML-, CAD- oder XML-Dateien.
Damit wird dem Bedürfnis von Unternehmen verschiedener Branchen entsprochen, Originaldateien zusammen mit den konvertierten PDF/A-Dateien im Originalformat aufzubewahren. Das Sammeln zusammengehöriger Dateien in einer "Collection" ist bereits seit PDF/A-2 bekannt. Eine typische Anwendung für den PDF/A-3-Standard ist die Archivierung von E-Mails und deren Anhängen, die aus unterschiedlichen Dateiformaten bestehen können.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den Standards PDF/A-2 und PDF/A-3 finden Sie auf unserer entsprechenden Webseite.

 

Weitere Workflows unterwegs

Der Feature Release 2.5.0 des Conversion Service beinhaltet auch den neuen "Invoice"-Workflow, den wir Ihnen in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben ausführlich vorstellen werden. Wenn Sie es nicht erwarten können, mehr über den "Invoice"-Workflow zu erfahren, lesen Sie bitte das Kapitel 5.3 im Benutzerhandbuch oder lassen Sie sich von unserem Verkaufsteam via pdfsales@pdf-tools.com beraten.

Und so viel sei verraten: Es werden noch weitere Workflows folgen. Wir entwickeln und veröffentlichen weiterhin vorkonfigurierte Workflows, um Ihre Dokumentenverarbeitungsjobs bei geringem Inbetriebnahmeaufwand optimal zu unterstützen und zu automatisieren. Bleiben Sie gespannt!

PDF/A-3 in der Praxis: Die Vorteile in 5 Anwendungen

Das PDF geniesst in der Praxis grosses Vertrauen und ist daher weit verbreitet. Bei der Archivierung hat sich PDF/A zum Standard gemausert. Aus diesem Grund kommt es nicht überraschend, dass von Unternehmen und Institutionen Anforderungen an das Dateiformat und Archivierungsstandards formulieren und vertreten. Sie stehen vor der Herausforderung ihrer gesetzliche Aufbewahrungspflicht nachzukommen und gleichzeitig effizient zu wirtschaften. Der Standard PDF/A-3 verspricht in verschiedenen Anwendungen der Dokumentenverarbeitung grosse Vorteile für praktikable Lösungen.

Denn PDF/A-3 ermöglicht es, das PDF als Container für eine unbegrenzte Anzahl Dateien beliebigen Formats zu verwenden. Das bisher elektronische Papier PDF lässt sich zur archivfähigen Sammelmappe für verschiedene Dateiformate umfunktionieren. Somit können beispielsweise auch XML, MS Word und proprietäre (Binär-)Formate in ihrem Originalformat mitarchiviert werden.

Die Entwicklung des hybriden Archivformats bringt allerdings auch Risiken mit sich. Mit PDF/A-3 lassen sich beliebige, auch potenziell schädliche Anhänge verteilen bzw. archivieren. Daher empfiehlt es sich je nach Anwendungsfall, die erlaubten Formate für Anhänge zu limitieren. Für Anwendungsfälle, in denen keine Anhänge notwendig sind, kann auf den restriktiveren PDF/A-2-Standard zurückgegriffen werden.

 

Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Standard

Eine Paradeanwendung stellt die Zustellung und die Archivierung elektronischer Rechnungen dar. In Europa ist der ZUGFeRD-Standard als E-Rechnungs-Format auf dem Vormarsch. Nach diesem Standard enthält eine Rechnung das visuelle Dokument und das dazu passende, maschinenlesbare XML in der gleichen Datei. Bei der ZUGFeRD-Rechnung kann der Rechnungsempfänger die Verbuchung wahlweise durch Menschen oder vollautomatisiert maschinell ausführen. Zudem wird die Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung bei systematischer Anwendung von PDF/A-3 deutlich beschleunigt, was zu drastischen Kostensenkungen und zur Verkürzung von Zahlungsfristen führt.

E-Mail-Archivierung

Einige Unternehmen nutzen PDF/A-3, um den Inhalt von E-Mails aufzubewahren und verfügbar zu halten. PDF/A-3 erleichtert die Bündelung von Inhalten verschiedener Formate für Kommunikations- und Referenzzwecke. Dabei bleiben die Originaldateien der E-Mail-Nachrichten auf Wunsch als Anhänge erhalten.

Tabellenkalkulationsformate

Die Archivierung von Tabellen gestaltet sich zweifach schwierig. Zum einen kann das Einfassen des Tabellenblattes in ein vorgegebenes Papierformat dazu führen, dass die Tabelle entweder unleserlich oder schwierig zu navigieren wird. Das zweite Problem liegt in der PDF/A-Konvertierung, weil damit alle Formeln und Berechnungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Mit der Möglichkeit von PDF/A-3 die originale Excel-Tabelle anzuhängen, lässt sich diese Herausforderung geschickt meistern.

Digital signierte Verträge

Verträge oder andere digital unterschriebene Dokumente werden über die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt. Bei der nachträglichen Konvertierung eines signierten Dokumentes in PDF/A würde die digitale Unterschrift allerdings ungültig werden. Der PDF/A-3-Standard bietet hier eine gute Behelfslösung: Das Originaldokument mit der gültigen Unterschrift kann an das archivfähige PDF angehängt werden, während die Gültigkeit des Dokuments und der Unterschrift vom Anhang belegt wird.

Technische Konstruktion

Im Konstruktionsbereich profitiert man bereits von den Vorteilen der Container-Bildung in PDF/A-3. So können Unternehmen die Originaldaten von 3D-Modellen direkt und unabhängig vom Format in der PDF/A-3-Datei aufbewahren.

War Ihre Anwendung nicht dabei oder wollen Sie mehr erfahren?
Lassen Sie sich zu Ihren Anwendungsfällen beraten.

Unser Marketing-Team stellt sich vor

Wir haben uns für Marketing- und Kommunikationsthemen neu aufgestellt. Das neue Marketing-Team besteht aus Anderson Santana für digitales Marketing und Marisa Brucker für Marketing-Kommunikation. Gemeinsam werden sie das äussere Erscheinungsbild von PDF Tools pflegen und unsere Produkte promoten.

Anderson Santana, Digital Marketing Specialist
Marisa Brucker, Marketing Communications Specialist

Anderson Santana ist seit Januar 2020 bei PDF Tools und betreut seither die Themen SEO, SEA Web Analytics und User Experience. Sein Know-how hat er sich in vielen Jahren auf Agentur- und Unternehmensseite im Schweizer und internationalen Umfeld angeeignet.


In seiner Freizeit findet man ihn hinter der Linse seiner Kamera, wenn er an seinem nächsten Fotobuch arbeitet.

Marisa Brucker ist im März 2021 ganz neu zu PDF Tools gekommen und bringt fast zehn Jahre Erfahrung im B2B-Marketing mit. Sie freut sich besonders darauf, Ihnen durch diesen Newsletter und Social Media nützliche Informationen rund ums PDF zu liefern und Ihnen einen Blick hinter die Kulissen der PDF Tools AG zu geben.

In ihrer Freizeit findet man Marisa hinter ihrer Nähmaschine oder inmitten eines Bastelprojektes.


TERMINE
Documation 2021
7. - 9. September 2021
Paris, Frankreich


NEUE KUNDEN @PDF TOOLS AG
Docota GmbH, Monheim am Rhein, Deutschland
Eingesetztes Produkt:
3-Heights™ PDF Web viewer

Verisma Systems Inc, Alexandria, USA
Eingesetztes Produkt:
3-Heights™ PDF Optimizer

MSD Animal Health Danube Biotech GmbH, Krems/Donau, Österreich
Eingesetztes Produkt:
3-Heights™ PDF Security