PDF Tools AG in der Presse

PDF Tools feiert dieses Jahr 15 jähriges Jubiläum – eine noch recht junge aber dennoch sehr erfolgreiche Firmengeschichte. Firmengründer Dr. Hans Bärfuss sprach im BIT-Interview unter anderem über sein Erfolgsgeheimnis, eine Überraschung zum Jubiläum, die Vorteile einer zentralen Entwicklung und die Herausforderungen für Archivare der Zukunft.

Neues Potential erkennen und erfolgreich nutzen will gelernt sein - vom Schnellschuss zum nachhaltigen digitalen Archiv.

Unternehmen müssen den Spagat zwischen gesetzlichen Anforderungen, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit meistern. Ein Teil der Lösung kann ein digitales Langzeitarchiv sein. Darin werden sämtliche Informationen zum Unternehmen und seinen Tätigkeiten abgebildet. Ein Archiv mit zuverlässigen Hilfsmitteln und Strukturen ermöglicht das automatisierte Zusammenstellen von fallspezifischen Dossiers.

Fensterlose Räume mit Papierakten zu füllen und Mitarbeiter mit dem Suchen von Papierdokumenten zu beschäftigen sind zu Zeit- und Kostenfaktoren geworden, die sich kaum jemand mehr leisten möchte. Ein digitales Archiv muss her, heißt es in den Führungsetagen nicht nur großer Unternehmungen. Aber wie?
 

Dass industrielle Erzeugnisse mehr als 20 Jahre überleben, ist selten. Dass sie dies in der Informatik-Branche tun, ist umso erstaunlicher. Nicht einmal die Väter von PDF konnten sich im Juni 1993, als die erste Version von Acrobat auf dem Markt erschien, den einmaligen Erfolg ihres Dateiformats vorstellen. Nun arbeiten die Mitglieder der internationalen Standardisierungsorganisation ISO an der nächsten Generation des beliebten Dateiformats.
 

Der Standard ZUGFeRD für menschen- und maschinenlesbare elektronische Rechnungen ermöglicht manuelle Verarbeitung, voll automatisierte Prozesse und langfristige Archivierung. Die PDF Tools AG bietet Produkte für das Erstellen und Prüfen von ZUGFeRD-konformen Dokumenten an. 
 

Mit einem zentralen Scan-Server-Dienst lassen sich grosse Mengen von Papierdokumenten elegant in elektronische Dokumente umwandeln, für die Weiterverarbeitung aufbereiten und im Langzeitarchiv ablegen. Ein Scan-Server, wie ihn die PDF Tools AG mit dem „3‑Heights Scan to PDF Server“ anbietet, wandelt gescannte Dateien und dazugehörige Indexdateien in das standardisierte Dateiformat PDF/A um.
 

Jeden Tag tauchen im World Wide Web tausende gefälschte Websites neu auf. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Firmenwebsites als Informationsquelle, von E-Commerce, Social Media und anderen webbasierten Diensten, bringt die Archivierung von Webinhalten mehr Rechtssicherheit.
 

Nicht alle Dokumentenformate haben es zum Standard geschafft und lange nicht jedes hält, was es verspricht. Was kann oder muss man von einem Format erwarten? Was sind die wichtigsten Qualitätsmerkmale eines Formates und wie findet man heraus, ob ein Format «gut» ist?
 

Die Herausforderung der Langzeitarchivierung ist klar: problemlose, jahrelange Nachvollziehbarkeit von Vorgängen mindestens innerhalb des gesetzlichen Rahmens. Um die Kontrolle über eine Langzeitarchivierung zu gewinnen und zu behalten, sollte man einige Punkte beachten.