Présentation du produit Conversion Service
Imaginez que votre service clientèle reçoive par e-mail de nombreux documents provenant de différentes sources. Comment faire en sorte que ceux-ci soient traités correctement tout en limitant les interventions manuelles? En harmonisant vos documents via une conversion en PDF et en les optimisant pour un traitement ultérieur (p. ex. en joignant des informations supplémentaires). Imaginez encore que vous disposiez également d’une archive où enregistrer vos documents commerciaux. Comment s’assurer qu’ils soient tous stockés conformément à la législation en vigueur? Et qu’ils resteront lisibles pour les années à venir dans un environnement informatique en rapide évolution? En convertissant vos documents en PDF/A et en les optimisant en vue de leur stockage dans les archives (p. ex. autorisation des recherches). Ces scénarios, et bien d’autres, sont aisément automatisables avec notre premier produit 4-Heights®: le 4-Heights® Conversion Service est la plateforme centrale dont votre entreprise a besoin et peut être facilement intégrée à vos processus documentaires. D’autres scénarios, tels que le contrôle de la qualité ou la création de dossiers, sont en préparation.
Etude de cas: Archivage
Les documentsstockés dans une archive doivent répondre à des exigences précises. Certaines sont purement techniques (p. ex. petite taille pour le stockage tout en conservant une qualité élevée), tandis que d’autres sont nécessaires sur le plan juridique à des fins de validité (p. ex. affichage identique sur tous les appareils, même dans plusieurs années).
Pour ce faire, il est recommandé de convertir vos documents au format PDF/A. Cela permet, entre autres, de s’assurer que toutes les polices requises sont intégrées et que les contenus dynamiques et malveillants sont supprimés. Dans le même temps, la taille du fichier peut être réduite grâce aux méthodes de suppression des données redondantes, de subsetting des polices ou encore de compression.
Il est donc particulièrement important d’utiliser un convertisseur de haute qualité, capable de traiter des documents complexes et exploitant des techniques de compression intelligentes. Car la norme PDF est très vaste et n’est pas toujours claire. En outre, la suppression de contenus est une question délicate. Une mauvaise manipulation risque d’engendrer des documents de sortie corrompus ou non conformes. Ou de supprimer du contenu utile. Ou encore d’altérer la qualité des images si la compression est mal effectuée ou trop agressive.
Le marché propose différents outils permettant d’effectuer chacune de ces étapes. Mais il n’en existe qu’un seul spécialement développé pour cette application, capable d’effectuer toutes les étapes ci-dessus avec la plus grande qualité et prêt à l’emploi sans que vous ayez à mettre en place de fastidieux processus d’intégration et de configuration: le 4 Heights™ Conversion Service avec Workflow d’archivage.
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