PDF Tools AG - Témoignages de clients – Histoires à succès

Gestion électronique des dossiers sans papier au sein de l'administration fiscale cantonale.

Gestion électronique des dossiers fiscaux de Thurgovie

Exigences de l'application

L'archive électronique pour l'évaluation et la perception des impôts au sein de l'administration fiscale cantonale de Thurgovie a été introduite dans le but de mettre en place un système de gestion électronique des dossiers sans papier. La gestion complète des documents de différentes sources (tels que la demande de recouvrement, les déclarations d'impôts scannées, les déclarations d'impôts transmises par voie électronique) a pour but d'améliorer l'efficacité et de permettre un processus d'archivage standardisé.

Avantages pour le client

Au lieu de suivre l'ancien processus papier, environ 155 000 déclarations d'impôts soumises chaque année aux 80 bureaux gérés par l'autorité fiscale cantonale sont rassemblées et soumises au Scan Center de DuMo Informatik. Les dossiers sont scannés et les images et données sont soumises à un traitement ultérieur au centre. Les données brutes (images traitées par machine sans manipulation humaine) sont ensuite converties au format PDF/A-2 et mises à disposition pour une conservation à long terme après application d'une signature numérique. Des données dites de référence issues des déclarations fiscales sont générées pour compléter les données brutes destinées au traitement électronique. Ces données sont optimisées pour le traitement DMS (OS|ECM) et sont également converties au format PDF/A-2. Le PDF/A Validator vérifie ensuite que tous les documents qui arrivent dans la GED sont entièrement conformes afin de garantir les aspects de qualité et de sécurité juridique. Les documents créés à l'aide d'EVA, l'application spécialisée pour l'évaluation électronique, sont également convertis par le convertisseur PDF/A pour le DMS de l'administration fiscale cantonale après avoir été imprimés en vue de leur envoi au client.  Les dossiers électroniques complets rendent le traitement des cas indépendant de l'emplacement physique réel des documents. Les experts en matière de taxation et de documents de valeur de l'administration fiscale, ainsi que les employés des 80 succursales du canton de Thurgovie (environ 230 personnes au total), bénéficient des nombreux avantages de cette application, et l'accès à d'autres utilisateurs est prévu. Le système représente un soulagement logistique pour les autorités fiscales, tandis que les dépenses de stockage sont réduites et la fourniture d'informations améliorée grâce à une accessibilité plus rapide aux fichiers.

Réalisation

À cette fin, les applications spécialisées abx-tax.gov et abx-tax.pub ont été connectées aux archives via la plate-forme d'intégration ECM.ip. ECM.ip reçoit les documents de diverses sources et les prépare conformément aux conventions d'archivage. Le processus comprend la transformation et le complément des métadonnées entrantes, la conversion des documents entrants en PDF/A-2 et la division de ces documents en pages individuelles. Les documents entrants sont traités par lots afin de découpler autant que possible les applications spécialisées de l'archive et de sa disponibilité. Un convertisseur 3-Heights® PDF vers PDF/A est utilisé pour convertir les documents PDF au format PDF/A-2 pour la conservation à long terme, l'intégration de métadonnées et la validation. Des composants PDF Merge Split ont été intégrés dans le paysage ECM.ip d'Abraxas IT via une API JAVA afin de diviser les PDF en pages individuelles conformes à la norme.

Logo Thurgau cantonal tax administration authorityLogo Abraxas Informatik AG

Témoignage du client

« The PDF Tools components make it possible to process incoming documents arriving from various sources to the exact requirements specified by the archiving conventions at a manageable cost. »

Roland Weber,
Project Manager ECM.ip, Abraxas Informatik AG

« The competent, customer-oriented support provided by PDF Tools AG was a great help during the Full-Tax Project. Together, we were able to design ideal processes for the legally compliant long-term preservation of digitized tax declarations. »

Fabian Dux,
Project Manager Full-Tax, Thurgau cantonal tax administration authority

« The highly positive insights gained from the Full-Tax project have shown that we will continue to rely on components from PDF Tools AG for eFisc implementation. »

Roland Füllemann,
Project Manager eFisc, Thurgau cantonal tax administration authority

Profil de l‘entreprise Thurgau cantonal tax administration authority

Thurgau cantonal tax administration authority is responsible for direct tax assessment at federal, cantonal and municipal level. It also generates the tax assessments for direct federal taxes, inheritance and accession tax, property tax and capital gains tax from real estate. Taxes are the main source of income for public budgets and as such form the financial basis for a multitude of services.

Profil de l‘entreprise Abraxas Informatik AG

Abraxas Informatik AG is an experienced Swiss ICT company offering a broad range of services for public administration authorities and medium-sized enterprises. The company is based in St. Gallen and has branch offices in Frauenfeld, Préverenges, Winterthur and Zurich. Abraxas offers its customers a comprehensive program comprising IT Services, specialized applications, integration solutions and process consulting from one and the same provider. The services offered range from consulting to application development and implementation to infrastructural and operational services.