PDF Tools AG - Témoignages de clients – Histoires à succès
Solution d’archivage numérique conforme de PostFinance
Exigences de l'application
Dans le cadre du renouvellement de l'infrastructure d'archivage, PostFinance SA a décidé de développer une solution d'archivage numérique. Celle-ci doit être utilisée pour les documents internes qui ne sont pas directement liés à la prestation de services. L’outil sert à archiver, consigner, partager et rechercher des documents internes et son utilisation concerne les documents pour lesquels il existe une obligation légale d’archivage et/ou des documents sensibles pour l’activité commerciale. La solution garantit ainsi un archivage numérique et conforme aux directives légales et satisfait les critères réglementaires de ce prestataire financier en termes de gestion et d’archivage. Le critère principal imposé au logiciel de conversion est une conversion aussi parfaite que possible au format PDF/A et la validation des documents. La fiabilité du 3-Heights® Document Converter pendant la phase de test et le succès des nombreuses installations dans de grandes entreprises de renom ont convaincu les responsables de PostFinance.
Avantages pour le client
L’intégration de 3-Heights® Document Converter garantit un archivage électronique conforme des documents internes, tels que les protocoles, les notes, les directives, les contrats de partenaire, etc., créés et gérés avec des applications de bureautique. Auparavant, l’archivage de ces documents n’était possible que sur microfilm ou avec un support physique. Aujourd’hui, près de 250 collaborateurs utilisent la solution d’archivage et le service des archives peut à tout moment accéder aux documents archivés. En termes de qualité de la conversion PDF/A, 3-Heights® Document Converter s’est avéré être une solution fiable pour une utilisation quotidienne.
Réalisation
La solution se base essentiellement sur SharePoint, EMC Celerra et 3-Heights® Document Converter. L’archivage des documents internes est lancé par la publication d’une version principale dans SharePoint. Une tâche de distribution convertit le document au format PDF/A et le livre à la plate-forme de stockage EMC Celerra.
Témoignage du client
« Compte tenu de l’importance des critères réglementaires dans notre projet, nous avons tenu, pour la mise en place et l’exploitation du projet, à trouver un partenaire digne de confiance et fiable qui connaisse les besoins de la finance et qui est capable de développer la gamme de produits. Le soutien a été exemplaire et les collaborateurs ont été très compétents. Ils ont toujours su répondre rapidement à nos requêtes, avec une nette orientation client et avec un niveau de compétences très élevé. Le produit satisfait nos critères et une documentation de qualité a été mise à notre disposition. »
Michael Rumpf,
responsable de l’archivage, PostFinance SA