ZUGFeRD – la nouvelle référence en matière de factures électroniques

Lisibilité optimale

Les factures papier sont dépassées. Un nombre croissant d’entreprises envoient leurs factures par voie électronique et économisent ainsi les frais d’impression et d’envoi postal. Le destinataire peut, si besoin est, imprimer les factures électroniques pour les traiter de façon traditionnelle, ou il peut les intégrer directement dans les processus automatisés de son logiciel d’entreprise. Comme les factures classiques, les factures électroniques sont soumises à une obligation de conservation, mais elles peuvent être stockées sans que cela ne requiert beaucoup de mémoire à l’aide d’une solution d’archivage informatique. Si les factures sont fournies dès le départ en version électronique, cela évite de scanner des feuilles, un processus susceptible d’entraîner des erreurs.

La rencontre de deux mondes

Un format de fichier permettant le traitement manuel et automatisé ainsi que l’archivage à long terme doit contenir une présentation visuelle de la facture « semblable à une facture papier », mais aussi des données lisibles par les machines. Le processus d’archivage doit également empêcher toute possibilité de modification ultérieure.

En collaboration avec des ministères, associations et entreprises, le Forum allemand sur la facturation électronique (Forum elektronische Rechnung Deutschland) a développé un format standardisé répondant à ces exigences : ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ou Guide d’utilisation central du Forum pour la facturation électronique). Il se base sur le format standard international PDF/A, spécialement conçu pour l’archivage à long terme. Le PDF/A assure que l’aspect visuel du document archivé soit conservé durablement.

ZUGFeRD utilise le composant standard 3 de PDF/A. Cette extension permet d’intégrer des données structurées au format XML dans le fichier PDF/A. Une facture ZUGFeRD est donc toujours composée d’un fichier PDF avec données XML intégrées. Le PDF est aisément lisible par l’homme et le XML garantit une lisibilité optimale par les machines. Avec sa gamme de produits 3-Heights, PDF Tools AG, le spécialiste du PDF, fournit les outils parfaits pour développer des solutions logicielles conformes à ZUGFeRD. Le Document Converter transforme les fichiers de différents formats en documents PDF et PDF/A conformes au standard. PDF to PDF/A Converter permet de créer des documents PDF/A valides à partir de fichiers PDF classiques.

Facturation électronique pour tous

La spécification du schéma XML et de l’intégration du fichier XML a été publiée fin juin 2014 comme standard ZUGFeRD 1.0. Le PDF/A est une norme ISO depuis 2005, et le PDF/A-3 depuis 2012. ZUGFeRD respecte en outre les standards européens CII et MUG. Bref, rien n’entrave plus la démocratisation du format ZUGFeRD. Les conditions-cadres sont également réunies sur le plan juridique, du moins en Allemagne : la loi sur la simplification fiscale a donné le même statut à la facture électronique qu’à la facture papier.

Le standard ZUGFeRD convient aux grands groupes, aux entreprises moyennes et au secteur public, mais aussi aux petites entreprises. Car des factures conformes à ZUGFeRD sont bien plus faciles à créer et à échanger qu’en utilisant les anciens processus de facturation électronique. ZUGFeRD ne préconise pas de méthode particulière pour la transmission. Les documents peuvent être envoyés au destinataire par e-mail, serveur FTP ou tout autre moyen électronique.