Processus commerciaux
Au cours des 15 dernières années, le PDF s’est solidement ancré dans les processus d’entreprise. Dans tous les processus d’entreprise, l’utilisation de PDF permet de réaliser des économies considérables en simplifiant les processus de travail et en réduisant les coûts grâce à l’uniformisation. Nous vous montrons où et comment PDF et PDF/A sont employés dans les processus de l’entreprise. Pour cela, le modèle ECM de l’AIIM nous sert de base. Réception du courrier (Capture) Création et traitement (Manage) Envoi du courrier (Deliver) Archivage (Preserve)
Réception du courrier
La numérisation a changé de façon dramatique les processus de réception du courrier. Malgré la multiplication du nombre de formes et de formats possibles dans le « courrier entrant », les temps de traitement et de réponse ont pu être considérablement réduits. Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises utilisaient le format TIFF. Néanmoins, celui-ci comporte de nombreux inconvénients par rapport aux formats PDF et PDF/A. Ainsi, dans les formats PDF, les métadonnées (mots-clés, index), les textes contenus dans le document, etc. peuvent être enregistrés directement dans le document comme une seule entité. Et il existe aussi des solutions pour le flot croissant des e mails. Ainsi, nous pouvons désormais convertir un e mail avec toutes ses pièces jointes en un PDF unique (ou en TIFF en cas de nécessité) de façon à ce que tous les documents de l’entreprise puissent être traités dans le même format.
Scénarios processus réception du courrier
Numérisation du courrier entrant pour permettre un traitement électronique ultérieur uniforme dans les workflows/processus de l’entreprise
Examen du courrier entrant, p. ex par rapport au respect de la conformité des formats, des directives pour les fournisseurs, etc.
Archivage direct du courrier entrant dans l’« état original », par exemple pour des raisons juridiques
Rôle de PDF et PDF/A
Utilisation de PDF ou de PDF/A comme format commun – toutes les informations se rapportant au document sont enregistrées dans le PDF
Conversion des documents scannés en PDF
Conversion de documents numériques (MS Office, etc.) en PDF
Conversion d’e mails avec pièces jointes en PDF (ou TIFF)
Enregistrements de mots-clés, d’index, d’annotations de traitement, etc. directement dans le PDF, éventuellement directement extraits du document
Possibilité de recherche plein texte grâce à l’intégration des textes du document dans le PDF, pour les sources analogiques après un processus OCR
Apposition de signatures numériques dans le document PDF pour servir de preuve de l’intégrité et de l’authenticité du document ainsi que du moment de l’apposition de la signature
Exemples
Produits pour la réception du courrier
Conversion Service
Convertisseur d'images en PDF
PDF to PDF/A Converter
PDF Validator
PDF Extract
Gestion, création et traitement de documents
Dans le modèle ECM, « Manage » représente la gestion, la création et le traitement d’informations et de documents dans l’entreprise. Du point de vue organisationnel, cela désigne les domaines où des documents sont générés ou traités : le back-office, le service interne des ventes, le traitement des cas, la facturation des prestations, la comptabilité, la construction, etc. Dans ces cas, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des systèmes ERP ou de workflow basés sur la transmission électronique de documents. Le PDF s’est ici imposé depuis longtemps en tant que format, en particulier parce que les annotations et les filigranes peuvent être directement apposés dans le document. En effet, les informations du processus peuvent être enregistrées sous la forme de métadonnées faisant partie du document.
Scénarios processus gestion, création et traitement des documents
Traitement électronique des données pour l’exécution d’une opération (bons de livraison, factures reçues, protocoles d’examen des fournisseurs, correspondance reçue, formulaires de déclaration de sinistre, etc.)
Création de documents pour la communication externe (correspondance avec les clients, factures, etc.)
Création de documents pour un usage interne (dessins de construction, protocoles d’examen, documents de protection, justificatifs en général)
Rôle de PDF et PDF/A
Apposition d’annotations, de filigranes sur les documents PDF pour servir de preuve de l’opération de traitement et apposition d’indications pour le prochain gestionnaire (cycle de vie du document)
Signature numérique du PDF pour la détection du gestionnaire interne
Extraction de textes pour une utilisation dans les systèmes internes, pour l’indexation ou un traitement ultérieur ou pour exclure le traitement d’un duplicata
S’assurer que certaines informations ne sont accessibles qu’à certaines personnes
Création de PDF à partir de sources numériques comme des documents MS Office, des e mails, des dessins CAO, etc. en tant que préparation pour leur envoi
Affichage des PDF au sein des applications de l’entreprise ou dans un environnement sécurisé avec les annotations, les filigranes, les signatures numériques, les textes alternatifs, etc.
Exemples
Produits pour la gestion, la création et le traitement des documents
Conversion Service
Convertisseur d'images en PDF
PDF to PDF/A Converter
PDF Web Viewer
Envoi du courrier
L’envoi du courrier concerne la distribution physique ou électronique des documents. Pour cela, le terme « output management » est souvent utilisé. Il s’agit donc de préparer les documents élaborés dans l’entreprise pour leur envoi physique ou électronique et d’organiser ces processus de manière efficace et sans changement de média. Ici aussi, le PDF joue un rôle important, en particulier parce que le PDF est un format très flexible et que des données (invisibles dans le rendu visuel du document) peuvent être intégrées dans le document sous la forme de métadonnées.
Scénarios processus
Création dynamique de documents (personnalisés) à partir de bases de données
Génération de flux de données d’impression à partir de sources différentes
Gestion du processus d’impression par des données de commande
Distribution électronique de documents, p. ex. par e mail ou par le réseau
Rôle de PDF et PDF/A
« Assemblage » de documents PDF et personnalisation à partir de sources dans des bases de données
Création de PDF à partir de systèmes ERP, p. ex. pour l’e invoicing, y compris l’intégration de données Edifact dans les métadonnées du PDF
« Finishing » de documents PDF par l’apposition d’éléments personnalisés correspondant à l’identité visuelle de l’entreprise tels que des logos, etc.
Introduction de données de commande pour l’impression dans le PDF sous la forme de métadonnées
Conversion de PDF en langage d’impression et en flux de données d’impression (PCL, PostScript, AFP, etc.)
Création de PDF à partir de données Office et envoi électronique par e mail, fax, etc.
Assemblage de documents PDF et numériques en un seul document (p. ex. correspondance individuelle et CGV)
Exemples
Produits pour l’envoi du courrier
PDF to Image Converter
PDF Optimizer
PDF Toolbox SDK
PDF Printer
PDF Security
Archivage
Dans les secteurs fortement réglementés comme l’industrie pharmaceutique, la technique médicale, l’approvisionnement énergétique, l’industrie des transports, etc., le processus d’archivage revêt une importance énorme. Si les documents souhaités ne peuvent pas être présentés à temps lors d’un conflit juridique ou si leur authenticité n’est pas garantie, il se peut que l’existence de l’entreprise soit même remise en cause dans des cas extrêmes. Toutefois, la conformance et le records management tiennent aussi un rôle central dans toutes les autres entreprises ainsi que dans l’administration publique. Avec PDF/A, un standard ISO a été créé qui répond de manière optimale aux besoins actuels en matière d’archivage électronique.
Scénarios processus archivage
Archivage juridiquement sûr de l’ensemble des documents de l’entreprise sous forme électronique
Possibilité d’accès rapide aux informations archivées au moyen d’index, de mots-clés et de recherche en texte intégral
Création de scénarios pour des raisons d’efficacité dans l’archivage et pour garantir l’accès futur aux informations de protection des données
Rôle de PDF/A et PDF
Utilisation de PDF/A comme format commun pour l’archivage de l’ensemble des documents de l’entreprise (réduction de la dépendance à des systèmes propriétaires et aux fournisseurs)
Conversion de l’ensemble des documents de l’entreprise en PDF/A (documents scannés, images, MS Office, e mails, pages web, PDF existants, etc.)
Intégration de toutes les informations ayant trait au document sous la forme de métadonnées et de texte unicode dans le PDF, entre autres au moyen de processus de reconnaissance de texte (OCR), d’extraction de texte ou de la reprise d’informations en provenance de bases de données externes dans les métadonnées
Signature numérique de documents PDF afin de prouver que le document n’a pas été modifié et afin d’indiquer le moment de l’archivage
Signature numérique d’archives complètes avant l’expiration des certificats
Assurance que seuls des documents PDF/A conformes parviennent dans les archives (fonction de gatekeeper)
Archivage des documents à l’entrée (y compris le contrôle de la conformité par rapport à PDF/A)
Exemples
Produits pour l’archivage
Conversion Service
Convertisseur d'images en PDF
PDF to PDF/A Converter
PDF Security
PDF Validator
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