La loi de Murphy – de la capture à l’archivage

Cinq ans après la signature d’un contrat, vous vous trouvez en désaccord avec votre partenaire au sujet des factures et vous devez maintenant comprendre et documenter les faits. La comptabilité a traité et sauvegardé les factures des cinq dernières années. Des accords complémentaires et cas spéciaux ont été consignés dans des e-mails par le responsable partenaires, qui a cependant quitté l’entreprise il y a plusieurs mois. Les prototypes et les rapports de réception y afférents se trouvent à la production, tout comme les rapports d’essai et les bons de livraison. Les offres et les commandes ont été traitées par le service distribution. Comment êtes-vous préparé(e) à une telle situation?

Malgré la «transformation numérique», l’«industrie 4.0» et tous les autres concepts qui rôdent dans les entreprises en matière de processus, le papier reste toujours présent. La communication et l’échange de documents empruntent de plus en plus la voie électronique et les frontières se brouillent. Des informations provenant de diverses sources doivent être collectées, qualifiées, traitées et archivées. C’est pourquoi des processus documentaires clairement définis et efficaces pour tous les secteurs de l’entreprise gagnent en importance. Il n’y a pas de recette idéale pour l’archivage numérique; il y en a plusieurs. Les situations initiales dans les entreprises, les prescriptions spécifiques à la branche, les certifications comme ISO, la faisabilité (technique et financière) et d’autres points doivent être pris en considération.

L’expérience a montré que des services centralisés, tels qu’un serveur de numérisation ou un convertisseur de documents pour toute l’entreprise, accélèrent et simplifient les processus. L’automatisation permet de minimiser les sources d’erreurs, d’augmenter la qualité des documents et donc, d’économiser du temps et de l’argent.

Serveur de numérisation central

Un serveur de numérisation central est un service qui convertit les données numérisées partout dans l’entreprise et leurs données d’indexation au format de fichier standardisé PDF/A. Il se charge de toutes les tâches que les postes de numérisation peuvent lui déléguer. Les opérations qui s’y prêtent particulièrement sont celles qui ne demandent aucune interaction avec l’utilisateur ou qui pénalisent l’efficacité des postes de numérisation locaux par des fonctionnalités exigeantes en termes de performance, p. ex. la ROC et la compression.

Un processus de numérisation bien conçu prend en charge la numérisation dès l’entrée du courrier afin que le processus documentaire se poursuive ensuite sans papier. Au cours de différentes étapes, les documents au format papier sont numérisés, classifiés et comprimés. La reconnaissance de texte et de code-barres, y compris l’enrichissement des métadonnées et l’application d’une signature numérique, assure la conservation de la valeur probante et la consultabilité. Les domaines d’utilisation typiques d’un serveur de numérisation sont les suivants:

• Numérisation du courrier papier : Archivage électronique des documents papier.

• Numérisation des fax: Archivage électronique de tous les échanges de fax.

• Migration des archives : Migration d’archives papier en une archive électronique.

• Utilisation web/mobile: Utilisation du service centralisé dans des applications clientserveur via un service Web.

• Intégration aux applications spécifiques des entreprises: Utilisation du système central pour la création de documents PDF/A via une interface de programmation (API) à partir d’applications spécialisées.

Conversion centralisée

Les entreprise accumulent par ailleurs des documents créés numériquement dans une multitude de formats de fichiers. Des documents Office, des e-mails avec pièces jointes, des pages Web HTML, des dessins de CAO, etc., sont également introduits dans leurs processus. De plus, des documents provenant de sources externes doivent être validés, réparés, optimisés et conservés.

La conversion centralisée permet d’assurer la qualité et une norme homogène dans les archives de l’entreprise. Un service de conversion de documents aide à créer des fichiers PDF/A pour tous les documents entrants et sortants en vue du stockage des informations relatives aux processus commerciaux. Cela peut également inclure l’archivage des échanges par e-mail, y compris des pièces jointes, entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux. Il peut en outre s’avérer efficace de créer des fichiers PDF(/A) à partir des applications spécialisées, via un service Web ou une interface de programmation (API). Le convertisseur de documents permet de transformer également des archives qui ont été créées dans un format désuet ou propriétaire. Pour les deux services de serveur centralisés, les aspects techniques suivants sont importants: grande qualité, notamment respect des normes ISO et fidélité de représentation lors de la conversion des documents, fonctionnement fiable et nécessitant peu d’interventions, haut débit, évolutivité de la performance, interfaces pour l’intégration d’applications et extensibilité quant aux formats de fichiers et fonctionnalités supplémentaires.

Des archives au format stable

Lors de la conception de solutions d’archivage, il faut prendre en compte que les systèmes déployés deviennent obsolètes et sont remplacés en raison des progrès technologiques rapides. En revanche, le contenu des documents archivés reste pertinent et doit donc pouvoir être transféré fidèlement et intégralement vers les nouveaux systèmes. Un format de document stable qui survivra au cycle de vie des systèmes est le meilleur garant pour une migration sans perte. Depuis des années, PDF/A s’est établi avec succès sur le marché en tant que format de fichier standardisé pour les archives à long terme.

Une solution centralisée de conversion PDF/A, tant pour les documents numérisés que pour les documents générés numériquement, est essentielle pour assurer la qualité de la conversion et la validation. En procédant ainsi, on évite également les déploiements fastidieux sur les postes de travail, et l’ensemble peut être géré et entretenu de manière centralisée. Les formats de documents intelligents, tels que la norme ISO PDF/A, facilitent considérablement l’assurance de l’inaltérabilité des documents au sein de l’entreprise.

Certifié et prouvé

La signature électronique joue un rôle important dans l’archivage. Elle sert à protéger l’intégrité des documents, c.-à-d. à retracer les modifications et manipulations. Cela augmente la valeur probante d’un document dans les procédures judiciaires. La signature numérique garantit également l’authenticité, permettant ainsi l’identification des personnes physiques ou morales. De plus, la signature électronique remplace valablement la signature manuscrite, dès lors qu’elle respecte les exigences de forme légales. Ni la signature électronique, ni le format de document n’empêchent de modifier la présentation ou le contenu des documents numériques par des moyens techniques appropriés. Toutefois, en utilisant une signature numérique, les modifications peuvent être détectées et suivies à tout moment.

Disposer des informations au bon moment et au bon endroit constitue un défi et un facteur de compétitivité pour toute entreprise. Cependant, la numérisation et la capture des documents ne suffisent pas pour assurer la sécurité juridique et des archives numériques utilisables à long terme. La gestion attentive des informations commerciales pertinentes nécessite une préparation sérieuse pour obtenir un équilibre optimal entre les coûts et les risques. Les serveurs de numérisation et convertisseurs de documents centralisés, entre autres, peuvent soutenir le processus documentaire. En utilisant les règles, processus, structures et outils appropriés, la création d’un dossier spécifique à un cas à partir d’une archive numérique à long terme ne relève plus de la magie, et Murphy peut aller se rhabiller.