Processus de documentation à l’ère numérique

La numérisation est lentement entrée dans les mœurs et prend une place de plus en plus notable dans notre quotidien. Les documents papiers diminuent, les dossiers suspendus et classeurs sont presque « rétro » et peu de gens peuvent imaginer une journée « sans réseau ».

La tendance à la numérisation des documents va encore plus loin. Les grandes salles climatisées avec planchers surélevés et tout le nécessaire pour le bon fonctionnement des mainframes ont laissé place à des solutions plus compactes il y a quelques années. Ces dernières sont désormais aussi remplacées par les clouds. Et les archives papiers sont en train de (pouvoir) se réduire fortement.

Les archives numériques à long terme gagnent en popularité, les processus de documentation gagnent en automatisation et la part d’informations numériques est plusieurs fois supérieure à celle du format papier. Cette recrudescence d’informations, les directives qui y sont liées et les moyens techniques requis pour réaliser une archive numérique représentent un défi à tous les niveaux. Du simple citoyen aux organisations et sociétés en passant par les autorités et les gouvernements. E-banque, e-gouvernement, e-patient : les projets numériques poussent comme des champignons.

La « numérisation » est démystifiée dans la plupart de ces projets. Malgré une puissance de traitement supérieure, une capacité mémoire plus importante et une gamme variée de logiciels, il reste beaucoup de facteurs qui peuvent gripper les rouages de certains projets. Il n’existe pas de solution miracle, même dans le monde numérique.

Les bits et les octets sont toujours accompagnés d’un facteur humain à ne pas négliger – concernant par exemple la facilité d’utilisation ou la protection des données. Des systèmes brillants sur le plan technique ne garantissent ni l’acceptation des utilisateurs, ni la transparence en ce qui concerne les règlements et les directives légales. La traçabilité des modifications est non seulement pertinente pour les fichiers numérisés dans l’archive, mais aussi dans l’esprit des gens.

Numériser – Convertir – Consigner

Un processus de numérisation bien conçu prend en charge la numérisation dès l’entrée du courrier afin que le processus documentaire se poursuive ensuite sans papier. Cela réduit les sources d’erreurs, augmente la qualité des documents et économise au final du temps et de l’argent. Au cours de différentes étapes, les documents au format papier sont numérisés, classés et compressés. La reconnaissance de texte et de code-barres – y compris l’enrichissement des métadonnées et l’application d’une signature numérique – assure la conservation de la valeur probante et la consultabilité.

Un serveur de numérisation central est un service qui convertit dans toute l’entreprise les données numérisées et leurs données d’indexation au format de fichier standardisé PDF/A. Il se charge de toutes les tâches que les postes de numérisation peuvent lui déléguer. Les opérations qui s’y prêtent particulièrement sont celles qui ne demandent aucune interaction avec l’utilisateur ou qui pénalisent l’efficacité des postes de numérisation locaux par des fonctionnalités exigeantes en termes de performance, p. ex. la ROC et la compression.

Les domaines d’utilisation typiques d’un serveur de numérisation sont les suivants:

• Numérisation du courrier papier : Archivage électronique des documents papier.

• Numérisation des fax: Archivage électronique de tous les échanges de fax.

• Migration des archives : Migration d’archives papier en une archive électronique.

• Utilisation web/mobile: Utilisation du service centralisé dans des applications clientserveur via un service Web.

• Intégration aux applications spécifiques des entreprises: Utilisation du système central pour la création de documents PDF/A via une interface de programmation (API) à partir d’applications spécialisées.

Les entreprises accumulent par ailleurs des documents créés numériquement dans une multitude de formats de fichiers. Des documents Office, des e-mails avec pièces jointes, des pages Web HTML ou encore des dessins de CAO sont introduits dans leurs processus. De plus, des documents provenant de sources externes doivent être validés, réparés, optimisés et conservés. La conversion centralisée permet d’assurer la qualité des archives de l’entreprise ainsi qu’une norme homogène.

Un service de conversion des documents aide à créer des fichiers PDF/A pour tous les documents entrants et sortants en vue du stockage des informations relatives aux processus commerciaux. – Le convertisseur de documents facilite également la migration des archives qui ont été créées dans un format spécial ou propriétaire.

Pour les deux services de serveur centralisés, les aspects techniques suivants sont importants:

• grande qualité, notamment respect des normes ISO et fidélité de représentation lors de la conversion des documents

• fonctionnement fiable et nécessitant peu d’interventions

• haut débit

• évolutivité de la performance

• interfaces pour l’intégration d’applications

• extensibilité quant aux formats de fichiers et fonctionnalités supplémentaires

Les progrès technologiques fulgurants entraînent un vieillissement rapide des systèmes actuels qui devront bientôt être remplacés. En revanche, le contenu des documents archivés reste pertinent et doit donc pouvoir être transféré fidèlement vers les nouveaux systèmes. Un format de document stable qui survivra au cycle de vie des systèmes est le meilleur garant pour une migration sans perte. Depuis des années, PDF/A s’est établi avec succès sur le marché en tant que format de fichier standardisé pour les archives à long terme.

Une solution centralisée de conversion PDF/A, tant pour les documents numérisés que pour les documents générés numériquement, est essentielle pour assurer la qualité de la conversion et la validation. En procédant ainsi, on évite également les déploiements fastidieux sur les postes de travail, et l’ensemble peut être géré et entretenu de manière centralisée. Les formats de documents intelligents, tels que la norme ISO PDF/A, facilitent considérablement l’assurance de l’inaltérabilité des documents au sein de l’entreprise.

La signature numérique garantit également l’authenticité, permettant ainsi l’identification des personnes physiques ou morales. Ni la signature électronique, ni le format de document n’empêchent de modifier la présentation ou le contenu des documents numériques par des moyens techniques appropriés. En utilisant une signature numérique, les modifications peuvent être détectées et suivies à tout moment.

Avantages d’une archive numérique à long terme

• Classement standardisé (logique, format)

• Processus automatisés, moins d’erreurs

• Recherche simple / accès plus rapide

• Création de dossiers selon les besoins par extraction et regroupement personnalisé des contenus

• Idéalement économe en ressources (espace, temps, argent)

• Évolutif en fonction des besoins

Conclusion

Une archive numérique à long terme présente de nombreux avantages par rapport à la version papier. Les entreprises et les organisations doivent néanmoins investir assez de temps dans la préparation avant la mise en œuvre. La numérisation et la « capture » des documents ne suffisent pas pour assurer la sécurité juridique et l’utilisation à long terme des archives numériques. On économise d’autant plus dans la mise en œuvre des ressources en s’informant bien sur les variables qui peuvent devenir des obstacles.

Chaque secteur a ses propres règlements et paramètres juridiques, chaque organisation a d’autres idées concernant les exigences, les risques et les opportunités liés à la mise en œuvre. Le facteur humain ne doit pas être négligé dans la numérisation. Une solution brillante ne garantit ni la facilité d’utilisation, ni l’acceptation, ni l’utilisation appropriée, ni l’obligation de diligence.

Selon le secteur, il faut porter une attention particulière aux règles de protection des données – par exemple dans le secteur de la santé avec les dossiers des patients ou dans l’administration avec les déclarations fiscales.