Tout sur le PDF/A pour l'archivage à long terme

Qu’est-ce que le PDF/A ?

Le PDF/A (Portable Document Format/Archive) est un format qui répond aux exigences de l’archivage à long terme. Il combine les points forts du format PDF avec une série d’exigences supplémentaires spécifiques à l’archivage à long terme. Le PDF/A est défini dans la norme ISO 19005 et est basé sur le format de fichier PDF. Cette norme repose sur le principe d’un document « intrinsèquement scellé » pour l’encodage de documents sous une forme « telle qu’imprimée ». Cela signifie que le rendu visuel d’un document est préservé dans le temps, quels que soient les outils et les systèmes utilisés pour le créer, le stocker et le reproduire. Cette norme ne spécifie ni la méthode ni la finalité de l’archivage. Elle définit simplement une norme pour les documents électroniques visant à garantir qu’un document puisse être représenté dans le futur de manière fidèle à l’original. C’est pourquoi le document ne doit pas faire référence, directement ou indirectement, à une source externe. On peut citer à cet égard l’utilisation d’une image externe ou d’une police qui n’est pas intégrée au document lui-même. La norme PDF/A consiste en un ensemble de règles qui déterminent les conditions à réunir pour qu’un document soit conforme à la norme PDF/A. Cette norme est plus restreinte que celle du PDF, puisqu’elle est basée sur la norme PDF.

Quelle est la différence entre les formats PDF et PDF/A ?

Le format PDF en lui-même ne garantit pas la reproductibilité à long terme, ni même le respect du principe WYSIWYG (what you see is what you get). Pour garantir ces deux caractéristiques, certaines restrictions et extensions ont dû être ajoutées à la norme. En outre, il fallait que le PDF/A s’appuie sur une version existante du PDF afin d’être accepté par un large public. La référence PDF 1.4 d’Adobe a été choisie comme base de la norme PDF/A (ISO 19005). Celle-ci stipule que le PDF/A doit « satisfaire à toutes les exigences de la référence PDF, telles que complétées par cette partie de la norme ISO 19005 ». La norme ne décrit donc que les différences avec la référence.

Certaines fonctionnalités autorisées dans le PDF 1.4, telles que la transparence ou la reproduction audio et vidéo, ont été exclues pour le PDF/A. D’autre part, il existe dans le PDF 1.4 des constructions facultatives qui doivent obligatoirement figurer dans PDF/A. Par exemple, toutes les polices utilisées de manière visible doivent être intégrées dans le PDF/A. En bref : la norme PDF/A apporte essentiellement des précisions sur des propriétés spécifiques de la référence PDF 1.4 et définit si elles sont obligatoires, recommandées, restreintes ou interdites.

D’où vient le PDF/A ?

Comment le PDF/A s’est-il développé ? Pourquoi une initiative PDF/A a-t-elle été créée ? Comment les documents étaient-ils archivés auparavant ?

Quelles versions et quels niveaux de conformité existe-t-il pour le PDF/A ?

La norme PDF/A est conçue comme une série de normes en plusieurs parties : PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 et PDF/A-4. Les versions publiées ultérieurement ne remplacent ni ne supplantent en aucune façon les précédentes. Par exemple, les documents conformes à la norme PDF/A 1 déjà créés demeurent valables pour l’archivage à long terme. Il n’est pas nécessaire de les modifier, c’est-à-dire de procéder à une « mise à niveau » au format PDF/A 2. Les versions PDF/A 1-3 sont en outre subdivisées en deux ou trois niveaux de conformité qui indiquent si un document permet, outre la reproductibilité visuelle univoque (Basic = b), l’utilisation de texte Unicode (Unicode = u) ou la pleine accessibilité du document (Accessibility = a). Dans le cas du PDF/A-4, seuls deux niveaux sont établis en fonction du contenu ou de l’utilisation prévue.

Comment sont archivés les documents Microsoft Office, les e mails et les pages web ?

L’archivage de documents provenant de sources numériques en PDF/A présente de nombreux avantages par rapport à la conservation des données dans leur format d’origine. Les applications d’origine sont en effet sujettes à une évolution rapide. Cela a pour conséquence que la lisibilité et la représentation authentique des données peuvent ne plus être garanties après seulement quelques années. Sans compter qu’il faudrait pour cela conserver toutes les applications utilisées dans l’entreprise et les plates-formes sur lesquelles elles ont été exploitées.

Comment sont créés et traités les documents conformes à la norme PDF/A ?

Pour créer un logiciel capable de générer et d’afficher des documents conformes à la norme PDF/A, il est nécessaire de bien connaître cette norme. Mais cette connaissance ne suffit pas à elle seule pour optimiser les processus liés au format PDF/A.

Que se passe-t-il lors de la conversion en PDF/A ?

La conversion d’un document en PDF/A est une conversion hybride. Cela signifie que non seulement la spécification PDF/A influence les paramètres de la conversion, mais aussi ceux de la norme PDF elle-même. On peut citer comme exemple typique le fait que les polices intégrées et les couleurs utilisées doivent être calibrées. Ce qui est moins connu, c’est que la norme PDF/A contient des règles supplémentaires plus strictes.

PDF/A a été développé dans l’optique de créer des documents, et non de convertir. Or un convertisseur PDF vers PDF/A doit créer un nouveau fichier PDF qui suit les règles dictées par la norme. Exemple :

• Les espaces colorimétriques non calibrés peuvent être remplacés par des espaces calibrés en sélectionnant un profil colorimétrique ICC pour chacun des espaces colorimétriques DeviceGray, DeviceRGB et DeviceCMYK qui dépendent du périphérique.

• Il n’est pas nécessaire d’inclure un mode de sortie s’il n’est pas présent dans le fichier d’entrée. Toutefois, si le fichier d’entrée comporte déjà un profil de sortie (p. ex. un profil CMJN), il est recommandé de le conserver, ainsi que les couleurs dépendantes du périphérique qui s’y rapportent.

• L’incorporation de programmes de polices manquants n’est facile à réaliser que si la police d’origine est disponible, ce qui n’est souvent pas le cas. Si la police n’est pas disponible, elle doit être remplacée par une police de substitution qui doit être similaire à la police d’origine.

• Si la transparence est interdite, comme c’est le cas pour le PDF/A-1, le convertisseur doit procéder à une sorte de réduction de la transparence ou rejeter le fichier s’il ne peut pas le faire.

• Dans le cas de fonctionnalités interdites, telles que JavaScript, les contenus multimédia, les actions, etc., le convertisseur a la possibilité de supprimer des fonctionnalités ou de rejeter le fichier si l’utilisateur le souhaite.

Pourquoi un document PDF/A doit-il être validé ?

Pour les entreprises, il est essentiel de savoir si les documents PDF et PDF/A qui passent par les processus pertinents pour l’entreprise sont bel et bien conformes à la norme correspondante. Ce n’est pas parce qu’un document prétend être au format PDF/A qu’il l’est forcément. PDF/A est un critère de qualité qui permet un archivage conforme dans une archive numérique à long terme. Mais comment s’assurer que les documents PDF/A générés à partir de sources externes et internes respectent strictement la norme ?

Un validateur de PDF permet de vérifier la conformité d’un document PDF à une spécification donnée. Cet outil propose une série d’ensembles de règles – généralement sous forme de profils – qui analysent la conformité des documents en conséquence.

Dans quel but les documents PDF/A sont-ils signés ?

Les documents numériques sont aujourd’hui étroitement liés aux processus d’entreprise. Ainsi, les signatures électroniques jouent un rôle clé dans ce contexte. Or on sait souvent peu de choses à ce sujet. Les signatures électroniques remplissent quatre fonctions essentielles :

• Remplacement de la signature manuscrite : la signature électronique peut satisfaire à l’exigence d’une signature manuscrite au même titre que la signature manuscrite elle-même à condition que les exigences légales en la matière soient respectées.

• Protection de l’intégrité : les signatures électroniques ont un « effet de scellement » sur les documents numériques, dans la mesure où elles rendent manifeste toute modification ultérieure du document.

• Authenticité : la signature électronique permet de s’assurer que la signature peut être attribuée sans équivoque à une personne physique ou morale.

• Autorisation : les droits et les autorisations peuvent être définis et gérés dans le certificat, et donc être attribués à une personne. La signature électronique peut garantir que les modifications apportées au document restent identifiables et traçables à tout moment.

L’utilisation concrète des signatures électroniques dans les processus métier dépend de chaque cas particulier. Il est recommandé d’utiliser le format PDF/A pour les documents signés et de se servir d’un logiciel de signature qui répond à toutes les exigences concernant la validité de la signature et l’archivage à long terme.