PDF/A-3 dans la pratique
Dans la pratique, le format PDF inspire une grande confiance et est donc largement plébiscité. En matière d’archivage, PDF/A est devenu la norme. Il n’est donc pas étonnant que des entreprises et des institutions émettent et soutiennent des exigences concernant le format des fichiers et les normes d’archivage. Elles doivent en effet relever le défi de satisfaire à leur obligation légale de conservation tout en travaillant de manière rentable. Dans diverses applications de traitement de documents, la norme PDF/A-3 promet de gros avantages pour mettre en œuvre des solutions pratiques.
PDF/A-3 permet d’utiliser le PDF comme conteneur pour un nombre illimité de fichiers, quel que soit leur format. Le PDF papier, électronique jusqu’ici, peut être transformé en classeur archivable pour différents formats de fichiers. Ainsi, des fichiers XML, MS Word et des formats (binaires) propriétaires peuvent également être archivés dans leur format d’origine.
Mais le développement du format d’archivage hybride présente aussi des risques. Avec PDF/A-3, vous risquez de diffuser ou d’archiver des pièces jointes de formats divers potentiellement nuisibles. En fonction du cas d’utilisation, il est donc recommandé de limiter les formats autorisés pour les pièces jointes. Pour les cas d’utilisation où aucune pièce jointe n’est nécessaire, vous pouvez avoir recours à la norme PDF/A-2, plus restrictive.
Facturation selon la norme ZUGFeRD
L’expédition et l’archivage de factures électroniques sont des applications très courantes. En Europe, la norme ZUGFeRD progresse comme format pour les factures électroniques. Conformément à cette norme, une facture contient le document visuel et le fichier XML lisible par les machines dans le même fichier. Pour les factures ZUGFeRD, le destinataire peut, au choix, faire effectuer la comptabilisation par du personnel ou de manière entièrement automatique. De plus, l’utilisation systématique de PDF/A-3 accélère nettement le traitement des factures et la comptabilité, ce qui entraîne des réductions drastiques des coûts et une diminution des délais de paiement.
Archivage d’e-mails
Quelques entreprises utilisent PDF/A-3 pour conserver le contenu d’e-mails, qui reste alors disponible. PDF/A-3 facilite le regroupement de contenus de formats divers à des fins de communication et de référence. Si vous le souhaitez, les fichiers originaux des messages envoyés par e-mail sont conservés sous forme de pièces jointes.
Formats de tableurs
L’archivage de tableaux est difficile de deux points de vue. D’une part, l’insertion de la feuille de calcul dans un format de papier prédéfini peut rendre le tableau illisible ou difficile à consulter. Le deuxième problème est lié à la conversion en PDF/A, après laquelle aucune formule et aucun calcul ne sont plus intelligibles. La possibilité de mettre le tableau Excel original en pièce jointe permet de relever ce défi de manière astucieuse.
Contrats à signature numérique
Les contrats ou autres documents portant une signature numérique sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle et au-delà. Cependant, si un document signé était converti ultérieurement en PDF/A, la signature numérique ne serait plus valide. Dans ce cas, la norme PDF/A-3 est une bonne solution provisoire : le document original portant la signature valide peut être joint au PDF archivable, tandis que la validité du document et de la signature sont prouvés par la pièce jointe.
Construction technique
Dans le domaine de la construction, on profite déjà des avantages de la formation de conteneurs en PDF/A-3 ; ainsi, les entreprises peuvent conserver les données originales de modèles 3D directement dans le fichier PDF/A-3, indépendamment de leur format.