The 10 most important things you should know about PDF/A

1. PDF/A est un standard ISO

Un standard ISO est une norme internationale qui définit le procédé optimal pour satisfaire à une spécification. Le format de fichier PDF/A est un standard ISO depuis 2005 et est spécialement adapté aux besoins de l’archivage. En tant que standard ouvert, il est indépendant des plateformes et des fournisseurs. PDF/A est le fruit de nombreuses années d’expérience avec PDF (depuis 1993).

Ce format est utilisé dans toutes les branches et est désormais bien établi. Le standard PDF/A garantit la lisibilité à long terme des documents conformes PDF/A avec les très nombreux logiciels de visualisation (p. ex. Adobe Acrobat/Adobe Reader). Le standard PDF/A contient toutes les informations pour créer une visionneuse conforme PDF/A aujourd’hui mais également à l’avenir. PDF/A fait l’objet de mises à jour continues. En 2011, la 2e et en 2012 la 3e partie du standard a été publiée.

2. Des métadonnées standardisées sont incorporées au document

Toutes les informations qui servent à décrire un document (métadonnées) sont intégrées directement dans le document PDF/A. Ces métadonnées sont conservées en un format standardisé, échangeable (XMP, standard XML ouvert). Les métadonnées d’autres formats (p. ex. PNG, PostScript ou TIFF) peuvent être transférées aisément dans le document PDF/A. L’utilisation de systèmes (souvent propriétaires) pour la mémorisation séparée des métadonnées devient ainsi superflue.

3. Les documents PDF/A permettent des recherches en mode texte intégral

La possibilité d’effectuer des recherches en mode texte intégral fait aussi partie du standard. Le texte d’un contenu créé numériquement est intégré dans le document lui-même. Cela concerne également les documents scannés avec la reconnaissance optique de caractères OCR(Optical Character Recognition). Le document PDF/A mémorise le texte lu (comme Unicode) ainsi que l’image d’origine. L’apparence visuelle reste ainsi inchangée et la fonction de recherche est préservée.

4. Toutes les informations nécessaires à la restitution sont incluses dans le document

Les documents PDF/A sont autonomes et indépendants : les éléments (polices de caractères, profils de couleurs, etc.), nécessaires à une restitution correcte sont contenus dans le document. Un document PDF/A ne doit pas comporter de références à des sources externes. De simples références informatives, telles que des liens vers des sites Internet par exemple, sont en revanche autorisées.

5. PDF/A économise la place occupée en mémoire

Même si les documents PDF/A contiennent plus d’informations que les fichiers image (p. ex. TIFF), ils nécessitent en général moins de place en mémoire grâce au procédé efficace de compression et de séparation des couleurs.

6. Sécurité optimale grâce aux signatures numériques

La combinaison de PDF/A et des signatures numériques assure que le document ne puisse pas subir de manipulations ultérieures, mais qu’il représente le contenu d’origine voulu par l’auteur, ce qui garantit la sécurité légale pour l’archivage de longue durée.

7. DF/A peut satisfaire aux directives pour l’accessibilité des informations aux personnes handicapées (USA : Rehabilitation Act, S

Le standard PDF/A est subdivisé en des sous-standards. Le sous-standard « Part A » (PDF/A-1a, PDF/A-2a et PDF/A-3a) représente la version la plus complète contenant des informations qui offrent une meilleure aide aux utilisateurs qui ont des besoins particuliers (accessibilité élargie). Ainsi, les textes peuvent être affichés comme Unicode p. ex. et conviennent donc pour la parole synthétique générée par ordinateur. En outre, la structure des documents est en tout temps préservée; le sens de lecture et une description des images en clair sont inclus à cette fin dans le standard. D’autres sous-standards sont des versions moins perfectionnées, mais qui en général suffisent. Des secteurs d’application typiques sont les documents scannés et la conversion vers PDF/A de documents créés numériquement.

8. Les document PDF/A restent valables indéfiniment

Le comité du standard ISO étend le standard tous les deux à quatre ans. Il n’est pas nécessaire pour autant de convertir les documents PDF/A existants, car ils restent valables indéfiniment. ISO n’est pas autorisé à révoquer le standard PDF/A.

9. PDF/A est largement accepté par les utilisateurs

En Europe et en Asie, PDF/A est déjà recommandé ou prescrit. Les gouvernements, organisations et entreprises définissent le format PDF/A comme un standard pour l’archivage de longue durée. En Amérique du Nord, il existe aussi des directives de ce genre, en particulier pour les tribunaux, les bibliothèques et les centrales nucléaires. Le PDF Assocation contribue de manière décisive à la diffusion du format.

10. Des outils fiables sont d’ores et déjà disponibles

Grâce aux longues années d’expérience avec PDF et la réaction rapide des principaux fabricants de technologies PDF, il existe déjà une grande variété d’outils logiciels conformes à PDF/A sur le marché. Le site Internet de l’association du PDF Assocation en fournit un aperçu général.