Bulletin mai 2021

Chers lecteurs et lectrices,

Qu'est-ce que le PDF/A-3 ? Comment est-elle créée ? A quoi sert-il en pratique ?

Ce sont les questions que nous abordons dans ce numéro de la lettre d'information. Notre service de conversion 4-Heights® offre de nouveaux flux de travail pour la création de PDF/A-3. Découvrez les possibilités du flux de travail "PDF/A-3 Archive". Nous présentons également quelques cas d'utilisation dans lesquels vous pouvez particulièrement bénéficier du PDF/A-3.

Sur une note personnelle : cette édition est issue d'un nouveau stylo. L'équipe marketing nouvellement formée de PDF Tools se présente à vous ci-dessous. Vous avez des questions ou des sujets que vous aimeriez voir abordés dans cette lettre d'information ? Faites-nous en part à l'adresse pdfmarketing(at)pdf-tools.com.

Bonne lecture !

Votre équipe PDF Tools

Nouveau flux de travail dans Conversion Service: archive PDF/A-3

Comme le flux de travail existant « Archive PDF/A-2 », plus restrictif, le flux de travail « Archive PDF/A-3 » a été spécialement conçu pour la préparation de documents à archiver. Ce flux de travail génère des documents de sortie conformes à la norme PDF/A-3 et contient les fonctions clés suivantes :

Des documents source (par ex. .docx, .xlsx, .pptx) peuvent être joints au document de sortie créé. Des documents Office peuvent ainsi à la fois être archivés et maintenus disponibles pour une utilisation ultérieure en tant que modèle.
Si vous le souhaitez, des parties du document, par ex. des pièces jointes, peuvent être conservées dans leur format source d’origine (images, fichiers XML ou encore formats propriétaires).
Un protocole détaillé de toutes les étapes de travail, appelées événements, peut être affiché via l’API RESET de 4-Heights® Conversion Service. En option, un résumé des événements du protocole peut être joint au document de sortie sous forme de fichier texte. Le nouveau flux de travail Archive PDF/A-3 est disponible avec la Release 2.5.0 de 4-Heights® Conversion Service.

Nouvelles options de configuration : conversion ou collection ?

Le flux de travail offre deux nouvelles options de configuration, à savoir le mode Convert et le mode Collect. Ces options définissent comment les différentes parties d’un document sont converties puis réunies dans le document de sortie qui en résulte. Le mode Convert règle la manière dont le contenu d’une partie d’un sera traité : converti au format PDF/A-3, conservé comme document source original ou ignoré. Le mode Collect gère le processus de combinaison du document à convertir et de ses pièces jointes pour générer un document de sortie.

Un exemple : un e-mail comportant un document Word et une photo JPEG peut être converti en PDF/A-3 de la façon suivante avec les paramètres par défaut.

Document principal PDF/A-3 contenant le corps du mail et trois pièces jointes :

Document Word converti en PDF/A-3 avec son fichier .docx source en pièce jointe.
La photo JPEG reste dans le format source
Rapport/Protocole dans lequel toutes les étapes de la conversion sont résumées.

Quelle différence y a-t-il entre PDF/A-2 et PDF/A-3 ?

PDF/A-3 contient une modification essentielle par rapport à PDF/A-2 : dans PDF/A-2, il était déjà possible d’intégrer des documents conformes à PDF/A en tant que pièces jointes. PDF/A-3 permet en revanche pour la première fois l’intégration de n’importe quel format de document, comme des fichiers Excel, Word, HTML, CAO ou XML.

Cela répond au besoin d’entreprises de différents secteurs de conserver des fichiers originaux avec les fichiers convertis PDF/A au format d’origine. PDF/A-2 permettait déjà de recueillir des fichiers liés dans une même « Collection ». L’archivage d’e-mails et de leurs pièces jointes, qui peuvent avoir différents formats de fichiers, est une application typique de la norme PDF/A-3.

Vous trouverez plus d’informations sur les différences entre les normes PDF/A-2 et PDF/A-3 sur notre site Internet correspondant.

D’autres flux de travail sont en préparation

La Feature Release 2.5.0 de Conversion Service contient également le nouveau flux de travail « Invoice », dont nous vous présenterons les détails dans une autre édition de la newsletter. Si vous êtes très impatient d’en savoir plus sur le flux de travail « Invoice », consultez le chapitre 5.3 du Manuel utilisateur ou demandez conseil à notre équipe de vente via pdfsales(at)pdf-tools.com.

Nous pouvons déjà vous le révéler : d’autres flux de travail suivront. Nous continuons de développer et de publier des flux de travail préconfigurés pour vous aider à effectuer vos tâches de traitement de documents de manière optimale et à les automatiser avec un travail de mise en service réduit. Alors, restez à l’écoute !

En savoir plus sur notre Conversion Service

PDF/A-3 dans la pratique : les avantages dans 5 applications

Dans la pratique, le format PDF inspire une grande confiance et est donc largement plébiscité. En matière d’archivage, PDF/A est devenu la norme. Il n’est donc pas étonnant que des entreprises et des institutions émettent et soutiennent des exigences concernant le format des fichiers et les normes d’archivage. Elles doivent en effet relever le défi de satisfaire à leur obligation légale de conservation tout en travaillant de manière rentable. Dans diverses applications de traitement de documents, la norme PDF/A-3 promet de gros avantages pour mettre en œuvre des solutions pratiques.

PDF/A-3 permet d’utiliser le PDF comme conteneur pour un nombre illimité de fichiers, quel que soit leur format. Le PDF papier, électronique jusqu’ici, peut être transformé en classeur archivable pour différents formats de fichiers. Ainsi, des fichiers XML, MS Word et des formats (binaires) propriétaires peuvent également être archivés dans leur format d’origine.

Mais le développement du format d’archivage hybride présente aussi des risques. Avec PDF/A-3, vous risquez de diffuser ou d’archiver des pièces jointes de formats divers potentiellement nuisibles. En fonction du cas d’utilisation, il est donc recommandé de limiter les formats autorisés pour les pièces jointes. Pour les cas d’utilisation où aucune pièce jointe n’est nécessaire, vous pouvez avoir recours à la norme PDF/A-2, plus restrictive.

Facturation selon la norme ZUGFeRD

L’expédition et l’archivage de factures électroniques sont des applications très courantes. En Europe, la norme ZUGFeRD progresse comme format pour les factures électroniques. Conformément à cette norme, une facture contient le document visuel et le fichier XML lisible par les machines dans le même fichier. Pour les factures ZUGFeRD, le destinataire peut, au choix, faire effectuer la comptabilisation par du personnel ou de manière entièrement automatique. De plus, l’utilisation systématique de PDF/A-3 accélère nettement le traitement des factures et la comptabilité, ce qui entraîne des réductions drastiques des coûts et une diminution des délais de paiement.

Archivage d’e-mails

Quelques entreprises utilisent PDF/A-3 pour conserver le contenu d’e-mails, qui reste alors disponible. PDF/A-3 facilite le regroupement de contenus de formats divers à des fins de communication et de référence. Si vous le souhaitez, les fichiers originaux des messages envoyés par e-mail sont conservés sous forme de pièces jointes.

Formats de tableurs

L’archivage de tableaux est difficile de deux points de vue. D’une part, l’insertion de la feuille de calcul dans un format de papier prédéfini peut rendre le tableau illisible ou difficile à consulter. Le deuxième problème est lié à la conversion en PDF/A, après laquelle aucune formule et aucun calcul ne sont plus intelligibles. La possibilité de mettre le tableau Excel original en pièce jointe permet de relever ce défi de manière astucieuse.

Contrats à signature numérique

Les contrats ou autres documents portant une signature numérique sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle et au-delà. Cependant, si un document signé était converti ultérieurement en PDF/A, la signature numérique ne serait plus valide. Dans ce cas, la norme PDF/A-3 est une bonne solution provisoire : le document original portant la signature valide peut être joint au PDF archivable, tandis que la validité du document et de la signature sont prouvés par la pièce jointe.

Construction technique

Dans le domaine de la construction, on profite déjà des avantages de la formation de conteneurs en PDF/A-3 ; ainsi, les entreprises peuvent conserver les données originales de modèles 3D directement dans le fichier PDF/A-3, indépendamment de leur format.

Votre application n’a pas été évoquée ou vous voulez en savoir plus ?

Demandez des conseils pour vos cas d’utilisation.

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Notre équipe marketing se présente

Nous avons remanié notre équipe chargée du marketing et de la communication. La nouvelle équipe de marketing est composée d’Anderson Santana pour le marketing numérique et de Marisa Brucker pour la communication marketing. Ensemble, ils soigneront l’apparence de PDF Tools et assureront la promotion de nos produits.

Anderson Santana est chez PDF Tools depuis janvier 2020, où il traite les thèmes SEO, SEA Web Analytics et User Experience. Il a acquis son savoir-faire au fil des nombreuses années passées dans des agences et des entreprises, en Suisse comme à l’étranger.

Pendant ses loisirs, on le trouve derrière l’objectif de son appareil photo, en train de préparer son prochain livre photo.

Marisa Brucker est arrivée chez PDF Tools en mars 2021 et apporte avec elle près de dix ans d’expérience en marketing B2B. Elle se réjouit particulièrement de vous fournir des informations utiles par le biais de cette newsletter et des réseaux sociaux, ainsi que de vous faire découvrir les coulisses de PDF Tools AG.

Pendant ses loisirs, on trouve Marisa derrière sa machine à coudre ou en plein projet de bricolage.

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