Préparation d’eDossiers conformes PDF/A avec le Document Converter

Exigences de l'application

La société Solothurner Spitäler cherchait une solution pour archiver correctement les dossiers électroniques dans son système. Dans le cadre d’un eDossier basé sur SAP Folders Management, tous les e-mails et documents Office entrants doivent être convertis en PDF/A avant de pouvoir être archivés.  Le convertisseur de documents 3-Heights® devait pouvoir intégrer ce processus directement, efficacement et de manière conviviale dans le processus SAP.

Avantages pour le client

Grâce à l’utilisation simple et à la vitesse élevée du convertisseur des documents, l’archivage de documents électroniques bénéficie d’une grande acceptation et permet ainsi que les dossiers électroniques soient complets. La norme PDF/A garantit en outre la lisibilité des documents conformes et la conformité dans l’archive à long terme.

Réalisation

La société joinApps AG a intégré le convertisseur de documents 3-Heights® via un service Web directement dans SAP Folders Management. L’utilisateur est ainsi en mesure de placer ses fichiers Office comme d’habitude dans la fenêtre SAP en faisant un « glisser/déposer ». Dès que le processus est initialisé, le convertisseur de documents se met à fonctionner et convertit les fichiers en PDF/A.  SAP attribue directement le document converti au dossier actuel et archive le tout. Pour les e-mails, l’utilisateur peut choisir librement de convertir et d’archiver l’e-mail, les pièces jointes ou l’ensemble de l’e-mail en PDF/A.