Conversion PDF/A avec reconnaissance OCR pour la gestion des documents de la Fondation Volkswagen

Exigences de l'application

La Fondation Volkswagen disposait de nombreux types de documents PDF et bureautiques, d'images et d'e-mails stockés dans son ancien système de gestion de documents (SGD). À l'avenir, tous les documents image et PDF devront être convertis dans le format standardisé d'archivage à long terme PDF/A. Les logiciels nécessaires à cet effet doivent fonctionner en arrière-plan et surveiller les dossiers du réseau configurés en tant que chemins UNC. En plus de la conversion, la reconnaissance OCR doit être effectuée sur les documents. Après avoir testé plusieurs produits de différents fournisseurs, la décision a été prise de mettre en œuvre les produits 3-Heights® de PDF Tools AG. Le facteur décisif a été l'assistance en langue allemande, qui a été fournie en paroles et en actes avant même l'achat du premier produit. D'autres critères étaient le rapport coût/valeur attractif et la stabilité du temps d'exécution.

Avantages pour le client

En intégrant les composants de 3-Heights®, la Fondation Volkswagen a réussi à normaliser les différentes variantes de PDF dans son SGD. De même, la conversion de différents formats d'images en documents PDF indexés en texte intégral est possible. En mettant en œuvre le format standard ISO PDF/A pour l'archivage à long terme des documents électroniques, la Fondation Volkswagen a opté pour une norme internationalement reconnue et particulièrement adaptée aux exigences de l'archivage. Grâce à ces mesures, la manipulation du système d'archivage a été considérablement améliorée pour les employés de la Fondation Volkswagen. Rien que la première année, plus de 1,2 million de pages ont été traitées par ce moyen, la tendance étant à la hausse.

Réalisation

Le projet a été mis en œuvre par la Fondation Volkswagen elle-même. En outre, un outil d'importation/exportation a été commandé auprès du fournisseur de SGD "Optimal-Systems". Les produits PDF Tools AG ont été installés et configurés sur un serveur séparé. Les services qui surveillent le chemin UNC ont été démarrés avec les droits d'accès nécessaires. L'outil d'importation/exportation exporte les fichiers du SGD vers un chemin UNC ; après la conversion en PDF/A, l'outil réimporte les fichiers. Comme il ne s'agit pas d'un processus critique, l'importation et l'exportation sont contrôlées dans le temps.