Bayer CropScience mise sur le format d’archivage à long terme PDF/A

Exigences de l'application

Le sous-groupe Bayer CropScience génère chaque année plus de 20 000 documents administratifs, ce qui représente un total annuel de plus de 1,5 million de pages, avec une tendance prononcée à la hausse ces dernières années. Par le passé, ces documents étaient enregistrés au format TIFF-G4 dans un système de gestion électronique des documents (GED).

Pour maîtriser à l’avenir la complexité de ces documents, tous les documents existants et futurs doivent être archivés dans le système GED au format PDF de haute qualité. Cet archivage doit être effectué dans un format d’archivage à long terme, avec signet et indexation intégrale du texte.

Pour la réalisation de ce projet, Bayer CropScience avait besoin d’une solution « Out of the Box » de conversion des documents PDF de sources diverses au format PDF/A, de reconnaissance optique de caractères (ROC) et d’extraction des signets et des liens hypertextes des documents. La large gamme de produits et l’extraordinaire diversité des fonctions ont convaincu Bayer CropScience de miser sur les produits de PDF Tools SA.

Avantages pour le client

Cette solution est utilisée chez Bayer CropScience par plus de 1000 employés dans le domaine Global Regulatory Affaires. Les responsables de la documentation des sites internationaux s’assurent que tous les documents réglementaires sont désormais convertis au format d’archivage à long terme PDF/A avant transmission aux administrations de chaque pays.

Cette transformation est avantageuse pour le client à plusieurs titres : contrairement aux pages TIFF, il est possible d’effectuer des recherches dans les documents PDF et d’en copier/coller le contenu. De plus, l’index peut être utilisé pour naviguer rapidement dans le document.

Les utilisateurs peuvent passer à des documents référencés au moyen de liens hypertextes. En plus de ces avantages offerts par le format PDF/A, les polices disponibles et le nombre de signets et/ou de liens hypertextes renseignent sur la qualité des documents qui doivent être traités.

Lors de la réalisation du projet, Bayer CropScience a bénéficié de l’aide rapide de l’assistance pour résoudre des problèmes liés à des formats PDF exotiques. La disponibilité à court terme des mises à jour a également été très appréciée.

Réalisation

Dans un premier temps, Bayer CropScience utilisait des API pour compléter ses services. Depuis trois ans, l’entreprise mise sur 3-Heights® Document Converter, un service autonome qu’elle commande à travers le système de fichiers PDF.

Le convertisseur de documents reçoit les fichiers PDF, lance (si nécessaire) la reconnaissance optique de caractères (ROC) et vérifie finalement la conformité du document avec la norme PDF/A. Les index et les liens hypertextes contenus dans le document restent intacts. Les éventuels commentaires sont rattachés au document.