La numérisation des contrats dans un système ERP

Exigences de l'application

« Préserver notre rôle de leader sur un marché saturé grâce à l’innovation et aux nouvelles technologies. » C’est animée par ce leitmotiv qu’une grande entreprise suisse du secteur de l’informatique a recours à des solutions numériques innovantes, y compris dans ses procédures de gestion interne. Cette entreprise souhaitait numériser la gestion de ses contrats. Autrement dit, passer des contrats papier à des contrats PDF juridiquement valables.

Après une première analyse, il est rapidement apparu qu’elle avait besoin d’acquérir des connaissances et un logiciel spécialisés. La signature numérique de contrats PDF n’est en effet pas très répandue. Pour des raisons budgétaires, l’équipe chargée du projet a préféré opter pour une solution professionnelle plutôt qu’un développement en interne. Le choix du logiciel a été fait selon les critères suivants:

• Prise en charge du script shell Linux

• Insertion correcte de la signature électronique

• Possibilité d’insérer une signature visuelle

• Performance

Avantages pour le client

La nouvelle solution permet la signature électronique de près de 10 000 contrats chaque année. Elle répond aux besoins spécifiques du client, tels que la personnalisation de la signature visuelle (police, texte et image d’arrière-plan).

« 3-Heights® PDF Security est simple d’utilisation et performant, et a pu être intégré sans souci à nos systèmes existants. PDF Tools AG nous a accompagné avec un grand professionnalisme lors de la mise en place du produit et a même ajouté une nouvelle fonctionnalité, et ce, dans le strict respect des délais. »

Réalisation

Les contrats de tout type présents dans le système ERP ont été convertis en PDF et mis de côté temporairement pour une signature ultérieure. Les contrats sont signés par l’utilisateur directement dans l’application ERP.

3-Heights® PDF Security est contrôlé en arrière-plan via le script shell. Cela permet d’insérer des signatures numériques et visuelles selon les paramètres souhaités. Jusqu’à trois signatures peuvent être insérées sur un contrat. Suite à sa signature, le contrat est classé ou archivé dans le système ERP. Le document temporaire d’origine est ensuite supprimé.