Gestion électronique des dossiers sans papier au sein de l'administration fiscale cantonale.

Exigences de l'application

L'archive électronique pour l'évaluation et la perception des impôts au sein de l'administration fiscale cantonale de Thurgovie a été introduite dans le but de mettre en place un système de gestion électronique des dossiers sans papier. La gestion complète des documents de différentes sources (tels que la demande de recouvrement, les déclarations d'impôts scannées, les déclarations d'impôts transmises par voie électronique) a pour but d'améliorer l'efficacité et de permettre un processus d'archivage standardisé.

Avantages pour le client

Au lieu de suivre l'ancien processus papier, environ 155 000 déclarations d'impôts soumises chaque année aux 80 bureaux gérés par l'autorité fiscale cantonale sont rassemblées et soumises au Scan Center de DuMo Informatik. Les dossiers sont scannés et les images et données sont soumises à un traitement ultérieur au centre. Les données brutes (images traitées par machine sans manipulation humaine) sont ensuite converties au format PDF/A-2 et mises à disposition pour une conservation à long terme après application d'une signature numérique. Des données dites de référence issues des déclarations fiscales sont générées pour compléter les données brutes destinées au traitement électronique. Ces données sont optimisées pour le traitement DMS (OS|ECM) et sont également converties au format PDF/A-2. Le PDF/A Validator vérifie ensuite que tous les documents qui arrivent dans la GED sont entièrement conformes afin de garantir les aspects de qualité et de sécurité juridique. Les documents créés à l'aide d'EVA, l'application spécialisée pour l'évaluation électronique, sont également convertis par le convertisseur PDF/A pour le DMS de l'administration fiscale cantonale après avoir été imprimés en vue de leur envoi au client.  Les dossiers électroniques complets rendent le traitement des cas indépendant de l'emplacement physique réel des documents. Les experts en matière de taxation et de documents de valeur de l'administration fiscale, ainsi que les employés des 80 succursales du canton de Thurgovie (environ 230 personnes au total), bénéficient des nombreux avantages de cette application, et l'accès à d'autres utilisateurs est prévu. Le système représente un soulagement logistique pour les autorités fiscales, tandis que les dépenses de stockage sont réduites et la fourniture d'informations améliorée grâce à une accessibilité plus rapide aux fichiers.

Réalisation

À cette fin, les applications spécialisées abx-tax.gov et abx-tax.pub ont été connectées aux archives via la plate-forme d'intégration ECM.ip. ECM.ip reçoit les documents de diverses sources et les prépare conformément aux conventions d'archivage. Le processus comprend la transformation et le complément des métadonnées entrantes, la conversion des documents entrants en PDF/A-2 et la division de ces documents en pages individuelles. Les documents entrants sont traités par lots afin de découpler autant que possible les applications spécialisées de l'archive et de sa disponibilité. Un convertisseur 3-Heights® PDF vers PDF/A est utilisé pour convertir les documents PDF au format PDF/A-2 pour la conservation à long terme, l'intégration de métadonnées et la validation. Des composants PDF Merge Split ont été intégrés dans le paysage ECM.ip d'Abraxas IT via une API JAVA afin de diviser les PDF en pages individuelles conformes à la norme.