Conversion de documents au format PDF/A, validation et archivage numérique à long terme
GEOVAP avait besoin d’une solution intégrée et complète pour que son logiciel de gestion de documents convertisse différents formats de documents au format PDF/A avant leur archivage à long terme. Ceci concernait, entre autres, les formats .doc, .pdf, .xls, .txt, .png, .jpg, .eml et .msg.
Exigences de l'application
GEOVAP avait besoin d’une solution intégrée et complète pour que son logiciel de gestion de documents (PDFServer) convertisse différents formats de documents au format PDF/A avant leur archivage à long terme. Ceci concernait, entre autres, les formats .doc, .pdf, .xls, .txt, .png, .jpg, .eml et .msg.
La fiabilité, la validation des documents et la capacité à convertir des fichiers en bloc ont été les facteurs déterminants lors du choix de la technologie à intégrer au logiciel de GEOVAP. La validation des fichiers PDF/A obtenus devait garantir la conformité tant avec la législation nationale de la République tchèque qu’avec les normes PDF/A.
Avantages pour le client
Garantir la conformité avec la législation nationale de la République tchèque et différentes normes PDF/A est très délicat. Le fait que les archives nationales de la République tchèque utilisent le même logiciel pour la validation PDF/A a conforté GEOVAP dans sa décision d’établir un partenariat avec PDF Tools AG.
En utilisant une solution complète comme 4-Heights® Conversion Service, GEOVAP fait confiance à PDF Tools AG pour la conversion et la conformité de ses propres logiciels, ce qui lui laisse plus de temps pour se consacrer à d’autres domaines de son activité principale comme la production, la livraison et le support opérationnel de systèmes de gestion d’enregistrement de documents ou les services d’assistance logiciel pour les autorités municipales.
Réalisation
4-Heights® Conversion Service s’est avéré la bonne solution pour ce cas d’utilisation. Cette solution satisfait à toutes les exigences de GEOVAP. Auparavant, GEOVAP utilisait MS Office installé localement pour convertir des formats Office courants en PDF/A, mais aucun logiciel ne traitait spécifiquement la validation PDF/A. Les validateurs Web en ligne n’étaient tout simplement pas en mesure de gérer toutes les demandes de traitement en masse de documents, alors même que la validation en masse fiable de documents est une fonctionnalité cruciale du flux de gestion de documents de GEOVAP.
Products for this case
Brief portrait of Geovap
GEOVAP est un fournisseur de technologie logicielle dans les domaines de l’automatisation industrielle et de la gestion de données géospatiales. L’entreprise a été créée en 1991. Les logiciels sont utilisés pour gérer des actifs réels ainsi que pour améliorer les services et l’efficacité opérationnelle. Depuis 2007, GEOVAP fournit des solutions de gestion de documents à des organisations gouvernementales nationales et locales ainsi qu’à d’autres organisations qui traitent des documents. Elle livre une solution complète de gestion des documents pendant tout leur cycle de vie, qui inclut également des outils de conversion de ces derniers en vue de leur archivage et de leur conservation à long terme.