Les outils 3-Heights® pour numériser de vastes archives papier

Exigences de l'application

L'un des clients de KINETIC AG est une compagnie d'assurance qui exploite en Suisse un centre de compétences pour les personnes handicapées par des problèmes de santé. Elle fournit un service qui donne à ces personnes la possibilité de mener une vie indépendante. Le centre de compétence conseille et soutient ses clients, et organise les services appropriés. En raison d'un déménagement, la société a décidé de convertir tous ses dossiers papier au format numérique. Les contraintes d'espace ainsi que le temps de plus en plus long qu'il fallait pour récupérer les dossiers pour une évaluation ont été des éléments clés dans cette décision. Des facteurs tels que le temps, la sécurité et l'exhaustivité des dossiers d'assurance imposent des exigences élevées au processus, tant d'un point de vue organisationnel que technique. Les archives papier contiennent environ 10 millions de documents. À l'origine, la fonction d'importation standard de KINETIC AG incluait une solution d'un fournisseur traditionnel comme middleware entre windream ECM et les scanners haute performance de Pitney Bowes. En raison de problèmes techniques insolubles, ou plutôt d'une architecture inadéquate pour cette solution, il a fallu trouver rapidement un substitut approprié. L'exigence était que le logiciel devait remplir sa tâche de manière stable et avec une qualité fiable, et qu'en cas d'erreur, aucune circonstance introuvable ne pouvait survenir. Une attention particulière a été accordée à la vitesse de conversion, à la qualité du PDF généré et à la taille du fichier.

Avantages pour le client

Auparavant, les employés de la compagnie d'assurance devaient accéder à deux systèmes différents pour traiter un dossier. L'un était l'application logicielle principale qui contenait les documents sélectionnés au format électronique, et l'autre était l'archive papier. Cela compliquait le travail et créait de longs délais de traitement lors des évaluations.  Grâce à la numérisation des dossiers papier et à la disponibilité de toutes les informations au format numérique, la compagnie d'assurance bénéficie, outre la réduction du temps de traitement, d'autres améliorations, par exemple la possibilité pour plusieurs utilisateurs d'accéder simultanément au même document et la libération d'une salle d'archives grâce à l'élimination des archives papier. En outre, la conversion au format standard ISO PDF/A, qui a été développé pour l'archivage à long terme, permet une utilisation flexible des documents. Les produits de PDF Tools AG garantissent un traitement rapide et stable et une excellente qualité des documents. La compagnie d'assurance profite également d'une intégration flexible et orientée vers l'avenir dans les processus et solutions existants.

Réalisation

La numérisation d'une archive papier existante et la destruction ultérieure des copies papier exigent un processus bien pensé et un niveau élevé d'assurance qualité. Le processus a donc été structuré de telle sorte que tous les dossiers sont enregistrés avant la numérisation proprement dite et identifiés par un code-barres. Les cinq scanners haute performance utilisés créent des images des dossiers (sous forme de fichiers jpg) et les informations de traitement respectives (nombre de pages, DeepL contenu etc.). La partie de la solution de PDF Tools AG extrait les informations du code-barres. Ensuite, les documents jpg sont traités. La première étape utilise la 3-Heights® TIFF Tool Suite et le module complémentaire OCR pour convertir les images individuelles en documents PDF/A consultables. Les documents traités sont ensuite enregistrés dans les archives de la GED. L'indexation des fichiers comprend également des informations importantes sur le traitement (nombre de pages numérisées, nombre de pages traitées, etc.). La dernière étape du processus est le contrôle de la qualité. Les employés vérifient le contenu des dossiers électroniques et les informations de traitement. Pour ce faire, ils affichent les fichiers PDF générés à l'aide d'un composant 3-Heights® Viewer qui a été amélioré spécifiquement pour la compagnie d'assurance. La validation des dossiers par le groupe d'assurance qualité déclenche l'archivage à long terme conforme à la loi et donne l'ordre de détruire les copies papier.