Une solution de conversion centralisée assure la qualité de plus de 90 000 documents par jour

Exigences de l'application

À la Suva, tous les fichiers PDF appartenant à un dossier de sinistre sont stockés dans un Enterprise Content Management System (système de gestion de contenu d’entreprise). Ces documents sont soit créés en interne, soit envoyés depuis l’extérieur. Les fichiers PDF livrés provenant de différents systèmes sources, ils utilisent différentes normes PDF. Nous avions donc besoin d’une solution de conversion centralisée pour notre gestion des documents. Afin de répondre aux exigences d’archivage à long terme, nous avons défini dans le projet que tous les fichiers PDF devaient être stockés selon la norme PDF/A-2u. Il était avant tout important que la norme PDF/A-2u soit correctement prise en charge. Les exigences clés étaient également l’évolutivité de la solution à utiliser, une vitesse de traitement élevée et des informations transparentes sur les erreurs.

Avantages pour le client

La coopération avec PDF Tools est très professionnelle et extrêmement satisfaisante. L’assistance rapide et efficace est un grand avantage. PDF Tools se caractérise également par la possibilité de répondre à des souhaits particuliers et à fournir des extensions. « Swiss Made » ne sont pas des mots en l’air, mais une promesse.

Nos attentes ont été totalement comblées. La coopération, l’assistance et la correction des bogues ont été très rapides, flexibles et extrêmement efficaces. La solution est utilisée de manière centralisée à la Suva afin d’appliquer la norme PDF/A-2u à tous les documents enregistrés dans les dossiers. Plus de 200 000 pages sont traitées chaque jour. Les jours où la reconnaissance OCR fonctionne, plus de 300 000 pages supplémentaires sont traitées.

Réalisation

Une preuve de concept a été réalisée avec PDF Tools en raison de sa bonne réputation sur le marché. Nous avons pu rapidement intégrer le logiciel dans notre environnement système et réaliser avec succès les premières conversions. Les ajustements et les dysfonctionnements ont été résolus rapidement et de manière proactive par l’éditeur. En plus de la conversion, la reconnaissance OCR est utilisée dans un autre projet avec ABBYY. L’objectif ici est d’extraire les informations textuelles des documents PDF et de les rendre disponibles sous forme de fichier JSON. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par d’autres applications pour le traitement par des machines.

Le logiciel est utilisé de manière centralisée comme un Shared Component (composant partagé) et mis à la disposition des autres équipes sous forme de microservice. Le microservice fonctionne sur Openshift et fournit des interfaces permettant d’utiliser la fonctionnalité sous-jacente de PDF Tools de manière abstraite. Le 4-Heights® Conversion Service de PDF Tools est quant à lui installé sur des serveurs Windows. Grâce à son interface REST simple et optimisée, le microservice codé en Java peut utiliser la fonctionnalité de conversion au format PDF/A-2u.