Swiss Life archive ses documents Microsoft SharePoint au format PDF/A

Exigences de l'application

Dans le domaine de l’assurance collective, divers documents Microsoft Office des processus commerciaux actuels sont gérés dans Microsoft SharePoint pour l’élaboration des offres et la gestion des contrats collectifs. Jusqu’à présent, ces documents étaient archivés au format TIFF. Ces documents proviennent de divers cas commerciaux tels que les offres, la souscription, les cas de prestation ainsi que les opérations client, lesquelles sont réalisées directement par les clients, comme l’entrée, la sortie, la modification des salaires, les mutations de personnes, les actualisations annuelles, etc.

Avec la transition directe de Microsoft SharePoint à l’archivage PDF/A, Swiss Life s’est fixé comme objectif la possibilité de rechercher des documents tout en remplissant les critères de compliance, avec signature et cachet de datation numériques. Pour cela, les documents Microsoft Office devront à l’avenir être directement convertis au format PDF/A lors de la conclusion d’un cas commercial et ajoutés aux archives avec des métadonnées, une signature numérique et un cachet de datation.

Avantages pour le client

Grâce à l’archivage des documents depuis Microsoft SharePoint au format PDF/A, nos collaborateurs en interne commandent le processus d’archivage directement depuis SharePoint et peuvent accéder aux documents archivés à travers l’interface utilisateur standard. Le cercle d’utilisateurs sera ensuite élargi à tous les clients qui ont besoin d’accéder directement à leurs cas commerciaux. Parallèlement à l’archivage dans SharePoint, les documents avec une longue durée d’archivage sont reproduits dans une deuxième archive autonome et stable, ce qui garantit un accès à long terme. Tous les ans, environ 1,5 million de documents sont ajoutés aux archives numériques de cette façon.

Etant donné que les documents archivés disposent tous d’une signature et d’un cachet de datation numérique, les principaux critères de compliance sont remplis. Par exemple, il doit être possible d’apporter la preuve de la date d’entrée et de sortie des documents et de leur inaltérabilité pendant la durée d’archivage. Par ailleurs, les documents ne doivent pouvoir être consultés que selon le principe «need to know». Cela signifie concrètement que les consultations des documents doivent être limitées au strict nécessaire pour l’utilisateur. Les accès (lecture et écriture) aux archives doivent être journalisés (logging), puis supprimés après expiration de la durée de stockage.

Réalisation

Lors de l’archivage à partir de Microsoft SharePoint, les fichiers au format PDF et, à un stade ultérieur, les fichiers au format PowerPoint, Word, Excel et E-Mail seront convertis avec le 3-Heights® Document Converter Service au format d’archivage à long terme PDF/A, puis archivés dans la base de données correspondante avec des métadonnées ainsi qu’une signature et un cachet de datation numériques. Le document PDF/A sera également consigné dans SharePoint.