PDF Tools AG - Kundenstimmen - Erfolgsgeschichten

Erstellung von Schweizer Übernahmen europäischer und internationaler Normen in Rekordzeit

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Ausgangslage

Die Schweizerische Normen-Vereinigung (SNV) ermöglicht und fördert die Erarbeitung und Standardisierung von Normen in der Schweiz. Als Teil dieser Verantwortung gibt sie nationale Normen und Übernahmen auf Deutsch, Französisch und Englisch heraus. Besonders verbreitete Übernahmen sind in mehr als einer Sprache verfügbar. Aktuell veröffentlicht die SNV etwa 5'000 komplexe Dokumente pro Jahr.

In der Vergangenheit erstellte das SNV-Publikationsteam jedes Exemplar in jeder Sprache durch manuelle Bearbeitung der PDFs. Dieser Prozess war fehleranfällig und sehr zeitaufwändig. Die Anforderung eine ständig wachsende Anzahl von Dokumenten in immer mehr Formaten in konstant hoher Qualität zu veröffentlichen, wurde so zu einer echten Herausforderung. Daher war ein neuer und stärker automatisierter Ansatz erforderlich.

Kundennutzen

Das SNV-Publikationsteam kann nun ganz einfach sehen, welche ISO- und CEN-Normen in welchen Sprachen verfügbar sind, die gewünschte Norm auswählen, die von Réalta automatisch generierten nationalen Informationen überprüfen und mit einem Klick eine Harmonisierung einer internationalen Norm erstellen. Die Dauer des Veröffentlichungsprozesses wurde um 50 \% reduziert und es besteht keine Notwendigkeit mehr, Dokumente manuell zu bearbeiten. Die ganze Arbeit wird automatisch im Hintergrund erledigt.

So konnte das SNV-Publikationsteam seinen Fokus von vielen repetitiven, geringwertigen Arbeiten auf die Bereitstellung von konsistenter Qualität und Mehrwert für seine Kunden zu verlagern. So hat die SNV die Möglichkeit schneller Zugang zu Schweizer Versionen von Übernahmen nach europäischen oder internationalen Freigaben zu gewähren oder die Erstellung hilfreicherer Inhalte, beispielsweise in Form mehrsprachiger Versionen, zu erstellen.

Umsetzung

Réalta und SNV arbeiteten eng zusammen, um den Publikationsprozess mit einer Kombination aus XML- und PDF-Publikationstechniken zu automatisieren, da nicht alle Inhalte im XML-Format verfügbar sind. Informationen über die verfügbaren Normen und den Inhalt selbst werden von ISO und CEN über deren API-Gateways bezogen. Réalta verwendet diese zusammen mit den Geschäftsregeln der SNV, um automatisch XML zu generieren, das die kundenspezifischen Deckblätter der SNV erstellt und den gesamten Publishing-Prozess steuert. Dieser Prozess stellt die endgültige nationale Verabschiedung mit Hilfe einer Kombination aus der 3-Heights® PDF Toolbox und einem anderen Drittanbieter-Tool (Antenna House Formatter) zusammen. Zusätzliche Bearbeitungsschritte werden ebenfalls mit der 3-Heights® PDF Toolbox durchgeführt, einschliesslich des Stempelns der nationalen Normenkennung und der Copyright-Erklärung auf jeder Seite des Dokuments. Die endgültige Veröffentlichung erfolgt in Form eines hochwertigen PDF-Dokuments.

Während des Projekts stellte Réalta fest, dass die komplexen Anforderungen der SNV mit dem bisher verwendeten Open-Source-Tool nicht erfüllt werden konnten. Das Open-Source-Tool konnte einige Bearbeitungen nicht korrekt durchführen und Lesezeichen nicht immer korrekt pflegen. Sie suchten auf dem Markt nach einer zuverlässigeren Methode zur Bearbeitung von PDFs. Sie fanden, dass die 3-Heights® PDF Toolbox genau die Funktionalität und Qualität bot, die sie suchten.

Die Implementierung war unkompliziert: Innerhalb eines Monats war SNV mit einem weitgehend automatisierten Prozess betriebsbereit. Danach wurden schrittweise Verfeinerungen vorgenommen, um Spezialfälle zu lösen, während das System in der Praxis eingesetzt wurde.

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Kundenstimmen

„Nachdem wir den Markt sondiert und zwei Produkte in der Praxis getestet haben, freuen wir uns, sagen zu können, dass wir uns für die PDF Toolbox entschieden haben. Der Vertriebs- und Supportservice war hervorragend – genau das, was wir als kleines Unternehmen mit engen Zeitvorgaben brauchten. Als Bonus fanden wir heraus, dass die PDF Tools AG ein aktives Mitglied der Schweizerischen Gesellschaft für Normung ist und in deren Auftrag an der Entwicklung von ISO-Standards für PDFs mitwirkt. Wahrlich eine Win-Win-Situation!“

David Ratcliffe,
Direktor, Réalta Online Publishing Solutions Ltd

„Der Support von PDF Tools fühlt sich wie ein spezialisierter Kollege an: Ein Support-Team zu haben, mit dem man reden kann, machte die Integration einfach. Das Team ging über gestellte Fragen hinaus und wies uns auf Code-Optimierungen hin, die nicht Teil des angesprochenen Problems waren, aber die Qualität unserer Lösungen verbesserten.“

Eamonn Neylon,
Direktor/Architekt, Réalta Online Publishing Solutions Ltd

„Nach der Freigabe zur Veröffentlichung muss die SNV die europäischen Normen innerhalb von sechs Monaten ins Schweizer Normenportfolio übernehmen. Da unser altes Verfahren viel manuelle Arbeit erfordert, können wir diese Anforderung nur knapp erfüllen. Für uns ist Réalta ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Wir schätzen die Flexibilität und Offenheit von Réalta für kontinuierliche Prozessverbesserungen sehr. Die extrem hohe Systemverfügbarkeit gibt uns Prozesssicherheit, um unsere Kunden pünktlich bedienen zu können.“

Marcel Knecht,
Leiter der Abteilung Standardisierung & Internationale Angelegenheiten, Réalta Online Publishing Solutions Ltd

Kurzportrait Réalta Online Publishing Solutions Ltd

Delegierter der Schweizerischen Normenvereinigung (SNV) im ISO Komitee (TC 171)
Die SNV Schweizerische Normen-Vereinigung ist die direkte Vertreterin der weltweiten Normung (über ISO) und der europäischen Normung (über CEN) in der Schweiz.

Kurzportrait Réalta Online Publishing Solutions Ltd

Réalta ist auf das Publishing für Normungsorganisationen spezialisiert. Ihre Lösungen ermöglichen es ihren Kunden hochwertige Normen, nationale Übernahmen und technische Dokumente in verschiedenen Formaten von XML und PDF zu erstellen. Alle Mitglieder des Teams verfügen über praktische, tiefgreifende Erfahrung in den Bereichen Standards, Publishing und XML-Technologien. Als Ergebnis profitieren ihre Kunden von einer kundenspezifisch entwickelten Lösung, die schlank, schnell und einfach zu implementieren ist.