Rechtskonforme, digitale Archivierungslösung von PostFinance

Im Rahmen der Erneuerung der Archiv-Infrastruktur entschied sich die PostFinance AG eine Lösung für digitales Archivieren zu entwickeln. Diese soll für interne Dokumente, welche nicht in direktem Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung stehen, genutzt werden. Das Tool dient dem Archivieren, Ablegen, Teilen und Auffinden interner Dokumente und wird für archivierungspflichtige und/oder geschäftsrelevante Dokumente eingesetzt. Dabei stellt die Lösung die rechtskonforme, digitale Archivierung sicher und erfüllt die regulatorischen Anforderungen des Finanzdienstleisters an die Führung und Archivierung dieser Dokumente. Die Hauptanforderung an die Konvertierungssoftware ist eine möglichst fehlerfreie PDF/A Konvertierung und Validierung. Die Zuverlässigkeit des 3-Heights® Document Converters während der Testphase und die zahlreichen Installationen bei namhaften Unternehmen, welche die Software bereits erfolgreich im Einsatz haben, hat die Verantwortlichen bei der PostFinance AG überzeugt.

Durch die Einbindung des 3-Heights® Document Converters ist die rechtskonforme elektronische Archivierung von internen Dokumenten wie Protokollen, Aktennotizen, Vor­gabedokumenten, Partnerverträgen, usw., welche mit der Büroautomation erstellt und verwaltet werden, gewährleistet. Davor war die Archivierung dieser Dokumente nur mit ­Mikrofilm oder physisch möglich. Heute nutzen rund 250 Mitarbeiter die Archivierungslösung und die zentrale Archivstelle kann jederzeit auf die archivierten Dokumente zugreifen. Im Hinblick auf die Qualität der PDF/A Konvertierung hat sich der 3-Heights® Document Converter im täglichen Einsatz als zuverlässige Lösung bewährt.

Im Wesentlichen basiert die Lösung auf SharePoint, EMC Celerra und dem 3-Heights® Document Converter. Die Archivierung der internen Dokumente wird bei der Veröffentlichung einer Hauptversion in SharePoint angestossen. Durch einen Dispatcher-Job wird das Dokument in ein PDF/A umgewandelt und in EMC Celerra eingeliefert.