Deutscher Versicherer automatisiert E‑Mailarchivierung im Schadensmanagement

Beim Versicherer wurden archivierungswürdige E-Mails und deren Anhänge bisher entweder ausgedruckt und anschliessend gescannt oder als Fax weiterverarbeitet und in TIFF-Format archiviert. Dabei war nicht immer sichergestellt, dass die E-Mails mit allen Anhängen ins Archiv gelangten.

Neu sollten die Sachbearbeiter nach Abschluss der E-Mail-Bearbeitung den Import ihrer persönlichen, durch sie als archivwürdig eingestuften E-Mails ins Archiv manuell anstossen können und damit die Archivierung auslösen. Die Herausforderung lag in den hohen Volumen von mehreren Millionen E-Mails pro Jahr, welche auf diese Weise automatisiert dem Archiv zugeführt werden sollten. Aufgrund des hohen Durchsatzes, der Stabilität und Zuverlässigkeit des 3-Heights® Document Converter Services fiel der Entscheid auf die Lösung von PDF Tools AG.

Mit der automatisierten Archivierung werden grosse Datenmengen an E-Mails inklusive deren Anlagen in den unterschiedlichsten Dateiformaten – aus OpenOffice und Microsoft Office Produktepalette – performant und stabil in ein einheitliches PDF Format übertragen. Die Index-Informationen werden dabei automatisch und in einer einheitlichen Struktur ausgelesen.

Die zu archivierenden E-Mails werden mit Hilfe des Importer-Moduls von Interact Consulting importiert und mittels 3-Heights® Document Converter Service in ein einheitliches PDF Format konvertiert. Bildformate werden weiterhin in TIFF-Format archiviert. Die E-Mails werden dabei für die Fallzuordnung mit entsprechenden Metadaten ergänzt. Anschliessend werden die Daten mit den entsprechenden Modulen der Interact Consulting CaptureSuite aufbereitet und mit EMC Captiva InputAccel ins Archiv exportiert.

Interact Consulting entwickelt und realisiert als Systemintegrator seit 1991 Lösungen und erbringt Leistungen für die automatisierte Verarbeitung unstrukturierter Informationen. Dies umfasst sowohl Scann- und Erfassungslösungen, Dokumentenverwaltungs- und Archivlösungen als auch Portale für die allgemeine Verarbeitung unstrukturierter Informationsträger wie E-Mail und andere elektronische Objekte. 2009 wurde das Unternehmen von einem grossen deutschen Versicherer beauftragt, die E-Mail-Archivierung des persönlichen E-Mailverkehrs seiner Schadenssachbearbeiter zu automatisieren.