PDF Tools AG - Kundenstimmen - Erfolgsgeschichten

Minimierung der Papierakten beim Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich

Ausgangslage

Mit der Einführung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich stellte sich die Frage nach einer effizienten Vertragsverwaltung mit weitreichender Dokumentenunterstützung (ECM). Bestimmungen darin sehen vor, dass alle Haushalte, die in einem Betreuungsverhältnis mit der Stadt Zürich stehen, Veränderungen der Haushalts- und Finanzverhältnisse jährlich mitteilen müssen. Die Erhebungsformulare (rund 12‘000 Anträge pro Jahr) werden den Haushalten auf dem Postweg zugeschickt. Für die Koordination der Ferienbetreuung sind nochmals rund 60‘000 Ferienbetreuungsanträge pro Jahr abzuwickeln und zu verwalten. Bisher wurden alle diese Dokumente in Papierform bearbeitet, versandt und archiviert. Mit der umfassenden Lösung von Advellence wurde die Verwaltung wesentlich vereinfacht. Die Lösung umfasst den «Information Manager», ELOenterprise, eine SAP Schnittstelle sowie die Einbindung des 3-Heights® Document Converter Service.

Kundennutzen

Die Mitarbeiter des Schul- und Sportdepartementes können heute jederzeit auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Lange Suchzeiten und mangelnder Überblick gehören dank einer Minimierung des Papieraktenbestandes der Vergangenheit an und die Effizienz der Arbeitsabläufe konnte wesentlich gesteigert werden. Der ISO Standard PDF/A ist speziell auf die Anforderungen der Archivierung zugeschnitten und garantiert, dass die Dokumente auch auf lange Sicht noch gelesen werden können. Aufgrund der einfachen Anbindung an den Webservice wird dieser Dienst in der Zwischenzeit auch für weitere Projekte beim Schul- und Sportdepartement und in weiteren Departementen der Stadt Zürich genutzt.

Umsetzung

Die Erhebungsformulare wie auch Ferienbetreuungsanträge werden in hinterlegte MS-Word Templates über einen Hintergrundprozess mit Daten geladen und über einen von Advellence eigens dafür entwickelten Webservice durch den 3-Heights® Document Converter nach PDF/A Format konvertiert. Diese PDF/A Dokumente werden anschliessend über einen externen Dienstleister ausgedruckt und auf dem Postweg an die Haushalte verschickt. Gleichzeitig werden sie direkt ins ELOenterprise importiert, wo sie automatisch in der dafür vorgesehenen elektronischen Akte archiviert und indexiert werden.

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Kundenstimmen

„Um den hohen Bearbeitungsaufwand der Vertragspflege der Kinderbetreuung zu mindern, waren rasche Lösungen gefragt. Zu den vielen einzelnen Massnahmen gehört die Auslagerung der Rechnungs- und Formulardrucke, deren Verpackung und Versand sicher zu den effektivsten. <em>Dazu wurde eine ausfallsichere und performante PDF Konvertierungs-Lösung benötigt, welche durch unseren Lösungspartner rasch eingebunden werden konnte. Mit den Produkten der PDF Tools AG und Advellence als Integrator ist dies wunderbar gelungen.</em>“

Albert Malär,
Leiter Abt. Datawarehouse und Informatik Dept. (ADI), Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich (SSD)

„Der hohe Zeitdruck bei der Umsetzung des Projekts verlangte nach rasch zu integrierenden Lösungen, welche auf Anhieb und problemlos die Anforderungen umzusetzen vermochten. Der PDF Converter der PDF Tools AG, als zentrale Komponente, konnte diese Erwartungen erfüllen, ja gar übertreffen.“

Patrick Schäublin,
Projektleiter, ECM Berater, Advellence Solutions AG

Kurzportrait Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich (SSD)

Das Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich setzt sich mit seiner Tätigkeit in den verschiedensten Bereichen für die Belange der Kinder und jungen Erwachsenen in Zürich ein. Hierbei wird eine offene Volksschule angestrebt, die eine hohe und ganzheitliche Bildungsqualität ermöglicht, wettbewerbsfähig ist und damit auch einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich liefert. Im Schul- und Sportdepartement arbeiten rund 5‘500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Kurzportrait Advellence Solutions AG

Advellence ist ein etabliertes Schweizer Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT und Softwareentwicklung für mittlere und grosse Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen und Versorger. Advellence bietet ein breites Portfolio an Beratung und Analyse, Planung und Gestaltung, Entwicklung und Implementierung sowie Schulung, Wartung und Support von «Enterprise Information Technology» Lösungen