Dokumenten-Workflows für Unternehmen

Der Conversion Service kann als Dokumentenkonverterfabrik mit mehreren Produktionslinien (Workflows) betrachtet werden. Eine Produktionslinie besteht aus einer Reihe von Verarbeitungsschritten (z. B. validieren, OCR, konvertieren, zusammenführen, unterschreiben etc.). Die meisten Schritte können an individuelle Bedürfnisse angepasst werden, indem eine oder mehrere Konfigurationen (Profile) für jede Produktionslinie eingerichtet werden. Ein Profil definiert, welche Verarbeitungsschritte aktiviert und welche Optionen verwendet werden sollen.

Der Conversion Service bietet derzeit sechs Workflows an:

• Archiv PDF/A-1

• Archiv PDF/A-2

• Archiv PDF/A-3

• Konvertierung

• Akte

• Rechnung

Archiv PDF/A-1

Dieser Workflow wurde speziell für Kunden entwickelt, die aus rechtlichen Gründen verpflichtet sind, PDF/A-1 zu erstellen, oder bei denen Nachbearbeitungssoftware oder ein Geschäftspartner diesen Standard erfordert. Die Funktionen und Bearbeitungsschritte dieses Workflows sind fast identisch mit dem PDF/A-2-Archivierungsworkflow.

Im Allgemeinen empfehlen wir die Verwendung von "PDF/A-2 archivieren" für das Archivieren, da die Qualität mit PDF/A-2 deutlich besser ist und mehr Dateien für die Umwandlung geeignet sind.

Archiv PDF/A-2

Der "Archiv PDF/A-2"-Workflow ist ein zuverlässiger automatisierter Prozess, um die hochwertige Umwandlung von Office-Dokumenten, Bildern, ZIP-Archiven, E-Mails und Textdateien in PDF/A sicherzustellen. Er umfasst zusätzlich die Validierung und Reparatur von PDF-Dokumenten, die Dateikomprimierung, die Durchsuchbarkeit von Dokumenten durch OCR, das Zusammenführen von PDF-Dateien und das Erstellen digitaler Signaturen. Es ermöglicht auch Dateianhänge. Alle Verarbeitungsschritte können konfiguriert und auch in einem angepassten Dokumenten-Workflow kombiniert werden.

Archiv PDF/A-3

Wie der vorhandene und strengere "Archiv PDF/A-2"-Workflow ist "Archiv PDF/A-3" speziell darauf ausgelegt, Dokumente für die Archivierung vorzubereiten und den PDF/A-3-Standard zu erfüllen. Im Gegensatz zu Archiv PDF/A-2 müssen Quelldokumente, wie docx, xlsx, pptx, nicht konvertiert werden und können dennoch an das resultierende Ausgabedokument angehängt werden. So können Office-Dokumente archiviert und für die spätere Verwendung als Vorlagen verfügbar gehalten werden. Zusätzlich können Sie Word-Dokumente stapelweise in PDF konvertieren und die Originaldateien anhängen. Falls gewünscht, können Dokumentteile wie Anhänge im Originalformat belassen werden, z.B. Bilder, XML oder proprietäre Formate.

Der Workflow bietet zwei Konfigurationsoptionen: Den Konvertiermodus und den Sammelmodus. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert und wie sie in das resultierende Ausgabedokument kombiniert werden.

Zum Beispiel: Eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild kann mit den Standardeinstellungen auf folgende Weise in PDF/A-3 konvertiert werden. PDF/A-3-Hauptdokument, das den E-Mail-Textkörper und drei Anhänge enthält:

• Word-Dokument, konvertiert in PDF/A-3, mit angehängter Quelldatei docx.

• JPEG-Bild wird im Quellformat belassen.

• Bericht/Protokoll, das alle Schritte zusammenfasst, die während des Konvertierungsprozesses durchgeführt wurden.

Konvertierung

Der "Konvertierungsworkflow" wurde hauptsächlich zur Umwandlung von Office-Dokumenten in PDF entwickelt. Auch E-Mails, ZIP-Archive, Bilder, Textdateien und vorhandene PDFs sind möglich. Während der Verarbeitung können Benutzer gezielt wählen, ob für Geschwindigkeit oder Dateigröße optimiert werden soll. OCR ist als optionaler Verarbeitungsschritt verfügbar.

Benutzer wählen den "Konvertierungsworkflow", wenn das Ergebnis nicht als PDF/A erforderlich ist, d.h. wenn das PDF nicht archivierbar sein muss. In interaktiven Anwendungen, bei denen ein Benutzer oder ein nachgelagertes System auf das konvertierte Dokument wartet, ist es entscheidend, dass die PDF-Konvertierung so schnell wie möglich erfolgt. Ein Ausgabedokument, das so klein wie möglich ist, bringt enorme Vorteile, wenn der Speicherplatz begrenzt ist, z.B. für Hosting oder die Übertragung im Web.

Akte

Der "Dossier"-Workflow ist speziell dafür ausgelegt, mehrere PDF-Dokumente zu einem einzigen Dossier zusammenzustellen. Er kann verwendet werden, um mehrere Word-Dokumente in PDFs oder ein zusammengefügtes PDF-Dossier zu konvertieren. Der Workflow unterstützt die Erstellung von Lesezeichen zur Strukturierung des Dossiers. Zusätzlich wird ein klickbares Inhaltsverzeichnis auf den ersten Seiten des zusammengestellten Dokuments generiert und angepasst. Textstempel können auch auf die Dossierseiten angewendet werden, um Dokumentkopf-, Fußzeilen, Seitennummerierung, Wasserzeichen und mehr hinzuzufügen.

Rechnung

Wie der Name schon sagt, ist der Workflow speziell für die Erstellung von Rechnungen ausgelegt. Der "Rechnung"-Workflow konvertiert Quelldokumente, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthalten, in PDF/A-3 und fügt dem Ergebnis eine oder mehrere Dateien hinzu. Dieser Workflow kombiniert alle Eingabedokumente einer Rechnung in einer einzigen PDF/A-3-Datei.

• Eine Datei ergibt eine Rechnung

• Die Hauptdatei, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthält, kann entweder ein Microsoft Word-Dokument oder ein vorhandenes PDF-Dokument sein.

• Der Workflow unterstützt das Anfügen von passenden, maschinenlesbaren XML-Dateien zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen für die automatisierte Verarbeitung.

• Andere optionale Anhänge zur Rechtfertigung der Rechnung oder zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen können ebenfalls hinzugefügt werden, z. B. eine Einzelaufstellung für Telefonrechnungen oder Messdaten für Stromrechnungen.

• Die Konformität mit dem PDF/A-3-Standard garantiert die eindeutige visuelle Wiedergabe des Dokuments. Zusätzlich kann die Rechnung digital signiert werden, um die Authentizität und Integrität der Rechnung zu gewährleisten.