4-Heights® Conversion Service – Dokumenten-Workflows für Unternehmen

Der 4-Heights® Conversion Service ist eine PDF-Konvertierungssoftware zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung und bietet daher Workflows für verschiedene Anwendungen. Man kann sich den Conversion Service als eine Fabrik für Dokumentenkonvertierung mit mehreren Produktionslinien (Workflows) vorstellen. Eine Produktionslinie besteht aus einer Reihe von Verarbeitungsschritten (z.B. validieren, OCR, konvertieren, zusammenführen, signieren usw.). Die meisten Schritte können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, indem ein oder mehrere Setups (Profile) für jede Produktionslinie konfiguriert werden. Ein Profil definiert, welche Verarbeitungsschritte aktiviert und welche Optionen verwendet werden sollen. Der Conversion Service bietet derzeit fünf Workflows: Archive PDF/A-2, Archive PDF/A-3, Conversion, Dossier und Invoice. Die Workflows sind in allen Editionen des Conversion Service verfügbar.

Der "Archive PDF/A-2"-Workflow ist ein zuverlässiger, automatisierter Prozess zur Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Dokumentenkonvertierung von Office-Dokumenten, Bildern, ZIP-Archiven, E-Mails und Textdateien nach PDF/A. Er umfasst außerdem die Validierung und Reparatur von PDF-Dokumenten, die Optimierung von Dateien, die Durchsuchbarkeit von Dokumenten durch OCR, das Zusammenführen von PDF-Dateien und die Erstellung digitaler Signaturen. Auch Dateianhänge sind möglich. Alle Verarbeitungsschritte lassen sich konfigurieren und auch zu einem individuellen Dokumenten-Workflow kombinieren.

Der "Conversion"-Workflow wurde hauptsächlich für die Umwandlung von Office-Dokumenten in PDF konzipiert. Emails, ZIP-Archive, Bild- und Text-Dateien sowie bestehende PDFs sind ebenfalls möglich. Bei der Verarbeitung können Anwender gezielt auswählen, ob sie auf Verarbeitungsgeschwindigkeit oder Dateigrösse optimieren wollen. OCR ist als optionaler Verarbeitungsschritt verfügbar.

Die Wahl von Anwendern fällt dann auf den "Conversion" Workflow, wenn als Ergebnis kein PDF/A benötigt wird, das heisst wenn das PDF nicht archivfähig sein muss. Bei interaktiven Applikationen, bei denen ein User oder nachgelagertes System auf das umgewandelte Dokument wartet, ist es essenziell, wenn die PDF-Konvertierung möglichst schnell erfolgt. Ein möglichst kleines Output-Dokument bringt bei begrenzter Speicherkapazität, z.B. bei Hosting oder Webübertragung, enorme Vorteile.

Der "Dossier"-Workflow wurde speziell für die Zusammenstellung mehrerer PDF-Dokumente zu einem einzigen Dossier entwickelt. Es kann verwendet werden, um mehrere Word-Dokumente in PDF oder ein zusammengestelltes PDF-Dossier zu konvertieren. Der Workflow unterstützt die Erstellung von Bookmarks zur Strukturierung des Dossiers. Ausserdem wird ein anklickbares Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite des zusammengestellten Dokuments erstellt und angepasst. Die Seiten des Dossiers können auch mit Textstempeln versehen werden, um Kopf- und Fusszeilen, Seitenzahlen, Wasserzeichen und vieles mehr hinzuzufügen.

Wie der bestehende und restriktivere Workflow "Archive PDF/A-2" ist der Workflow "Archive PDF/A-3" speziell für die Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung konzipiert. Dieser Workflow erzeugt Ausgabedokumente, die dem PDF/A-3-Standard entsprechen. Im Gegensatz zu PDF/A-2 müssen Quelldokumente (z. B. docx, xlsx, pptx) nicht konvertiert werden und können weiterhin an das entstandene Ausgabedokument angehängt werden. Auf diese Weise können Office-Dokumente archiviert und gleichzeitig für eine spätere Verwendung als Vorlage verfügbar gehalten werden. Zudem konvertieren Sie so Word-Dokumente im Stapelverfahren in PDF und hängen die Originaldateien an. Auf Wunsch können Dokumententeile, wie z. B. Anhänge, in ihrem ursprünglichen Quellformat beibehalten werden, z. B. bei Bildern, XML oder proprietären Formaten.

Der Workflow bietet zwei neue Konfigurationsoptionen, den Convert und den Collect Mode. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert und im resultierenden Ausgabedokument zusammengeführt werden.

Zum Beispiel: Eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild kann mit den Standardeinstellungen auf folgende Weise nach PDF/A-3 konvertiert werden. PDF/A-3-Hauptdokument, das den Mail-Body und drei Anhänge enthält:

• Word-Dokument, konvertiert nach PDF/A-3, mit seiner Quell-Docx-Datei im Anhang.
• JPEG-Bild wird im Quellformat belassen
• Report/Protokoll, in dem alle Schritte des Konvertierungsvorgangs zusammengefasst sind.

Informieren Sie sich über die Unterschiede zwischen den Standards PDF/A-2 und PDF/A-3.

Wie der Name schon sagt, ist der Workflow speziell für die Erstellung von Rechnungen entwickelt worden. Der "Invoice"-Workflow konvertiert Quelldokumente, welche die visuelle Darstellung der Rechnung enthalten, nach PDF/A-3 und hängt eine oder mehrere Dateien an das Ergebnis an.

Dieser Workflow fasst alle Eingabedokumente in einer einzigen PDF/A-3-Datei zusammen.

• Eine Datei ergibt eine Rechnung
• Die Hauptdatei, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthält, kann entweder ein Microsoft Word-Dokument oder ein bestehendes PDF-Dokument sein.
• Der Workflow unterstützt das Anhängen von passendem, maschinenlesbarem XML zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen für die automatisierte Verarbeitung.
• Weitere optionale Anhänge, um die Rechnung zu begründen oder um zusätzliche Informationen zu liefern, können auch hinzugefügt werden, wie z.B. Einzelverbindungsnachweis bei Telefonrechnungen oder Zählerdaten bei Stromrechnungen.
• Die Konformität zum PDF/A-3-Standard garantiert die eindeutige visuelle Wiedergabe des Dokuments. Die Rechnung kann zusätzlich digital signiert werden, um die Authentizität und Integrität der Rechnung sicherzustellen.

Bitte besuchen Sie die 4-Heights® Conversion Service Produktseite, um weitere Informationen über die PDF-Konverter-Software zu erhalten. Dort finden Sie auch die Dokumentation.