Neuer Workflow im Konvertierungsdienst: PDF/A-3 archivieren
Wie der bestehende und eingeschränktere "Archive PDF/A-2"-Workflow ist auch der "Archive PDF/A-3"-Workflow speziell für die Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung konzipiert.
Dieser Workflow erzeugt Ausgabedokumente, die dem PDF/A-3-Standard entsprechen, und enthält die folgenden Hauptfunktionen:
Quelldokumente, wie z.B. docx, xlsx, pptx, können an das resultierende Ausgabedokument angehängt werden. Auf diese Weise können Office-Dokumente archiviert und für die spätere Verwendung, z. B. als Vorlagen, verfügbar gehalten werden.
Falls gewünscht, können Dokumentteile wie Anhänge in ihrem ursprünglichen Format, z. B. Bilder, XML oder proprietäre Formate, beibehalten werden.
Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte, als sogenannte Events, kann über die REST API des 4-Heights® Conversion Service abgerufen werden. Eine Ereigniszusammenfassung des Protokolls kann optional als Textdatei an das Ausgabedokument angehängt werden. Der neue Archive PDF/A-3 Workflow ist mit dem Release 2.5.0 des 4-Heights® Conversion Service verfügbar.
Neue Konfigurationsoptionen: Konvertieren oder sammeln?
Der Workflow bietet zwei neue Konfigurationsoptionen: Den Konvertierungsmodus und den Sammelmodus. Diese Optionen legen fest, wie die verschiedenen Teile eines Dokuments konvertiert und im resultierenden Ausgabedokument kombiniert werden. Der Konvertierungsmodus regelt, wie der Inhalt eines Dokumententeils verarbeitet wird: nach PDF/A-3 konvertiert, als ursprüngliches Quelldokument beibehalten oder ob der Teil übersprungen werden soll. Der Sammelmodus steuert den Kombinationsprozess des konvertierten Dokuments und seiner Anhänge, um das Ausgabedokument zu erstellen.
Ein Beispiel: Eine E-Mail mit einem Word-Dokument und einem JPEG-Bild kann mit den Standardeinstellungen auf folgende Weise in PDF/A-3 konvertiert werden.
PDF/A-3-Hauptdokument, das den Mailtext und drei Anhänge enthält:
Word-Dokument, konvertiert in PDF/A-3, mit angehängter docx-Quelldatei.
Das JPEG-Bild wird im Quellformat beibehalten.
Bericht/Protokoll mit einer Zusammenfassung aller während des Konvertierungsprozesses durchgeführten Schritte.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2 und PDF/A-3?
PDF/A-3 enthält eine wesentliche Änderung gegenüber PDF/A-2: In PDF/A-2 war es bereits möglich, PDF/A-konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 hingegen erlaubt die Einbettung beliebiger Dokumentformate, wie Excel-, Word-, HTML-, CAD- oder XML-Dateien.
Damit wird dem Bedürfnis von Unternehmen verschiedener Branchen entsprochen, Originaldateien zusammen mit den konvertierten PDF/A-Dateien in ihrem ursprünglichen Format aufzubewahren. Das Sammeln zusammengehöriger Dateien in einer "Collection" ist bereits seit PDF/A-2 bekannt. Eine typische Anwendung für den PDF/A-3-Standard ist die Archivierung von E-Mails und deren Anhängen, die aus unterschiedlichen Dateiformaten bestehen können.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den Standards PDF/A-2 und PDF/A-3 finden Sie auf unserer entsprechenden Webseite.
Weitere Workflows auf dem Weg
Die Version 2.5.0 des Konvertierungsdienstes enthält auch den neuen Arbeitsablauf "Rechnung", der in einer der nächsten Ausgaben des Newsletters ausführlich vorgestellt werden wird. Wenn Sie es nicht erwarten können, mehr über den "Invoice"-Workflow zu erfahren, lesen Sie bitte das Kapitel 5.3 im Benutzerhandbuch oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam.
Und so viel sei verraten: Es werden noch mehr Workflows kommen. Wir entwickeln und veröffentlichen weiterhin vorkonfigurierte Workflows, um Ihre Dokumentenverarbeitungsjobs optimal zu unterstützen und zu automatisieren, bei minimalem Anlaufaufwand. Bleiben Sie dran!
