PDF Quality Gate – sichert die Qualität Ihrer Dokumente

Die Sicherstellung der Dokumentenqualität – im Speziellen für den Austausch und die digitale Archivierung - ist “lebenswichtig” für Unternehmen. Speziell, wenn die entsprechenden Schriftstücke eines Tages für einen Audit oder rechtliche Fragen benötigt werden.

Für diesen Zweck wurde das PDF Quality Gate entwickelt.

Man stelle sich folgende Szenarien vor: Dokumente lassen sich nicht mehr öffnen, sind nicht konform, werden falsch dargestellt oder durch unzureichenden Schutz ungewollt verändert. Ursache dafür ist, dass Unternehmen nicht nur mit Dokumenten aus eigenen Quellen arbeiten.

Täglich kommen durch den Austausch mit Partnern, Kunden, öffentlichen Stellen etc. zusätzliche Dokumente hinzu, welche weiterverarbeitet werden müssen.

Wie also stellt man die Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus sicher? Das PDF Quality Gate ist wie ein „Check-in“- und „Check-out“-Schalter für ein- und ausgehende Dokumente im PDF und PDF/A Format.

Das PDF Quality Gate sichert die Qualität von Dokumenten anhand von drei Kriterien:

• ob es sich um gültige PDF-Dokumente handelt
• ob sie dem PDF/A-ISO-Standard entsprechen
• ob die Unternehmensrichtlinien eingehalten sind

• Eingangskontrolle: sämtliche Dokumente, welche von ausserhalb des Unternehmens erzeugt wurden, werden beim Eingang (z.B. E-Mail) analysiert und kontrolliert, ob diese für eine Weiterverarbeitung geeignet sind. Es wird sichergestellt, dass das visuelle Erscheinungsbild der Datei korrekt und andere darin enthaltene Daten nicht beschädigt sind.

• Reparatur: Inkorrekte PDF Erstellung, Manipulation, fehlerhafte Datei-Übertragungen, Systemabstürze und vieles mehr können fehlerhafte PDF Dokumente zum Ergebnis haben. Die automatisch erkannten Defekte in den Dokumenten werden repariert und verlorene Inhalte – soweit möglich - wieder hergestellt. Schädliche Inhalte und / oder nicht relevante Inhalte wie Video und Ton werden entfernt.

• Optimierung: Auflösung, Farben und Schriften werden dem gewünschten Einsatz entsprechend optimiert (Archiv, Web/E-Mail, Print) so dass die Dateigrösse minimiert wird.

• Konvertierung: sämtliche überprüften, reparierten und optimierten Dokumente werden in den PDF/A-2 Standard umgewandelt.

• Signierung: signiert die Dokumente fürs elektronische Langzeitarchiv dem PAdES-Standard entsprechend.

Eine der Herausforderungen im Records Management ist die Standardisierung von Dokumenten aus verschiedenen internen und externen Quellen. Im Allgemeinen ist der Dokumentenaustausch mit Kunden und Geschäftspartnern nur bedingt reglementiert.

Form und Qualität im Posteingang werden extern bestimmt und kommen aus beliebigen Quellen. Für den Prozess, welcher geschäftsrelevante Dokumente prüft und bei Bedarf nachbessert, um den unternehmensweiten Qualitätsstandard zu erreichen, braucht es ein entsprechendes Produkt.

Am effektivsten ist ein zentraler Dienst, welcher aus verschiedenen Abteilungen genutzt werden kann und immer dasselbe Qualitätsniveau liefert. Genau hier setzt das PDF Quality Gate an. Dank seinem modularen Aufbau, können je Prozess im Unternehmen individuelle Konfigurationen vorgenommen werden.

Das allgemeine Prinzip ist immer dasselbe: Im ersten Schritt wird validiert, ob das Dokument die geforderten Richtlinien einhält. Falls dies nicht zutrifft, wird in einem zweiten Schritt das Dokument so aufbereitet, dass es die Richtlinien erfüllt. Die Behandlung von Fehlerfällen wird zentral definiert, z.B. wenn ein Dokument unlesbar ist, oder eine elektronische Signatur verlangt wird, diese aber fehlt oder ungültig ist.

• Create – Die intern erstellten Dokumente aus Backoffice und anderen Applikationen, welche die eigenen Qualitätsanforderungen nicht erfüllen, werden entsprechend nachgebessert.

• Capture – Eingangsdokumente aus verschiedenen Kanälen werden standardisiert. In einem Schritt wird aus einem Bild vom Scanner ein PDF/A konformes Dokument, mit adäquater Bildkomprimierung und OCR Text. E-Mails samt Anhängen werden konvertiert für die Weiterverarbeitung oder Ablage im Kundendossier.

• Manage – Nach der Assemblierung von Dossiers aus verschiedenen Quellen werden diese optimiert für die Weiterverarbeitung.

• Deliver – Dokumente werden für den sicheren Austausch aufbereitet. Sie werden ggf. elektronisch signiert und erhalten einen Zeitstempel.

• Preserve – Das zu archivierende Dokument wird gegen die Archiv-Richtlinien geprüft. Die Gültigkeit der elektronischen Signatur wird geprüft. Fehlt die Signatur, kann eine Signatur für die Archivierung angebracht werden.

Dann gibt es Produkte, welche zusätzlich gegen ISO 32000, oder zumindest Teilen davon prüfen. Dies sind im Allgemeinen professionelle Produkte, welche ein breiteres Spektrum an Dokumenten abdecken. Doch auch diese gelangen, praktisch ohne Ausnahme, an ihre Grenzen. Nämlich dann, wenn es fehlerhafte Teile zu prüfen gilt, wofür ISO 32000 auf andere Spezifikationen referenziert. Dies kann praktisch bei jedem Dokument vorkommen. Denn dazu gehören Schriften und Kompressionen von Bildern – zwei fundamentale Elemente in PDF.

Durch die referenzierten Spezifikationen sammeln sich schnell mehrere tausend Seiten an. Die reine Komplexität würde in einem Validierungsprozess einer anderen Grössenordnung resultieren. Es wäre zwar im Sinn und Geist von PDF/A auch diese Teile im PDF zu validieren, denn ein Dokument mit ungültigen eingebetteten Schriften kann schwere visuelle Mängel haben. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und der Umsetzbarkeit, fordert der PDF/A Standard die Validierung von referenzierten Standards jedoch nicht explizit ein. Folglich macht sich auch kaum ein Hersteller die Mühe und nimmt den extra Aufwand auf sich.

Und dann gibt es das PDF Quality Gate von PDF Tools AG. Es geht die extra Meile und testet alle Aspekte des PDF/A Dokuments. Das Quality Gate setzt den wahren ursprünglichen Gedanken von PDF/A konsequent um. Es validiert gegen PDF/A, PDF und alle relevanten referenzierten Spezifikationen. Es geht noch einen Schritt weiter und erlaubt zusätzlich spezifische Anforderungen abzudecken. Wie zum Beispiel, dass nur eine abschliessende Liste von Schriftarten oder Typen von Anhängen zugelassen sind (in PDF/A-2 sind nur PDF/A Anhänge, PDF/A-3 sind alle Anhänge erlaubt). Damit lassen sich konkrete Unternehmens-, Prozess- oder Branchen-Anforderungen präzise umsetzen bei gleichzeitiger Einhaltung von internationalen Standards.

Das Portable Document Format wurde 1993 erstmals veröffentlicht. Fortan entwickelte es sich von der ursprünglichen Idee eines simplen, Plattform-unabhängigen digitalen Blatt Papiers weiter. Es stellte eine breite Palette an Möglichkeiten bereit und erfüllte Anforderungen verschiedenster Branchen.

Durch die Mächtigkeit des Formats selber, aber auch auf Grund der Vielfalt von Softwarehersteller, entstanden unzählige Dokumente, welche der ursprünglichen Idee vom PDF nicht mehr entsprachen. Viele Dokumente waren für standardisierte Businessprozesse auf Grund ihres Inhaltes oder ihrer Qualität nicht mehr geeignet, insbesondere im Bereich der Archivierung.

Das Bedürfnis nach höherer Qualität wurde erkannt und durch PDF/A abgedeckt. Damit wurde ein ISO Standard geschaffen, welcher dynamische oder gar schädliche Inhalte oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen ausschliesst.

PDF/A setzt auf PDF auf, oder konkreter PDF/A-1 (ISO 19005-1) basiert auf PDF-1.4 und PDF/A-2 (ISO 19005-2) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A beschreibt das Delta, was aus dem PDF Standard zwingend ist (z.B. Schriften müssen eingebettet sein) und was im PDF/A nicht erlaubt ist (z.B. LZW (GIF) Komprimierung ist verboten). Die PDF/A-2 Spezifikation ist gerade mal 38 Seiten stark. Im Gegensatz dazu sind es bei ISO 32000-1 bzw. bei PDF-1.4 gegen 1000 Seiten.

Was viele Prozess– und Dokumenten-Verantwortliche oft zu spät realisieren, ist die unterschiedliche Tiefe der Qualitätsprüfung verschiedener Produkte. Die Mehrheit der Produkte im PDF/A Umfeld, insbesondere im Bereich der Dokumenten-Validierung, begnügen sich damit, nur die 38 Seiten vom PDF/A Anteil abzudecken. Das führt zu kurzen Go-to-Market-Zeiten von Produkten, welche auf den ersten Blick dem gewünschten Zweck dienen und ggf. preislich sehr verlockend sind. Bei halbwegs seriösen Produkt-Evaluationen fallen sie dann allerdings recht unsanft durch.