ZUGFeRD - Ein Standard für elektronische Rechnungen im PDF/A-Format

Es gibt eine Fülle von unterschiedlichen Datenformaten für elektronische Rechnungen. Es ist also höchste Zeit für eine Standardisierung. Der ZUGFeRD-Standard hat sich im deutschsprachigen Raum zunehmend etabliert. ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A.

Sie kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten in ein und demselben Dokument, so dass die Benutzer die Wahl haben, ob sie die Rechnungen manuell oder durch automatisierte Prozesse bearbeiten.

Auch die EU hat den Bedarf an einem einheitlichen E-Invoice-Format erkannt und deshalb die europäische Norm EN 16931 geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version 2.0 erfüllt die Anforderungen dieser Norm in vollem Umfang. Und das Beste daran: ZUGFeRD 2.0 ist genauso einfach zu bedienen wie die Vorgängerversion.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf dem ISO-Standard PDF/A, der speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde. Er erfüllt damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente. PDF/A garantiert die korrekte Darstellung einer Rechnung auf lange Sicht.

Das Bild allein reicht jedoch nicht aus, um elektronische Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Deshalb enthält eine ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich die Rechnungsinformationen im maschinenlesbaren XML-Format. Dieses basiert auf PDF/A-3, Teil 3 des PDF/A-Standards. Die Erweiterung ermöglicht die Einbettung von strukturierten XML-Daten in die PDF/A-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist daher immer ein hybrides Dokument, d.h. eine PDF-Datei mit integrierten XLM-Daten. Das PDF kann von Menschen leicht gelesen werden, während XML die Maschinenlesbarkeit garantiert.

Was ist ZUGFeRD 2.0?

ZUGFeRD wurde nach der Veröffentlichung der europäischen Norm EN 16931 im Juni 2017 überarbeitet. Diese EU-Norm zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung europaweit zu vereinheitlichen und eine entsprechende Rechtsgrundlage zu schaffen, um insbesondere Prozesse der öffentlichen Verwaltung und die korrekte Besteuerung zu unterstützen. Eine europaweit anerkannte elektronische Rechnungsnorm erleichtert aber auch den B2B-Handel im Allgemeinen, da sie den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen auf elektronischem Weg genauso einfach macht wie in Papierform - oder dank automatisierter Prozesse sogar noch einfacher.

Der bisherige ZUGFeRD-Standard musste an den neuen angepasst werden. ZUGFeRD 2.0, international als "Factur-X" bezeichnet, wurde im Rahmen der deutsch-französischen Digitalen Agenda geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version erfüllt alle Anforderungen der EN 16931 und basiert zudem auf PDF/A-3.

Was bedeutet ZUGFeRD 2.0 konkret?

Das Erstellen und Austauschen von ZUGFeRD-Rechnungen bleibt so einfach wie bisher. Einige Unternehmenssoftware und Archivierungslösungen unterstützen den Standard bereits. ZUGFeRD schreibt nicht vor, wie die Rechnungen zu versenden sind. Eine E-Invoicing-Plattform ist daher nicht zwingend erforderlich, da PDF/A-Dokumente problemlos per E-Mail verschickt werden können. Entscheidend ist in jedem Fall die vollständige Übereinstimmung der Dokumente mit dem Standard. Zu diesem Zweck wird der 3 Heights® PDF Validator von PDF Tools empfohlen.

Seit Anfang 2018 ist das Erreichen der Compliance in der Schweiz noch einfacher geworden. Seit der Abschaffung der OElDI-Regelung und der Übernahme des Grundsatzes der Beweisfreiheit in das neue Mehrwertsteuergesetz müssen E-Mails nicht mehr digital signiert werden, damit ausgestellte PDF-Rechnungen mehrwertsteuerkonform sind. Eine ordnungsgemäße Buchführung reicht aus, um die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung nachzuweisen. Das macht vor allem kleinen Unternehmen und Kleinstbetrieben das Leben leichter.

Dennoch werden digitale Signaturen in ZUGFeRD-Dokumenten weiterhin wichtig sein. Denn nur digital signierte Rechnungen sind manipulationssicher und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung. PDF/A-3 unterstützt Signaturen nach den ETSI/EN-Standards, darunter PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES stellt die langfristige Gültigkeit eines signierten Dokuments sicher, auch wenn die zugrunde liegenden Algorithmen gebrochen sind. Damit werden auch die strengsten Compliance-Anforderungen erfüllt.

Was wird ZUGFeRD 2.0 für Europa bedeuten?

ZUGFeRD 2.0, oder "Factur-X", ist ein Multiprofilpaket. Das Profil "EN 16931" ersetzt das Profil "Comfort" von ZUGFeRD 1.0 und ist vollständig konform mit der EU-Norm, definiert jedoch nur die Kernelemente einer Rechnung. Mit dem Profil "Erweitert" können je nach Branche, gesetzlichen Vorgaben und anderen Faktoren zusätzliche Details in eine elektronische Rechnung aufgenommen werden. Darüber hinaus wurden zwei weitere Profile für kleinere Lieferanten definiert: "Basic" und "Basic WL".

ZUGFeRD eignet sich für Organisationen jeder Größe, und dank der Konformität mit der EN 16931 hat "Factur-X" auch eine größere internationale Bedeutung. Das Profil "EN 16931" wird von allen europäischen Behörden anerkannt. Die engste Verbindung besteht zwischen Deutschland und Frankreich: Behörden, die an das E-Invoicing-Portal "Chorus" angeschlossen sind, akzeptieren auch die anderen Profile. Außerdem werden ab November 2018 elektronische Rechnungen in Europa für B2G-Transaktionen verpflichtend sein.

Nicht zuletzt basiert ZUGFeRD 2.0 auf dem von UN/CEFACT entwickelten globalen Standard "Cross Industry Invoice". Das bedeutet, dass sich ZUGFeRD 2.0 auch weltweit etablieren könnte.

Wie sieht es mit der elektronischen Rechnungsstellung weltweit aus?

Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung ist je nach Kontinent und Land sehr unterschiedlich. Eine E-Invoicing-Studie des Schweizer Unternehmens Billentis aus dem Jahr 2017 zeigt ein Spektrum mit "Vorreitern" am einen und "Nachzüglern" am anderen Ende. Laut der Studie ist der internationale E-Invoicing-Markt in Skandinavien, Mittelamerika und Lateinamerika am weitesten entwickelt. Europa, Nordamerika und Australien bilden den Durchschnitt, während sich die asiatischen Länder noch in der Entwicklung befinden.

Interessant sind auch die unterschiedlichen Schwerpunkte in den einzelnen Regionen. In Nordamerika nutzen vor allem große und mittlere Unternehmen elektronische Rechnungen, um ihre Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu optimieren. Dazu werden mehr als 15 verschiedene Formate mit mehr als 40 Unterformaten verwendet, worunter die Interoperabilität leidet. In den USA ist das PDF/A-Format außerhalb der Pharmaindustrie noch nicht besonders weit verbreitet. Auch eine standardisierte E-Invoicing-Plattform für B2G-Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden ist noch nicht über das Planungsstadium hinausgekommen.

In Lateinamerika ergibt sich ein völlig anderes Bild. Die Finanzministerien mehrerer Länder haben E-Invoicing-Plattformen eingerichtet, um die Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Rechnungsaussteller und -empfänger müssen den Steuerbehörden Rechnungsdaten zur Validierung übermitteln.

Ein Beispiel aus Asien ist Singapur. Die dortige Regierung arbeitet derzeit an der Schaffung eines Rahmens für die elektronische Rechnungsstellung, der es Unternehmen ermöglichen soll, Rechnungen einfacher auszutauschen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Hongkong, Taiwan und Südkorea sind ebenfalls Vorreiter in Asien, wenn es um die elektronische Rechnungsstellung geht. In einigen anderen asiatischen Ländern sind papierlose B2B-Rechnungen jedoch noch nicht oder nur mit Sondergenehmigung der Steuerbehörden erlaubt.