Die 10 wichtigsten Dinge, die Sie über PDF/A wissen sollten

1. PDF/A ist ein ISO-Standard

Eine ISO-Norm stellt einen internationalen Konsens für die beste Praxis bei der Einhaltung einer Spezifikation oder Norm dar. PDF/A ist seit Oktober 2005 eine ISO-Norm. Er wurde entwickelt, um die spezifischen Anforderungen für die Langzeitarchivierung zu erfüllen. Als offener Standard ist PDF/A plattform- und anbieterunabhängig. PDF/A baut auf der langjährigen Erfahrung im Bereich PDF (seit 1993) auf.

Das Format ist weit verbreitet und in allen Branchen etabliert. Der PDF/A-Standard und die Verfügbarkeit einer Vielzahl von Viewern (z.B. Adobe Acrobat/Reader) garantieren die Lesbarkeit des PDF/A-Formats auch in Zukunft. Der PDF/A-Standard liefert alle notwendigen Informationen, um einen PDF/A-konformen Viewer zu bauen, auch noch in vielen Jahren. PDF/A wird kontinuierlich weiterentwickelt. Im Jahr 2011 wurde der zweite Teil und 2012 bereits der dritte Teil veröffentlicht.

2. Standardisierte Metadaten werden direkt in das Dokument eingebettet

Alle Informationen, die zur Beschreibung eines Dokuments dienen (so genannte "Metadaten"), sind in einem standardisierten, austauschbaren Format (XMP, offener XML-Standard) direkt in das PDF/A-Dokument eingebettet. Metadaten anderer Formate wie PNG, PostScript oder TIFF können problemlos in das PDF/A-Dokument übernommen werden. Die Verwendung von (oft proprietären) Systemen zur Speicherung solcher Metadaten getrennt vom Dokument ist obsolet.

3. PDF/A-Dokumente sind vollständig im Text durchsuchbar

Die Möglichkeit der Volltextsuche in PDF/A-Dokumenten ist ebenfalls Teil der Norm. Der Text von digital erzeugten Inhalten bleibt im Dokument erhalten. Dies gilt auch für gescannte Dokumente, die einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen wurden. Die PDF/A-Datei speichert sowohl den erkannten Text (als Unicode) als auch das ursprünglich gescannte Bild, das das visuelle Erscheinungsbild beibehält und dennoch die Suchfunktion ermöglicht.

4. Alles ist für eine authentische Reproduktion enthalten

PDF/A-Dateien sind in sich geschlossen: Alle Elemente (Schriften, Farbprofile usw.), die für eine einwandfreie, authentische Wiedergabe notwendig sind, sind in der PDF/A-Datei enthalten. Ein PDF/A-Dokument darf keine Verweise auf externe Inhalte oder Ressourcen enthalten. Einfache Informationsverweise wie z.B. Links auf Webseiten sind jedoch erlaubt.

5. PDF/A ist platzsparend

Obwohl PDF/A-Dokumente mehr Informationen enthalten als Bilder (z. B. TIFF), sind die PDF/A-Dateien in der Regel kleiner, da effiziente Kompressionsalgorithmen verwendet werden.

6. Optimale Sicherheit mit digitalen Signaturen

Die Kombination von PDF/A und digitaler Signatur ist der perfekte Weg, um die Unverfälschtheit und Authentizität des PDF-Dokuments zu überprüfen. Dies bietet optimale Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung.

7. PDF/A kann die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen (Section 508)

Der PDF/A-Standard enthält Unterstandards. Die Teilnormen "Part A" (PDF/A-1a, PDF/A-2a und PDF/A-3a) sind die detailliertesten Varianten, die bestimmte Informationen erfordern, um Menschen mit bestimmten Behinderungen besser zu unterstützen: So muss beispielsweise Text als Unicode gespeichert werden, damit Text-to-Speech-Engines unterstützt werden können, und die Dokumentstruktur, die Lesereihenfolge sowie Beschreibungen von Bildern müssen enthalten sein. Andere Unterstandards sind weniger anspruchsvolle Varianten, die in den meisten Fällen ausreichend sind. Typische Anwendungsbereiche sind gescannte Dokumente und Konvertierungen von digital erzeugten Dokumenten in PDF/A.

8. PDF/A-Dokumente bleiben ohne zeitliche Begrenzung gültig

Das Normungsgremium erweitert den bestehenden Standard alle zwei bis vier Jahre um sinnvolle Änderungen. Das bedeutet nicht, dass bestehende PDF/A-Dokumente auf solche neuen Standardänderungen migriert werden müssen. Bestehende PDF/A-Dokumente bleiben auf Dauer konform. Im Gegensatz zu anderen Standards kann die ISO den PDF/A-Standard nicht zurückziehen.

9. PDF/A wird weitgehend akzeptiert

In Europa und Asien wird PDF/A bereits von mehreren Regierungen, Organisationen und Unternehmen für die Langzeitarchivierung empfohlen bzw. gefordert und gesetzlich vorgeschrieben. Auch in Nordamerika gibt es solche Empfehlungen in den Bereichen Rechtsprechung und Bibliotheken, und die Nachfrage nach diesem Standard wächst kontinuierlich. Die PDF Association (siehe nächste Seite) ist maßgeblich an der Unterstützung des PDF/A-Standards beteiligt.

10. Zuverlässige Werkzeuge sind heute verfügbar

Dank der langjährigen Erfahrung mit PDF und der schnellen Reaktion der großen PDF-Technologieanbieter gibt es bereits viele PDF/A-konforme Softwarewerkzeuge auf dem Markt. Die PDF Association hat eine Testsuite entwickelt, mit der PDF/A-Validierungssoftwareprodukte zuverlässig validiert werden können. Ein Validator hilft zu prüfen, ob ein Dokument dem PDF/A-Standard entspricht oder nicht.