Newsletter September 2021

Liebe Leser:innen

Wie erstelle ich ein PDF-Dossier aus verschiedenen Dokumenten? Und was muss ich über den neusten Standard PDF/A-4 wissen? Und was ist denn gerade auf der Documation in Paris los? Die Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie in dieser Ausgabe.

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Frohes Lesen!

Ihr PDF Tools Team

Der 4-Heights® Conversion Service ist zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung konzipiert und bietet daher Workflows für verschiedene Anwendungen. Man kann sich den Konvertierungsdienst wie eine Fabrik mit mehreren Produktionslinien (Workflows) vorstellen. Eine Produktionslinie besteht aus einer Reihe von Verarbeitungsschritten (z. B. validieren, OCR, konvertieren, zusammenführen, signieren usw.). Die meisten Schritte können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, indem ein oder mehrere Setups (Profile) für jede Produktionslinie konfiguriert werden. Ein Profil definiert, welche Verarbeitungsschritte aktiviert und welche Optionen verwendet werden sollen.

Wir bieten derzeit fünf Workflows an: Archive PDF/A-2, Archive PDF/A-3, Invoice, Dossier und Conversion. Im kommenden Feature Release 2.11.0 des 4-Heights® Conversion Service führen wir ein Funktionsupdate für den "Dossier" Workflow ein. Der Feature Release wird Mitte September veröffentlicht werden.

Der "Dossier"-Workflow wurde speziell für die Zusammenstellung mehrerer PDF-Dokumente zu einem einzigen Dossier entwickelt. Der Workflow unterstützt die Erstellung von Bookmarks zur Strukturierung des Dossiers. Ausserdem wird ein anklickbares Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite des zusammengestellten Dokuments erstellt und angepasst. Die Seiten des Dossiers können auch mit Textstempeln versehen werden, um Kopf- und Fusszeilen, Wasserzeichen und vieles mehr hinzuzufügen.

Textstempel zur Erstellung von Kopf- und Fusszeilen sowie Wasserzeichen bieten folgende Funktionen:

• Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrösse, Textfarbe und Textdeckkraft können eingestellt werden.
• Jeder Stempel kann frei auf dem Dokument positioniert werden, indem die Abstände zu den Seitenrändern und sein Ausrichtungswinkel konfiguriert werden.
• Es stehen Platzhalter zur Verfügung, um Seitenzahl, Gesamtseitenzahl, Dokumententitel sowie Seitenzahl und Gesamtseitenzahl des Originaldokuments als Unterdokument hinzuzufügen.

Beispiele:

• Erstellen einer Kopfzeile der Form "Firma ABC - Titel des Dokumententeils"
• Erstellen einer Seitennummerierung in der Fusszeile in der Form "Seite 1 von 13".
• Erstellen eines Wasserzeichens mit geringer Deckkraft, das diagonal über alle Seiten gestempelt wird, z.B. "Vertraulich".

Das optional generierte Inhaltsverzeichnis kann auf vielfältige Weise angepasst werden:

• Es kann ausgewählt werden, bis zu welcher Ebene Lesezeichen im Inhaltsverzeichnis indiziert und anklickbar sind, z.B. nur Lesezeichen der obersten Ebene oder auch Lesezeichen der 2. und 3. Ebene.
• Jeder Eintrag besteht aus einem anklickbaren Titel und der entsprechenden Seitenzahl. Der Stil der Tabulatorleiste zwischen dem Titel des Dokumententeils und der Seitenzahl kann angepasst werden.
• Der Titel des Tabelleneintrags kann für jedes Dokument bearbeitet werden und kann sich auch vom Titel des Lesezeichens oder des Dokuments unterscheiden
• Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrösse, Einzugsbreite können für jede Lesezeichenebene festgelegt werden.
• Der Titel des Tabelleneintrags kann für jedes Dokument bearbeitet werden und er kann sich auch vom Titel des Bookmarks oder des Dokuments unterscheiden

PDF/A-4 wurde im Herbst 2020 veröffentlicht und ist damit der neueste Teil der PDF/A-Standardreihe. Er basiert auf ISO 32000-2 (PDF 2.0) und ist sowohl eine Weiterentwicklung des PDF/A-3, welcher auf ISO 32000-2 (PDF1.7) basiert als auch eine Konsolidierung des PDF/E Standards.

Profile

Die Konformitätsstufen -a («Accessibility»), -u («Unicode») und -b («Basic»), die wir von früher erschienenen PDF/A-Varianten kennen, werden in PDF/A-4 nicht mehr angeboten. Stattdessen kommt der Standard mit zwei neuen Profilen:

• PDF/A-4e: PDF/A-4e («Engineering») ist für technische Dokumente gedacht und löst PDF/E ab. PDF/A-4e unterstützt 3D-Modelle, Rich Media und 3D-Annotationen sowie eingebettete Dateien.

• PDF/A-4f: Die Anforderungen von PDF/A-3 wurden teilweise auch in PDF/A-4 aufgenommen. Somit erlaubt PDF/A-4f die Einbettung beliebiger Dateien.

PDF/A-3 vs PDF/A-4

Wie PDF/A-3 lässt auch der Nachfolger Attachments in anderen Dateiformaten zu. Die Unterscheide zwischen PDF/A-3 und-4 lassen sich erst auf den zweiten Blick erkennen: PDF/A-4 unterstützt die Archivierung von ausfüllbaren Formularen besser, weil es nicht-statische Inhalte in PDF-Dokumenten in Form von JavaScript zulässt. So können Informationen über die Werte oder die Logik eines interaktiven Formulars gespeichert und archiviert werden. Zusätzlich vereinfacht sich der Umgang mit digitalen Signaturen.

Fazit

Da PDF 2.0, auf dem PDF/A-4 basiert, noch nicht etabliert ist, wird es vermutlich noch eine Weile dauern, bis sich PDF/A-4 am Markt verbreitet. Denn PDF/A-4 muss nicht nur erzeugt, sondern auch validiert und verarbeitet werden können. Viele Verarbeitungsstrecken sind aber nicht dafür ausgerüstet. Wir raten Kunden vorerst nur dann zu PDF/A-4, wenn sie spezifische Bedürfnisse haben, wie z.B. das Archivieren von Engineering-Dokumenten.

Conversion Service Feature Update: Dossier-Workflow

Alles, was sie über PDF/A-4 wissen sollten

Impressionen von der Documation 2021

Documation 2021

7.- 9. September 2021

Paris, Frankreich

PDF Days Europe

27. September - 25. Oktober 2021

Online-Event