Newsletter November 2021

Liebe Leser:innen

Willkommen zur November-Ausgabe des PDF Tools Newsletters. Dieses Mal verraten wir Ihnen wie Sie mit Hilfe des Conversion Workflows aus Office-Dokumenten möglichst schnell oder möglichst komprimiert PDFs erzeugen können. Daneben können Sie erfahren, wie Sie den Conversion Service nahtlos in Ihre bestehende Applikationslandschaft integrieren. Finden Sie zudem heraus, was der 3-Heights® LTS Release für Sie bereithält.

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Dateigrösse oder Geschwindigkeit – was darfs sein? Der Conversion Workflow im 4-Heights® Conversion Service

Der "Conversion"-Workflow wurde hauptsächlich für die Umwandlung von Office-Dokumenten in PDF konzipiert. Emails, ZIP-Archive, Bild- und Text-Dateien sind ebenfalls möglich. Der Conversion Workflow ist in allen Editionen des Conversion Service und ab Feature Release 2.8.0 verfügbar. Bei der Verarbeitung können Anwender gezielt auswählen, ob sie auf Verarbeitungsgeschwindigkeit oder Dateigrösse optimieren wollen.

Die Wahl von Anwendern fällt dann auf den Conversion Workflow, wenn als Ergebnis kein PDF/A benötigt wird, das heisst wenn das PDF nicht archivfähig sein muss. Bei interaktiven Applikationen, bei denen ein User oder nachgelagertes System auf das umgewandelte Dokument wartet, ist es essenziell, wenn die PDF-Konvertierung möglichst schnell erfolgt. Ein möglichst kleines Output-Dokument bringt bei begrenzter Speicherkapazität, z.B. bei Hosting oder Webübertragung, enorme Vorteile.

Der Conversion Workflow auf einen Blick:

  • Konversion von Office-, Bild- und Text-Dateien, Emails sowie ZIP-Archive in PDF.
  • Bestehende PDF-Dateien können mitverarbeitet werden.
  • Im Gegensatz zu den beiden Archiv-Workflows, ist der Conversion Workflow darauf ausgelegt PDF (und nicht PDF/A) zu erzeugen.
  • OCR ist als optionaler Verarbeitungsschritt verfügbar.

Weitere Einstellungen für Child-Dokumente

Es kann vorkommen, dass ein Input-Dokument weitere Dokumente eingebettet enthält oder daran angehängt sind, sogenannte Child-Dokumente. Klassische Beispiele hierfür sind Email-Anhänge oder eingebettete Tabellen in Word-Dokumenten. Wie Child-Dokumente verarbeitet werden, legt der Convert Mode des Conversion Service fest. Der Collect Mode gibt an wie die Child-Dokumente in das Haupt-Dokument eingeordnet sein sollen.

Im Convert Mode kann für jeden Dateityp sowohl des Haupt- als auch des Child-Dokumentes eingestellt werden, wie das Child-Dokument verarbeitet werden soll.

  • Convert: Umwandlung in PDF
  • Skip: Dokument wird übersprungen und wird nicht im Output-Dokument enthalten sein
  • As is: Dokument wird im Original-Dateiformat behalten

Der Collect Mode bestimmt wie die Child-Dokumente je nach Dateiformat in das konvertierte Hauptdokument eingeordnet werden.

  • Merge: Child-Dokumente werden mit dem Hauptdokument zusammengefügt (gleiche Gliederungsebene)
  • Attach: Child-Dokumente werden dem Hauptdokument als Anhänge untergeordnet
  • Merge or attach: Dokumente werden zusammengefügt (siehe «Merge»), sofern das Child-Dokument konvertiert wurde (Einstellung «Convert» im Convert Mode). Andernfalls wird das Child-Dokument im Ausgangsformat als Anhang untergeordnet (siehe «Attach»)
  • Collection: PDF-Ordner mit gleichgestellten Dokumenten-Anhängen als PDF oder im Ausgangsformat.
Erfahren Sie mehr über unseren Conversion Service

Nahtlose Integration des 4-Heights® Conversion Service

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Der 4-Heights® Conversion Service verfügt über ein Standard-API, das verarbeitete Dokumente über den gleichen Kanal zurücksendet. Für eine bessere Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse bietet der Conversion Service zusätzlich verschiedene Input- und Output-Kanäle an. Diese können einzeln konfiguriert werden und sorgen so für die nahtlose Integration in die bestehende Applikationslandschaft, weil das Resultat direkt an das nächste System übermittelt werden kann. Mehrere Input-Kanäle können durch die flexible Konfiguration gebündelt werden, sodass je nach Anwendungsfall die Dokumente über einen anderen Kanal ins System gelangen.

Mehrere Output-Kanäle ermöglichen eine einfache Verteilung der Resultate, beispielsweise wenn diese sowohl im Archiv abgelegt als auch an einen Endkunden versendet werden müssen. Output-Kanäle können zusätzlich auch in Abhängigkeit vom Job Status angesteuert werden. Dabei wird der Status des verarbeiteten Jobs geprüft und zwischen Jobs unterschieden, welche erfolgreich waren (Success), eine Warnung bei der Verarbeitung auftrat (Warning) oder welche nicht verarbeitet werden konnten (Error).

Input-Kanäle

  • REST Interface, ein einfaches API, um mit einem Call einen neuen Job übermitteln zu können. Dabei kann zwischen Plain HTTP und JSON als Format gewählt werden und ob das Resultat gleich mitgeliefert wird oder nicht.
  • Überwachtes Verzeichnis: Alle Dokumente, welche in einen konfigurierten Ordner abgelegt sind, werden automatisch verarbeitet.
  • Ab Anfang 2022 sind neu auch überwachte E-mail-Verzeichnisse (IMAP) verfügbar.

Output-Kanäle

  • Es kann ein REST Callback konfiguriert werden, sodass das Resultat an einen existierenden Service versendet wird.
  • Ein Command, welche über die Standardkonsole aufgerufen wird, erlaubt eine flexible Erweiterung mittels bestehender Applikation oder Scripts.
  • Das Resultat wird in einem Dateiordner abgelegt.
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3-Heights® Long-Term-Support Release steht in den Startlöchern

Wir freuen uns, Ihnen diese Woche auch für unsere 3-Heights®-Produktpalette den nächsten LTS Release (Version 6.18) zur Verfügung stellen zu können. Neben Stabilitäts- und Performance-Verbesserungen erhalten zwei Produkte auch neue Features:

  • Der PDF Optimizer erhielt neue Methoden zum Öffnen und Speichern, um Dokumente als Stream zu übergeben.
  • PDF Security verfügt neu über flexiblere Optionen zum Aufbringen von Stempeln. Dazu gehören Stempeln auf Layer, transversale Ausrichtung, das Einfügen von Seiten- und Gesamtseitenzahl des Dokuments, z.B. Seite 7 von 11, sowie neue variable Textelemente für Dokument-Metadaten, z.B. Autor oder Titel.
Holen Sie sich den neuen Release