Newsletter Juli / August 2021

Liebe Leser:innen

Diese Newsletter-Ausgabe ist genauso abwechslungsreich wie das aktuelle Sommerwetter. Wie bereits im Mai versprochen, stellen wir Ihnen den neuen Workflow „PDF/A-3 Invoice“ für unseren 4-Heights® Conversion Service genauer vor. Danach können Sie unseren Crashkurs „Elektronische Signatur“ absolvieren. Zum Schluss möchten wir Sie auf zwei Veranstaltungen im September aufmerksam machen, auf denen Sie uns – persönlich, live und in Farbe – treffen können. Wir freuen uns auf Sie!

Haben Sie Fragen oder Themen, über die Sie im Newsletter lesen wollen? Lassen Sie es uns wissen unter pdfmarketing(at)pdf-tools.com.

Frohes Lesen und einen schönen Sommer!

Ihr PDF Tools Team

Neuer Workflow im Conversion Service: Invoice PDF/A-3

Wie in der Mai-Ausgabe angekündigt, stellen wir Ihnen heute den "Invoice"-Workflow unseres 4-Heights® Conversion Service genauer vor. Wie der Name schon sagt, ist der Workflow speziell für die Erstellung von Rechnungen entwickelt worden. Der "Invoice"-Workflow konvertiert Quelldokumente, welche die visuelle Darstellung der Rechnung enthalten, nach PDF/A-3 und hängt eine oder mehrere Dateien an das Ergebnis an.

Dieser Workflow fasst alle Eingabedokumente in einer einzigen PDF/A-3-Datei zusammen und bietet folgende Vorteile:

  • 1 Datei = 1 Rechnung
  • Die Konformität zum PDF/A-3-Standard garantiert die eindeutige visuelle Wiedergabe des Dokuments.
  • Unterstützt das Anhängen von passendem, maschinenlesbarem XML zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen (Versionen 1.0 - 2.1) für die automatisierte Verarbeitung.
  • Die Rechnung kann digital signiert werden, um die Authentizität und Integrität der Rechnung sicherzustellen.
  • Weitere optionale Anhänge, um die Rechnung zu begründen oder um zusätzliche Informationen zu liefern.

Die Hauptdatei, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthält, kann entweder ein Microsoft Word-Dokument oder ein bestehendes PDF-Dokument sein.

Beispiele für Anhänge:

  • Passendes, maschinenlesbares XML zur Erstellung von Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard, bereit für die automatisierte Verarbeitung.
  • Eine Excel- oder CSV-Tabelle mit detaillierten Zusatzinformationen zur Begründung der Rechnung, z. B. Einzelverbindungsnachweis bei Telefonrechnungen oder Zählerdaten bei Stromrechnungen.
  • Informationsmaterial oder Werbung
  • Ein Dokument mit Daten, aus denen eine visuelle Darstellung wie eine Tabelle oder ein Diagramm abgeleitet wurde.
Erfahren Sie mehr über unseren Conversion Service

Elektronische Signaturen – Ein Crashkurs in 7 Fragen

1) Worin liegt der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur?

Beide Begriffe hängen nah aneinander und werden häufig synonym verwendet. Der Ausdruck elektronische Signatur ist ein juristischer Begriff und kann eine Handunterschriftersetzen, um beispielsweise einen Vertrag zu unterzeichnen. Im Gegensatz zu einer Handunterschrift hat eine elektronische Signatur kein optisches Erscheinungsbild. Sie besteht aus einem Satz von elektronischen Daten, welche andere Daten, wie z.B. ein PDF überprüfbar authentifizierbar machen.

Eine digitale Signatur hingegen bezeichnet ein kryptographisches Verfahren eine elektronische Signatur mit Hilfe eines geheimen Signaturschlüssels zu erstellen. Durch Verwendung des zugehörigen öffentlichen Schlüssels kann der Empfänger des signierten Dokumentes eine Signaturprüfung vornehmen.

Es gibt zudem auch länderspezifische Unterschiede bei der Übersetzung und Interpretation dieser Begriffe.

2) Welche Arten von Signaturen werden in der Praxis verwendet?

Für eine einfache elektronische Signatur (SES) reicht ein auf beliebige Art erstellter geheimer Schlüssel. Z.B. kann dafür ein selbst erstelltes Zertifikat verwendet werden kann. Selbstsigniert bedeutet, dass Aussteller, Prüfer der Legitimität und Eigentümer dieselbe Person sind.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) authentifiziert den Signierenden und stellt die Integrität eines Dokumentes sicher. Sie ist der eigenhändigen Unterschrift nicht gleichgestellt und eignet sich insbesondere zur Signatur von digitalen Dokumenten, wo die gesetzlichen Vorschriften keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verlangen. Beispiele hierfür sind automatisierte Massensignatur von Belegen, Bankauszügen oder anderen Geschäftsdokumenten.

Eine AES wird in der Regel mit Hilfe eines fortgeschrittenen Zertifikates erstellt, welches auf eine natürliche oder juristische Person ausgestellt ist. Fortgeschritten bedeutet, dass es von einem gesetzlich anerkannten Zertifizierungsdienst (CA = Certificate Authority) ausgestellt wurde, bei welchem sich der Signierende einmalig authentisieren muss. Der Zugriff auf das Zertifikat und damit auf das Erstellen der Signatur ist durch Passwort bzw. PIN geschützt.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) muss gegenüber der AES zusätzliche Formvorschriften einhalten, weil sie der Handunterschrift in vielen Ländern gleichgestellt und daher rechtlich bindend ist, z.B. in der Schweiz, der EU, den USA. Der „Inhaber“ ist immer eine natürliche Person. Das Signaturzertifikat einer QES muss ebenfalls von einem staatlich anerkannten Zertifizierungsdienst ausgestellt werden.

Qualifizierte Zertifikate müssen im Allgemeinen physisch ausgeliefert werden (SmartCard, USB-Stick, HSM). Im Gegensatz zur AES muss das Passwort oder PIN der QES bei jeder einzelnen Signatur eingegeben werden. So wird sichergestellt, dass eine Signatur wirklich von ihrem Eigentümer stammt. Bei einer qualifizierten Signatur kann per Zeitstempel geprüft werden, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Erstellung gültig war bzw. nicht widerrufen wurde – bei einer AES ist das optional.

Was nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert ist, ist bei QES auch einen Zeitstempel einzubinden. Damit erhöht sich die Wert, bzw. die Beweiskraft der Signatur.

3) Wofür wird eine elektronische Signatur verwendet?

Zum Ersatz einer handschriftlichen Unterschrift. Die elektronische Signatur kann dem Erfordernis der handschriftlichen Unterschrift gleich gerecht werden, wie die handschriftliche Unterschrift selbst, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind (siehe Frage 2).

Der Einsatz einer digitalen Unterschrift hilft Zeit und Ressourcen zu sparen. Zum einen erfordert sie die physische Anwesenheit des Unterzeichnenden nicht. Zum anderen muss das Dokument nicht eigens zum Unterschreiben ausgedruckt werden.

Prozesse, in denen sehr viele Dokumente signiert werden müssen oder sich die Unterzeichnenden an verschiedenen Orten aufhalten, können viel Zeit und Portokosten in Anspruch nehmen. Mit digitalen Signaturen wird dies erheblich beschleunigt und kostengünstiger.

4) Warum werden Dokumente elektronisch signiert?

Elektronische Signaturen haben einen „Versiegelungseffekt“ für digitale Dokumente. Sie bieten die Möglichkeit, die Authentizität des Unterschreibenden und die Integrität des Dokumentes sowie ggf. den Zeitpunkt des Unterschreibens zu überprüfen. Authentizität bedeutet dabei, dass eine Signatur eindeutig einer Person zugeordnet werden kann. Von der Integrität eines Dokuments spricht man dann, wenn es nicht nachträglich verändert wurde. Mit der elektronischen Signatur kann somit nachvollzogen werden, wer ein Dokument erstellt, zuletzt bearbeitet oder ins Archiv eingeliefert hat und dass dieses seither nicht verändert wurde.

5) Wie prüft man eine digitale Signatur?

Grundsätzlich übernimmt diese Aufgabe eine Signatur-Prüfsoftware, z.B. 3-Heights® PDF Security. Die Integrität des Dokumentes ist sichergestellt, wenn die Signatur nicht gebrochen ist. Dafür wird der öffentliche Schlüssel und ein kryptografisches Verfahren verwendet, ähnlich wie beim Erstellen der Signatur. Zur Prüfung der Authentizität wird die Gültigkeit des Zertifikates sowie eine Prüfung der Vertrauenskette vorgenommen. Die Software überprüft zudem, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Signatur gültig war.

6) Wie «merkt» die Signatur, dass das Dokument nachträglich geändert wurde?

Gleich wie beim Signieren wird auch beim Verifizieren aus dem Inhalt des Dokuments ein sogenannter Hashwert errechnet. Der Hashwert ist eine Art «Quersumme» des Dokuments, von der sich aber nicht auf den Inhalt schliessen lässt. Jede Änderung am Dokument verändert den Hashwert massgeblich. Der Hashwert des Dokuments wird in der Signatur gespeichert. Wird das Dokument verändert, stimmen die Hashwerte nicht mehr überein. Somit bricht die Signatur.

7) Welche PDF Tools können elektronische/digitale Unterschriften aufbringen?

Unser 4-Heights® Conversion Service und die beiden 3-Heights® Komponenten PDF to PDF/A Converter und PDF Security.

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Die Events sind zurück! – Veranstaltungen im September

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Documation 2021 | 07. – 09. September | Paris

Anfang September öffnet die Documation, die Fachmesse für Dokumenten- und Content-Management, in der Paris Expo zum 27. Mal seine Tore. In Halle 4.3, Stand D10-E9 stellt PDF Tools zusammen mit unserem Partner iLovePDF aus. Wir präsentieren unseren 4-Heights® Conversion Service, unseren Service zur automatischen Dokumentenkonvertierung, erstmals live. Daneben zeigen wir natürlich auch unsere neusten 4-Heights® Produkte, PDF Web Viewer und PDF Toolbox. Im Kongressprogramm sind wir ebenfalls mit einem Referat zum Thema «Wie wäre es, das PDF-Durcheinander zu verwalten... mit nur EINEM Kontrollpunkt» (auf Französisch) vertreten. Seien Sie gespannt! Tickets für das Fachpublikum sind gratis unter documation.fr erhältlich.

Für Gratis-Eintritt registrieren
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PDF Days Europe | 27. – 28. September | Berlin

Besonders freuen wir uns auf viele spannende Referate an den Technical Days der «PDF Days Europe» in Berlin. Die PDF Days der PDF Association sind bekannt für hochwertige Präsentationen, Weiterbildung und Networking-Möglichkeiten, die sich auf das weltweit beliebteste digitale Dokumentenformat konzentrieren. Alle Präsentationen werden auch per Live-Stream übertragen.

Mehr Informationen und Tickets
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TERMINE

Documation 2021 7. - 9. September 2021 Paris, Frankreich

PDF Days Europe 27. - 28. September 2021 Berlin, Deutschland


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Cibernos Consulting, S.A., Madrid, Spanien Products used: 4-Heights® Conversion Service