Optimierung der zentralen PDF Umwandlung bei Ecclesia Holding GmbH

Ausgangslage

Bei Ecclesia werden unterschiedliche Office-Dokumente mittels einer in der zentralen Dokumentenverarbeitung integrierten Konvertierungssoftware nach PDF umgewandelt und der Archivierung zugeführt. Die bisherige Konvertierungslösung sollte durch eine schnellere und einfacher wartbare Lösung abgelöst werden. Während ausführlicher Tests zeigten sich bald die Vorteile des 3-Heights® Document Converters: die hohe Qualität der erzeugten PDF Dokumente, eine hohe Geschwindigkeit, die geringe Komplexität der Lösung und die stabile Schnittstelle haben Ecclesia auf der ganzen Linie überzeugt. Hinzu kamen die guten Erfahrungen mit dem Vertrieb und Support der PDF Tools AG.

Kundennutzen

Ecclesia hat mit dem 3-Heights® Document Converter eine effiziente und qualitativ hochwertige Konversions­software im Einsatz. Für die IT-Abteilung hat sich aufgrund der stabilen und einfachen Lösung der Aufwand für die manuelle Fehlerkorrektur, welche mit der bisherigen Konvertierungslösung im Hintergrund notwendig war, um rund 75\% täglich reduziert. Dadurch hat sich der Konvertierungsdienst auch für die rund 1‘350 Mitarbeitenden von Ecclesia und für verschiedene grössere Jahresläufe – dazu wird der Dienst ebenfalls genutzt – verbessert. Sie profitieren von rascheren Antwortzeiten bei der PDF-Konvertierung ihrer Office-Dokumente aus dem DMS-Programm.

Umsetzung

Der 3-Heights® Document Converter wurde über die Java-Schnittstelle in das Ecclesia-Dokumenten-Verarbeitungssystem integriert. Aus dem DMS übernimmt der Konverter die Office-Dokumente und wandelt sie in das PDF Format um, bevor die PDFs in der elektronischen Akte abgelegt bzw. an den Kunden verschickt werden.