PDF/A und EIDI-V konforme Dokumentenverarbeitung und -archivierung

Ausgangslage

Ein effizienter und kontrollierter Zugriff auf elektronisch archivierte Daten erhält für die B2B-Kunden der Swiss Post Solutions eine immer grössere Bedeutung. Elektronische Archive sind vorschriftsgemäss zu führen – so sind beispielsweise für den Vorsteuerabzug die ElDI-V-Vorgaben (Verordnung über elektronische Daten und Informationen) zu erfüllen.

Die Swiss Post Solutions beabsichtigte ihre SPS-Lösung so zu erweitern, dass sie PDF Dokumente (Rechnungen, Bestellungen) mehrwertsteuerkonform bereitstellen, verarbeiten und archivieren kann. Dies sollte durch die Integration einer elektronischen ElDI-V-konformen PDF Signatur sowie durch die Konvertierung aller PDF und TIFF Dokumente in das ISO Langzeitarchivformat PDF/A erreicht werden. Zusätzlich musste sämtlicher aktiver „Content“ (Links, etc.) durch die Konvertierung in ein Image PDF Dokumentenformat eliminiert werden. Die Software hatte hohe Performance Vorgaben zu erfüllen, da die Umsetzung teilweise in synchronen Prozessen (on the fly) erfolgte. Die Funktionalität sollte auf einfache Weise in die SPS-Softwarelösung integriert und an die bestehende HSM Infra­struktur angebunden werden.

Die 3-Heights® Document Converter Lösung der PDF Tools AG erfüllt die Anforderungen der Swiss Post Solutions vollumfänglich. Sie verfügt über die erforder­liche Funktionalität und ist Technologiekonform in Bezug auf die Strategie (.NET API) der Swiss Post Solutions. Die umfangreiche Dokumentation sowie der Beispiel-Code führten in einem Proof of Concept zudem schnell zur geforderten Lösung. Die lokale Präsenz der PDF Tools AG und eine entsprech­ende Supportorganisation in der Schweiz waren zusätzlich ausschlaggebend für den Einsatz der Software.

Kundennutzen

Die Dokumentenverarbeitung im Bereich elektronische Rechnung innerhalb der SPS-Gesamtlösung stellt nun PDF/A-konforme PDF Dokumente für die elektronische Langzeitarchivierung bereit.

Alle PDF und TIFF Doku­mente werden nach PDF/A konvertiert via HSM mit einer elektronischen Signatur versehen, zum Download für die B2B-Kunden zur Verfügung gestellt und elektronisch archiviert.

Durch den Wechsel von einer Signierung via USB Zertifikate zur Massensignierung via HSM Infrastruktur erfolgt die Ausführung darüber hinaus sicherer und effizienter.

Über 1‘000 B2B-Rechnungs­steller und ‑empfänger profitieren von einer Lösung, welche auch die ElDI-V-Anforderungen erfüllt.

Umsetzung

Die Integration der zentralen PDF Tools Library für die PDF Verarbeitung (Konvertierung, Signatur, Prüfung) erfolgte unkompliziert mittels .NET API in den Application Server der SPS-Lösung.

Dabei wurde die vorhandene HSM Infrastruktur zur ElDI-V-konformen Signierung angebunden. Schnelle Reaktionen bei Support-Anfragen sowie die gute Produktdokumentation ermöglichten eine reibungslose und rasche Umsetzung des Projektes.