PDF/A-Wandlung mit OCR-Erkennung für Dokumentenmanagement bei der VolkswagenStiftung

Ausgangslage

Im bisherigen Dokumentenmanagement-System (DMS) der VolkswagenStiftung waren viele unterschiedliche Arten von PDF-, Office- und Bild-Dokumenten sowie E-Mails abgelegt. Zukünftig sollten die Bild- und PDF-Dokumente in das einheitliche Langzeitarchivformat PDF/A konvertiert werden. Die dafür erforderlichen Softwareprodukte sollten im Hintergrund arbeiten und im Netzwerk die Überwachung von Ordnern übernehmen, die als UNC-Path konfiguriert werden.

Zusätzlich sollte neben der Konvertierung eine OCR-Erkennung laufen. Nach Tests von Produkten diverser Hersteller fiel der Entscheid auf die 3-Heights® Produkte der PDF Tools AG. Ausschlaggebend war in erster Linie der deutschsprachige Support, der mit Rat und Tat zur Seite stand, bevor überhaupt ein Produkt gekauft wurde. Weitere Kriterien waren das gute Preis-/Leistungsverhältnis und die Laufzeitstabilität.

Kundennutzen

Durch die Einbindung der 3-Heights® Komponenten erreichte die VolkswagenStiftung eine Vereinheitlichung der unterschiedlichen PDF-Varianten in ihrem DMS. Zudem ist die Konvertierung verschiedenster Bildformate in volltextindizierte PDF-Dokumente möglich.

Mit der Einführung des ISO Standardformates PDF/A für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente setzt die Volkswagenstiftung auf einen international anerkannten Standard, der speziell auf Archivierungsanforderungen zugeschnitten ist.

Durch diese Massnahmen hat sich für die Mitarbeiter der VolkswagenStiftung das Handling ihres Archivsystems wesentlich verbessert. Im ersten Betriebsjahr wurden auf diese Weise bereits rund 1,2 Millionen Seiten verarbeitet – Tendenz steigend.

Umsetzung

Das Projekt wurde in Eigenregie durch die VolkswagenStiftung umgesetzt. Dazu wurde beim DMS-Hersteller „Optimal-Systems“ ein Import-/Export-Tool in Auftrag gegeben. Auf einem separaten Server wurden die Produkte der PDF Tools AG installiert und konfiguriert. Die Services, die einen UNC-Pfad überwachen, werden mit entsprechenden Rechten gestartet. Das Import-/Export-Tool exportiert die Daten aus dem DMS in einen UNC-Pfad und importiert sie nach der Konvertierung in das PDF/A-Format wieder zurück. Da es sich hierbei nicht um einen zeitkritischen Prozess handelt, laufen Im- und Export zeitgesteuert.