Lebensversicherung baut auf das ISO Langzeitarchivformat PDF/A

Ausgangslage

Gerade bei den Eingangsdokumenten lag die Heraus­forderung in der Vielgestaltigkeit der Formate, die über die verschiedenen Eingangskanäle aus Mail-, Fax- und Vermittlerportal der ALTE LEIPZIGER Lebensver­sicherung eintreffen. Im Wesentlichen zielte dies auf eine Konvertierung von Bild- (jpg, tif, png, bmp, gif ...), Office- (doc, docx, rtf, xls, xlsx) und Containerformaten (msg, eml, zip) nach PDF/A.

Kundennutzen

Durch die Konvertierung der Dokumente unterschied­lichster Formate und Versionen wurde die Anzahl der Clearingfälle und nicht automatisch zu verarbeitenden elektronischen Dokumente erheblich gesenkt.

Zudem können konvertierte Dokumente in einem einzigen Viewer dargestellt werden, was die Handhabbarkeit von Dokumenten in ehemals unterschiedlichsten Formaten wesentlich erleichtert.

Mit der Einführung des ISO Standardformates PDF/A für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente setzt die ALTE LEIPZIGER Lebensversicherung auf einen international anerkannten Standard für Archivierungsverfahren.

Umsetzung

Im Rahmen einer Voruntersuchung (April-Juli 2011) und Evaluierung mit umfangreichen Tests von Produkten verschiedener Hersteller fiel nach einer Ausschreibung der Entscheid auf das Produkt 3-Heights®Document Converter der PDF Tools AG.

Ausschlaggebend hierfür war in erster Linie die Qualität der erzielten Ergebnisse, die Laufzeitstabilität und das gute Preis-/Leistungsverhältnis. Besonders hervor­zuheben ist der deutschsprachige Support und die schnelle Hilfe, auch in der Evaluierungsphase.

Zu Projektbeginn im Januar 2012 wurden die Dokumente in den Testumgebungen konvertiert. Ab März 2012 erfolgte die Konvertierung von Eingangsdokumenten nach PDF/A und die Überführung ins Archiv in der produktiven Umgebung. Ab Juni 2012 wurden auch die Ausgangsdokumente auf die gleiche Weise verarbeitet.