Vom Papiervertrag zum digital-born Vertrag im ERP-System
Das Schweizer IT-Unternehmen war bestrebt, digitale Lösungen auch für die operativen Prozesse zu realisieren. Ziel war das Vertragswesen im Allgemeinen zu digitalisieren und damit von Papier zu rechtsgültigen digitalen Verträgen in PDF überzugehen.
Ausgangslage
«Dank Innovation und Investition in neue Technologien in einem gesättigten Markt eine führende Rolle im Markt bewahren.» Diesem Leitsatz folgend, setzt ein schweizerisches IT Grossunternehmen auch bei seinen betriebswirtschaftlichen Prozessen auf innovative digitale Lösungen. Es hat das Ziel formuliert im Vertragswesen generell auf Digitalisierung zu setzen, also weg vom Papiervertrag, hin zum rechtsgültigen digitalen Vertrag als PDF.
Die erste Analyse offenbarte rasch den Bedarf an vertieftem Fachwissen und spezialisierter Software, da das digitale Signieren von PDF Verträgen kein trivialer Vorgang ist. Das Projektteam hat sich aus Kostengründen entschieden, in diesem Bereich keine Eigenentwicklung vorzunehmen und stattdessen auf eine professionelle Lösung zu setzen. Bei der Evaluation waren folgende Kriterien ausschlaggebend für die Wahl der Software:
Unterstützung für Linux Shell Script
Korrektes Einfügen der elektronischen Signatur
Möglichkeit zum Einfügen einer visuellen Signatur
Performance
Kundennutzen
Dank der neuen Lösung werden jährlich etwa 10'000 Verträge elektronisch signiert. Endkunden-spezifische Anforderungen, wie die personalisierte Darstellung der visuellen Signatur mit eigener Schriftart, frei wählbarem Text und Hintergrundbild, sind erfüllt.
«3-Heights® PDF Security ist einfach zu bedienen, performant und liess sich ohne Probleme in die bestehende Systemlandschaft integrieren. PDF Tools AG hat uns während der Einführung professionell und zeitnah unterstützt und hat das Produkt sogar um eine neue Funktion erweitert.»
Umsetzung
Im ERP System werden Verträge unterschiedlichster Art als PDF erzeugt und temporär für die spätere Signatur abgelegt. Die Signierung des Vertrages erfolgt direkt in der ERP-Applikation durch den Anwender.
Im Hintergrund wird 3-Heights® PDF Security mittels Shell Script angesteuert. Dieses fügt anhand der übermittelten Parameter die elektronische sowie visuelle Signatur ein. Pro Vertrag werden bis zu drei Signaturen angebracht. Danach wird der Vertrag im ERP System in der Dokumentenablage hinterlegt bzw. archiviert. Das ursprüngliche temporäre Dokument wird gelöscht.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von IT company
A major IT company from Switzerland (detailed information not disclosed based on company policies)