Papierlose, elektronische Dossierführung bei der Kantonalen Steuerverwaltung
Mit der Einführung eines elektronischen Archives in den Bereichen Veranlagung und Bezug in der Steuerverwaltung des Kantons Thurgau wurde das Ziel der papierlosen elektronischen Aktenführung verfolgt. Durch eine gesamtheitliche Dossierführung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen (Dokumente aus Bezugsapplikation, gescannte Steuererklärungen, elektronisch eingereichte Steuererklärungen) sollte die Effizienz gesteigert und eine einheitliche Archivierung erreicht werden.
Kundennutzen
Anstelle des bisherigen Papierprozesses werden die rund 155‘000 Steuererklärungen pro Jahr nach dem Eingang in den 80 Steuerämtern des Kantons Thurgau gesammelt und dem Scan-Center der DuMo Informatik zugeführt. Dort werden die Akten gescannt und die Bilder und Daten aufbereitet. Die Rohdaten (maschinell verarbeitete Bilder ohne manuelle Eingriffe) werden anschliessend in das PDF/A-2 Format konvertiert und mit einer digitalen Signatur für die Langzeitarchivierung bereitgestellt.
Zu den Rohdaten werden für die elektronische Weiterverarbeitung sogenannte Nutzdaten der Steuererklärungen erstellt. Diese werden für die Bearbeitung im DMS (OS|ECM) optimiert und ebenfalls nach PDF/A-2 konvertiert. Zur Sicherstellung von Qualitäts- und Rechtssicherheitsaspekten prüft der PDF/A Validator, dass sämtliche ins DMS fliessende Dokumente die gewünschte Konformität erfüllen. Auch alle in der Fachapplikation EVA (elektronische Veranlagung) erstellten Dokumente werden nach ihrem Ausdruck für den Kunden über den PDF/A Konverter für das DMS der Kantonalen Steuerverwaltung Thurgau aufbereitet.
Durch die umfassenden, elektronischen Dossiers ist die Bearbeitung unabhängig vom physischen Ort der Akten möglich. Veranlagungsexperten und Wertschriftenspezialisten der Steuerverwaltung sowie Mitarbeitende der 80 Gemeindesteuerämter im Kanton TG (Total ca. 230 Personen) profitieren von zahlreichen Vorteilen dieser Applikation, wobei der Zugriff für weitere Personenkreise in Planung ist. Die Steuerämter werden bei zunehmendem Aktenvolumen logistisch entlastet, Lageraufwände werden reduziert und die Auskunftsbereitschaft wird dank schnellerem Aktenzugriff verbessert.
Umsetzung
Dazu wurden die Fachapplikationen abx-tax.gov und abx-tax.pub über die ECM-Integrationsplattform ECM.ip an das Archiv angebunden. ECM.ip nimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen entgegen und bereitet sie entsprechend den Archivkonventionen auf.
Dies beinhaltet die Transformationen und Ergänzungen der angelieferten Metadaten, die Konvertierung der angelieferten Dokumente nach PDF/A-2 und das Zerteilen dieser Dokumente in einzelne Seiten. Angelieferte Dokumente werden im Batchverfahren abgearbeitet, um eine möglichst starke Entkoppelung der Fachapplikationen vom Archiv und dessen Verfügbarkeit zu erreichen.
Zur Konvertierung der PDF-Dokumente in das Langzeitarchivformat PDF/A-2, der Einbettung der Metadaten sowie der Validierung wurde der 3-Heights® PDF to PDF/A Converter eingesetzt. Für das Zerlegen von PDFs in einzelne standardkonforme Seiten wurde zudem die PDF Merge Split Komponente über das JAVA API in die ECM.ip Lösung der Abraxas Informatik integriert.
Kurzportrait Kantonale Steuerverwaltung Thurgau
Die Kantonale Steuerverwaltung Thurgau ist verantwortlich für die Veranlagung der direkten Steuern von Bund, Kanton und Gemeinden. Überdies fakturiert sie sowohl die direkten Bundessteuern, Erbschafts- und Schenkungssteuern, Liegenschaftssteuern sowie die Grundstückgewinnsteuern. Die Steuern als Haupteinnahmequelle der öffentlichen Haushalte bilden die finanzielle Grundlage für eine Vielzahl von Dienstleistungen.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Abraxas Informatik AG
Die Abraxas Informatik AG ist eine erfahrene Schweizer ICT-Unternehmung mit breitem Leistungsangebot für öffentliche Verwaltungen und mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in St. Gallen hat weitere Niederlassungen in Frauenfeld, Préverenges, Winterthur und Zürich. In den Bereichen IT Services, Fachanwendungen, Integrationslösungen und Prozessberatung bietet Abraxas den Kunden sämtliche relevanten Dienstleistungen aus einer Hand. Diese reichen von Consulting über Applikationsentwicklung und Implementierung bis hin zu Infrastrukturbereitstellung und Betriebsleistungen.