PDF Tools Produkte übernehmen Dokumenten Konversion nach PDF und PDF/A in SaaS Lösung «PDFen»
PDFen wollte für ihre Kunden den Aufwand reduzieren, den sie in die Vorbereitung von Sitzungen steckten. PDFen benötigt dazu eine PDF-Software, welche verschiedene Dateiformate in Stapelverarbeitung in PDF/A-Dokumente konvertiert und automatisch Agenda, Verzeichnis und Bookmarks generiert.
Ausgangslage
PDFen wollte für ihre Kunden den Aufwand reduzieren, den sie in die Vorbereitung von Sitzungen steckten, und die Benutzerfreundlichkeit bei der Arbeit mit digitalen Dokumenten während Besprechungen verbessern. PDFen benötigt dazu eine PDF Software, welche verschiedenste Dateiformate (Microsoft Office Dokumente, Bilder, E-Mails oder sogar ganze Webseiten) in Stapelverarbeitung in PDF/A Dokumente konvertiert und automatisch Agenda, Verzeichnis und Bookmarks generiert. Die Stapelverarbeitung erlaubt es PDFen Kunden, Dokumente auf die gleiche Weise hochzuladen und auch jedes Dokument als einzelne Datei herunterzuladen. Dadurch ist es möglich, gleichzeitig eine grosse Menge an Dokumenten umzuwandeln. Die konvertierten Dokumente werden entweder als Zip- oder Tar.gz-Datei zurückgegeben. PDFen entschied sich für den 3-Heights® Document Converter Enterprise, da der Softwarehersteller damit bessere Erfahrungen gemacht hatte, als mit der Konvertierungssoftware, welche zuvor im Einsatz war.
Kundennutzen
Mit dem webbasierten PDF Konverter kann beinahe jedes Dokumentenformat nach PDF oder PDF/A umgewandelt werden. PDF/A wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt. Der PDF Tools Converter funktioniert dabei völlig eigenständig. Metadaten in der Form von Schriften, Bildern oder Layout sind im Dokument eingebettet, d. h. sie werden nicht im Dokument referenziert und anschliessend durch ein Ausgabegerät angezeigt. Benutzer brauchen sich um das Zusammenführen oder Umwandeln nicht zu kümmern, da dies automatisiert abläuft. Dazu ist keine extra Software erforderlich und es fällt kein zusätzlicher Aufwand an.
Umsetzung
Der 3-Heights® Document Converter Enterprise der PDF Tools AG wurde als Web Service zum Zusammenführen von Dokumenten in die existierende Lösung integriert.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von PDFen
Mit dem Online Tool «PDFen» sparen deren Benutzer durch die Vermeidung von Papier während der Arbeit und der Durchführung von Konferenzen Zeit und Geld. Das Ziel von PDFen ist, dass ihre Kunden Dokumente unterschiedlichster Formate zu einem einzelnen PDF zusammenführen und umwandeln können. PDFen verfügt durch die Verwendung von Bookmarks, Verzeichnissen und Agenda über eine einfache Navigation. Über jedes Tablet (iPad, Nexus, usw.), Smartphone oder jeden Laptop kann ohne die Gefahr von Datenverlust auf Dokumente zugegriffen werden. Die Lösung konvertiert gleichzeitig mehrfache Dokumente nach PDF oder PDF/A und gibt sie als komprimiertes (Zip) File zurück. Kunden unterschiedlichster Branchen und öffentliche Verwaltungen benutzen für die digitale Archivierung wie auch für ihre administrativen Prozesse PDFen als «Software as a Service»