3-Heights® Tools für Digitalisierung eines umfangreichen Papierarchives

Ausgangslage

Beim Endkunden der KINETIC AG handelt es sich um eine Versicherung, welche in der Schweiz als Kompetenz­zentrum für Menschen mit gesundheitlichen Ein­schränkun­gen auftritt und ihnen durch ihre Tätigkeit Chancen für ein eigenverantwortliches Leben eröffnet. Das Kompetenzzentrum berät und unterstützt diese Menschen und richtet die entsprechenden Leistungen aus.

Infolge eines Standortwechsels entschied sich das Unternehmen, die Papierakten in die digitale Form umzuwandeln. Zum Entscheid beigetragen haben die Platz­verhältnisse und die mittlerweile langen Zugriffszeiten, wenn Akten für eine Beurteilung herangezogen werden mussten. Faktoren wie Zeit, Sicherheit und Vollständigkeit der Versichertenakte stellen sehr hohe Anforderungen an den Prozess – einerseits in organisatorischer und andererseits in technischer Hinsicht. Das Papierarchiv umfasste ca. 10 Mio. Dokumente.

Ursprünglich wurde in die regelbasierte Importlösung der KINETIC AG die Lösung eines klassischen Anbieters als Middleware zwischen dem windream ECM und den Hochleistungsscannern der Pitney Bowes implementiert. Aufgrund von nicht lösbaren technischen Problemen bzw. einer nicht geeigneten Architektur dieser Lösung, musste rasch nach einem passenden Ersatz gesucht werden. Die Anforderung war, dass die Software ihre Aufgabe stabil und in zuverlässiger Qualität erfüllen muss und auch im Fehlerfall keine nicht nachvollziehbaren Sachverhalte entstehen dürfen. Ein weiterer Fokus lag auf der Verarbeitungsgeschwindigkeit, der Qualität des PDF und der Grösse der Datei.

Kundennutzen

Früher mussten die Versicherungssachbearbeiter für die Bearbeitung einer Akte jeweils auf zwei Systeme zurückgreifen. Einerseits war dies die Fachapplikation, über welche einzelne Dokumente elektronisch verfügbar waren, und andererseits das Papierarchiv. Dies erschwerte die Arbeit und verursachte bei Abklärungen lange Durchlaufzeiten.

Mit der Digitalisierung der Papierakten und der zur Verfügungsstellung aller Informationen in digitaler Form profitiert die Versicherung neben der Reduktion der Durchlaufzeiten von weiteren Verbesserungen; so z. B. einer Mehrfachnutzung der Dokumente und frei werden­dem Archivraum durch wegfallen des Papierarchives. Zudem ist infolge der Umstellung auf das ISO Standardformat PDF/A, welches für die Langzeit­archivierung entwickelt wurde, eine flexiblere Nutzung der Dokumente möglich. Die Produkte der PDF Tools AG gewährleisten eine schnelle und stabile Verarbeitung und eine ausgezeichnete Dokumentenqualität. Der Versicherer profitiert von einer flexiblen und zukunftsoffenen Integration in die bestehenden Prozesse und Lösungen.

Umsetzung

Das Digitalisieren eines bestehenden Papierarchives mit anschliessender Papiervernichtung erfordert einen gut durchdachten Prozess und eine hochstehende Qualitätssicherung. Der Prozess wurde deshalb so gestaltet, dass sämtliche Dossiers vor dem eigentlichen Scanvorgang registriert und mit einem Bar-Code versehen werden. Die fünf im Einsatz stehenden Hochleistungsscanner erzeugen die Bilder zur Akte (als JPG-Datei) und die entsprechenden Verarbeitungsdaten (Anzahl Seiten, Inhaltsinformationen, usw.). Die Lösung der PDF Tools AG übernimmt dabei die Extraktion der Bar-Code Daten.

Anschliessend werden die JPG-Dokumente verarbeitet. Der erste Verarbeitungsschritt wandelt die einzelnen Bilder mit der 3-Heights® TIFF Tool Suite und dem OCR Add-on in ein durchsuchbares PDF/A Dokument um. Danach werden die verarbeiteten Dokumente im DMS/Archiv gespeichert. Die Indizierung der Dateien beinhaltet auch wichtige Verarbeitungsinformationen (Anzahl gescannter Seiten, Anzahl verarbeitete Seiten, usw.).

Der letzte Schritt in der Verarbeitung ist die Qualitäts­kontrolle. Hier prüfen die Sachbearbeiter den Inhalt der erstellten Akte und die Verarbeitungsdaten. Dies geschieht durch die Anzeige der generierten PDFs über einen speziell für die Versicherung erweiterten Viewer der 3-Heights® Komponente. Die Freigabe durch QS löst die rechtssichere Langzeit­archivierung aus und gibt die Freigabe für die Vernichtung der Dokumente.