Zentralisiertes Document Capturing durch Scan2SAP Lösung

Ausgangslage

Oerlikon hatte weltweit Scanstationen mit Spezialsoftware in verschiedenen Abteilungen aufgestellt. Dort wurden diverse Dokumente mit geschäftsrelevanten Informationen zum Digitalisieren gescannt. Die Sammlung und Weiterverarbeitung bedeutete einen grossen administrativen Aufwand bei den einzelnen Gesellschaften. Zum einen bei der Handhabung des Scanvorgangs wo es Schritte gab, welche die Maschine nicht übernommen hat und Interaktionen durch den Benutzer nötig waren. Zum anderen bei der Wartung der Geräte und dem regelmässigen Administrieren der Scanstations-Software. Um die Aufwände dieser Dokumentenprozesse zu beschleunigen wurde eine unternehmensweite Zentralisierung der Erfassung, sowie eine fallspezifische Klassifizierung inklusive Weiterleitung rund um den Globus nötig. Wichtig dabei war eine möglichst einfache und benutzerfreundliche Anwendung, welche weltweit Akzeptanz findet. Neben einer Steigerung der Effizienz spielt auch die Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit eine bedeutende Rolle. Bei der Suche nach einer zuverlässigen Lösung, welche sich gut mit SAP kombinieren lässt, hat die BCB GmbH den 3-Heights® Scan to PDF Server von PDF Tools AG evaluiert und nach einer erfolgreichen Testphase in die SAP Umgebung von Oerlikon integriert.

Kundennutzen

Durch die schlanken und automatisierten Prozesse sind erhebliche Einsparungen möglich. Die einzelnen spezialisierten Scanstationen entfallen und der Anwender muss sich nicht mehr darum kümmern, ob im Rechnungsstapel doppelseitige Seiten vorhanden sind, manuell leere Seiten rauslöschen oder drehen. Die Belege werden an einem herkömmlichen multifunktionalen Drucker/Scanner ohne Spezialsoftware eingelesen und an die entsprechende E-Mail weitergeleitet. Mit den zwei Email-Adressen für das Sammeln von Dokumenten ist eine zentrale Erfassung der entsprechenden Papiere benutzerfreundlich und weltweit verfügbar. Die Lösung wird aktuell erfolgreich in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Lagerverwaltung eingesetzt. Digital-born Dokumente können ebenfalls den zentralen Rechnungseingang geschickt werden. In diesem Fall werden die Texte sofort mittels des 3-Heights® PDF Extract tool ausgelesen, und gelangen somit ohne weitere Schritte direkt in die Invoicing Applikation im SAP. Dies spart zusätzlich viel Zeit, da die eingehenden E-Mails von Lieferanten nicht mehr vorher ausgedruckt und wieder eingescannt werden müssen. Die Lösung ist problemlos skalierbar. So können jederzeit weitere Gesellschaften von Oerlikon aufgeschaltet und bei erhöhter Last die Prozesse auf mehrere PDF Server verteilt werden.

Umsetzung

In einem ersten Schritt wurden zwei zentrale Sammelstellen eingerichtet. Aktuell werden mit dem Versand der Dokumente an zwei SAP-E-Mails zwei Anwendungsfälle abgedeckt. Zum einen das Sammeln und Weiterverarbeiten von Rechnungen und zum andern das Archivieren von geschäftsrelevanten Dokumenten im Allgemeinen. Im E-Mail von SAP angekommen, erfolgt mit Hilfe des 3-Heights® Scan to PDF Servers der PDF Tools AG eine saubere und automatische Seitentrennung, Texterkennung und organisatorische Zuordnung der Dokumente. Um diesen Prozess anzustossen wird das Watched-Folder-Prinzip verwendet. Sprich ein überwachtes Verzeichnis, welches bei jedem eingehenden Dokument den Prozess initialisiert und die vordefinierten Schritte abarbeitet.  Dabei ist auch eine Stapelverarbeitung möglich. Eine gescannte Rechnung wird, sobald sie im SAP eingegangen ist, mittels OCR Erkennung dem verantwortlichen Buchungskreis zugewiesen und zu einer Electronic Invoicing Applikation im SAP gesendet. Die Dokumente für die Archivierung müssen mit einem Barcode versehen werden, damit diese im SAP den entsprechenden Objekten zugeordnet und abgelegt werden können.